DokuBasis: Mit Sprache und KI schneller zum strukturierten Protokoll

Wer unterwegs beobachtet, prüft, bespricht oder dokumentiert, hat selten beide Hände für eine ausführliche Texteingabe frei. Notizen bleiben deshalb oft unvollständig, werden erst Stunden später übertragen oder müssen aus mehreren Sprachmemos, Fotos und Stichpunkten zusammengesucht werden.

DokuBasis macht daraus einen durchgängigen Arbeitsablauf: Sprache direkt im Browser aufnehmen oder vorhandene Audiodateien hochladen, automatisch transkribieren und die erkannten Informationen mithilfe von KI in eine passende Protokollvorlage einordnen. Das Ergebnis lässt sich kontrollieren, ergänzen, mit Fotos dokumentieren und anschließend als PDF oder Word-Datei exportieren.

DokuBasis ist damit nicht nur ein Audio-zu-Text-Dienst. Die Web-App verwandelt gesprochene Angaben in ein bearbeitbares, strukturiertes KI-Protokoll - beispielsweise ein digitales Bautagebuch, ein Pflegeprotokoll, ein Besprechungsprotokoll oder eine Immobilienaufnahme.

Was ist DokuBasis?

DokuBasis ist eine browserbasierte Anwendung zur KI-gestützten Protokollerstellung. Sie richtet sich an Menschen, die Informationen direkt am Einsatzort oder während eines Gesprächs erfassen müssen und daraus eine nachvollziehbare Dokumentation erstellen möchten.

Statt jeden Punkt einzeln in ein Formular einzutippen, sprechen Anwender ihre Beobachtungen, Maßnahmen, Aufgaben oder Ergebnisse ein. DokuBasis übernimmt anschließend zwei Arbeitsschritte:

1. Die Aufnahme wird mit Azure Whisper in Text umgewandelt.
2. Azure OpenAI analysiert den Text und ordnet die Informationen den Feldern der gewählten Vorlage zu.

Aus dem Satz „Die Firma Beispielbau war heute mit sechs Mitarbeitern vor Ort und hat im zweiten Obergeschoss mit den Trockenbauarbeiten begonnen“ können so beispielsweise Angaben zu Firma, Personalstärke, Ort und ausgeführter Tätigkeit entstehen. Welche Informationen erkannt und wohin sie einsortiert werden, hängt von der ausgewählten Protokollvorlage ab.

Die automatisch erstellten Inhalte bleiben bearbeitbar. Nutzer können Angaben korrigieren, fehlende Informationen ergänzen und das Protokoll vor dem Export fachlich prüfen.

Für wen ist DokuBasis hilfreich?

DokuBasis eignet sich besonders für Tätigkeiten, bei denen viele Informationen in kurzer Zeit zusammenkommen und eine strukturierte Dokumentation erforderlich ist.

Bauleitung, Poliere und Bauüberwachung

Auf der Baustelle müssen Wetter, anwesende Firmen, Personalstärken, ausgeführte Arbeiten, Behinderungen, Anordnungen und Abnahmen nachvollziehbar festgehalten werden. Mit DokuBasis lassen sich diese Angaben direkt vor Ort einsprechen und in ein Bautagebuch nach VOB einordnen. Fotos können Zustände, Baufortschritte und Mängel zusätzlich dokumentieren.

Ambulante Pflege und Pflegedienste

Pflegekräfte können Beobachtungen, Vitalwerte, durchgeführte Tätigkeiten, Medikamente, Schmerzen und einen möglichen ärztlichen Klärungsbedarf erfassen. Die Spracheingabe reduziert Tipparbeit unterwegs. Das erzeugte ambulante Pflegeprotokoll muss vor der weiteren Verwendung kontrolliert und gegebenenfalls ergänzt werden.

Immobilienmakler, Sachverständige und Objektaufnehmer

Bei einer Besichtigung lassen sich Objektmerkmale, Räume, Ausstattungen, Zustände und Mängel direkt diktieren. DokuBasis strukturiert die Angaben als Immobilienaufnahme, unterstützt beim Aufbau eines Raumbuchs und sammelt Inhalte, die später für eine Objektbeschreibung oder ein Exposé weiterverwendet werden können.

Teams, Projektleitung und Protokollführung

In Besprechungen entstehen Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine. DokuBasis hilft, diese Inhalte in einem Besprechungsprotokoll zusammenzuführen, statt sie nachträglich aus ungeordneten Notizen rekonstruieren zu müssen.

Sicherheitsfachkräfte und Wachdienste

Sicherheitsbegehungen, Rundgänge, Vorfälle, festgestellte Mängel und daraus abgeleitete Maßnahmen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Dafür bietet DokuBasis eigene Vorlagen für Sicherheitsfachkräfte sowie für die Gebäudesicherheit und den Wachdienst.

Hausmeister und Gebäudemanagement

Wartungen, technische Auffälligkeiten, Schäden, Kontrollen und offene Aufgaben können per Sprache erfasst und in einem Hausmeisterprotokoll geordnet werden. Fotos ergänzen die Dokumentation direkt im jeweiligen Vorgang.

Selbstständige und allgemeine Büroarbeit

Nicht jeder Anwendungsfall benötigt eine branchenspezifische Struktur. Für Tagesberichte, freie Dokumentationen oder persönliche Arbeitsjournale stehen ein allgemeines Protokoll und ein Daily Journal zur Verfügung.

Warum ist ein KI-Protokoll mehr als eine Transkription?

Eine klassische Transkription gibt gesprochene Inhalte als fortlaufenden Text aus. Danach beginnt häufig erst die eigentliche Arbeit: Namen, Daten, Aufgaben, Zuständigkeiten und fachliche Angaben müssen gefunden und manuell in ein Formular übertragen werden.

DokuBasis kombiniert dagegen Transkription und strukturierte Informationsextraktion. Die gewählte Vorlage gibt vor, welche Felder benötigt werden. Die KI versucht, passende Informationen aus dem gesprochenen Inhalt diesen Feldern zuzuordnen.

Das bietet mehrere praktische Vorteile:

• weniger manuelle Tipparbeit am Einsatzort,
• ein einheitlicher Aufbau wiederkehrender Dokumentationen,
• leichtere Erfassung von Aufgaben, Beteiligten, Terminen und Mängeln,
• direkte Nachbearbeitung in einem strukturierten Formular,
• gemeinsame Ausgabe von Text und Fotos,
• sofort nutzbarer Export als PDF oder DOCX.

Die KI unterstützt die Erfassung, ersetzt aber weder die fachliche Bewertung noch die abschließende Kontrolle. Besonders bei sicherheitsrelevanten, medizinischen, vertraglichen oder rechtlich bedeutsamen Inhalten muss das Ergebnis durch eine qualifizierte Person geprüft werden.

Wie funktioniert DokuBasis?

1. Protokollvorlage auswählen

Zu Beginn wird die passende Vorlage gewählt. Jede Vorlage enthält eigene Formularfelder und Vorgaben für die KI. Ein Bautagebuch benötigt andere Angaben als eine Immobilienaufnahme oder ein Pflegeprotokoll.

2. Sprache aufnehmen oder Audio hochladen

Die Sprache kann direkt über das Mikrofon von Smartphone, Tablet oder Computer aufgenommen werden. Alternativ lassen sich vorhandene Dateien im MP3- oder M4A-Format importieren. Mehrere Aufnahmen können zu einer Verarbeitung zusammengeführt werden.

3. Aufnahme transkribieren

Die Audiodaten werden technisch aufbereitet und vorübergehend an Azure Whisper innerhalb der EU übertragen. Whisper wandelt die Aufnahme in geschriebenen Text um.

4. Inhalte automatisch strukturieren

Azure OpenAI wertet das Transkript anhand der gewählten Vorlage aus. Erkannte Angaben werden in passende Formularfelder übernommen. Das können unter anderem Beteiligte, Tätigkeiten, Termine, Mängel, Maßnahmen, Zuständigkeiten oder Objektmerkmale sein.

5. Ergebnis prüfen und ergänzen

Das KI-Ergebnis kann direkt in DokuBasis bearbeitet werden. Anwender sollten Schreibweisen, Zahlen, fachliche Zusammenhänge und Vollständigkeit kontrollieren. Noch nicht genannte Inhalte lassen sich manuell ergänzen.

6. Fotos hinzufügen

Fotos können direkt mit der Gerätekamera aufgenommen oder aus vorhandenen Bildern ausgewählt werden. Damit lassen sich beispielsweise Mängel, Baufortschritte, technische Zustände oder Objektmerkmale visuell festhalten.

7. Als PDF oder Word exportieren

Das geprüfte Protokoll kann inklusive Fotos als PDF oder DOCX-Datei für Microsoft Word heruntergeladen werden. Leere Felder werden beim Export ausgelassen, damit ein übersichtliches Dokument entsteht.

Welche Protokolle unterstützt DokuBasis?

DokuBasis enthält aktuell neun Vorlagen für unterschiedliche Branchen und Dokumentationsaufgaben.

Digitales Bautagebuch nach VOB

Die Bautagebuch-Vorlage unterstützt eine strukturierte Baustellendokumentation. Statt Firmen, Personalstärken, Gewerke und besondere Vorkommnisse später aus Notizen zu übertragen, können diese Informationen direkt auf der Baustelle eingesprochen werden. Die Vorlage unterstützt die Dokumentation, garantiert aber nicht automatisch die rechtliche oder vertragliche Vollständigkeit eines Bautagebuchs. Maßgeblich bleiben die Anforderungen des jeweiligen Projekts und Vertrags.

Ambulantes Pflegeprotokoll

Die Pflegevorlage ordnet gesprochene Beobachtungen und Maßnahmen in passende Felder ein. Dadurch kann die Erfassung direkt im Arbeitsablauf erfolgen. DokuBasis ist dabei ein Dokumentationswerkzeug und kein Medizinprodukt, Diagnosesystem oder Ersatz für vorgeschriebene Fachsoftware und fachliche Entscheidungen.

Immobilienaufnahme und Raumbuch

Die Immobilienvorlage hilft dabei, Informationen während einer Objektbegehung Raum für Raum zu sammeln. Neben Zuständen und Mängeln können auch Merkmale für die spätere Beschreibung einer Immobilie erfasst werden. Bilder lassen sich gemeinsam mit den strukturierten Angaben exportieren.

Besprechungsprotokoll

Die Meeting-Vorlage richtet den Blick besonders auf Ergebnisse: Was wurde besprochen? Welche Entscheidung wurde getroffen? Wer übernimmt welche Aufgabe und bis wann? So entsteht aus gesprochenen Notizen ein Protokoll, das sich leichter weitergeben und nachverfolgen lässt.

Sicherheits-, Wachdienst- und Hausmeisterprotokolle

Diese Vorlagen eignen sich für wiederkehrende Kontrollen, Begehungen und Übergaben. Beobachtungen lassen sich direkt am jeweiligen Ort aufnehmen. Zusammen mit Fotos entsteht eine nachvollziehbare Grundlage für interne Abstimmungen und weitere Maßnahmen.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Direkte Sprachaufnahme im Browser

DokuBasis läuft als Web-App. Für die Aufnahme ist keine klassische Desktop-Installation notwendig. Nach erteilter Mikrofonberechtigung kann direkt im Browser gesprochen werden. Die Aufnahme endet auf Wunsch manuell, bei längerer Stille automatisch oder spätestens nach zehn Minuten.

Mehrere Audioaufnahmen und Dateiimport

Ein Protokoll kann aus mehreren Sprachaufnahmen bestehen. Vorhandene MP3- und M4A-Dateien lassen sich ebenfalls verwenden. Das ist hilfreich, wenn Inhalte an verschiedenen Orten oder zu verschiedenen Zeitpunkten erfasst wurden.

KI-Glossar für Fachbegriffe und Eigennamen

Firmennamen, Personennamen, Produktbezeichnungen und Fachbegriffe werden von einer automatischen Transkription nicht immer korrekt geschrieben. Im DokuBasis-Glossar können gewünschte Schreibweisen hinterlegt werden. Diese Hinweise fließen in die Transkription und Strukturierung ein und können die Erkennung projektspezifischer Begriffe verbessern.

Strukturierte, bearbeitbare Formulare

Je nach Vorlage stehen passende Eingabefelder zur Verfügung, darunter Texte, Zahlen, Datum, Uhrzeit, Auswahlfelder, Schalter und Mehrfachauswahlen. Automatisch erkannte Werte können nachträglich geändert werden.

Fotodokumentation

Fotos können über die Kamera aufgenommen oder aus der Galerie gewählt werden. DokuBasis verkleinert große Bilder für die weitere Verarbeitung und bindet sie auf Wunsch in den PDF- oder Word-Export ein.

Lokale Speicherung im Browser

Protokolle, Formularwerte, Aufnahmen und hinzugefügte Medien werden dauerhaft in der lokalen Browserdatenbank des verwendeten Geräts gespeichert. DokuBasis hat keinen Zugriff auf diese lokal gespeicherten Inhalte.

Diese lokale Speicherung bedeutet zugleich: Die Daten sind an den verwendeten Browser und das Gerät gebunden. Werden Browserdaten gelöscht, der Browser gewechselt oder ein anderes Gerät verwendet, stehen lokal gespeicherte Protokolle dort nicht automatisch zur Verfügung. Wichtige Dokumente sollten deshalb rechtzeitig exportiert und entsprechend der eigenen Vorgaben gesichert werden.

PDF- und Word-Export

Nach der Prüfung kann ein Protokoll als PDF oder DOCX heruntergeladen werden. PDF eignet sich besonders für eine feste, einfach weiterzugebende Darstellung. DOCX ermöglicht die weitere Bearbeitung in Microsoft Word oder kompatiblen Textverarbeitungsprogrammen.

Welche Formate und technischen Verfahren werden unterstützt?

Mit „unterstützte Protokolle“ sind bei DokuBasis meistens die oben beschriebenen Dokumentvorlagen gemeint. Für den technischen Datenaustausch gelten zusätzlich folgende Formate und Verfahren:

• Spracheingabe: direkte Mikrofonaufnahme im Browser,
• Audioimport: MP3 und M4A,
• Bilder: Kameraaufnahme oder Auswahl lokaler Bilddateien,
• Dokumentexport: PDF und DOCX,
• Anmeldung: Google oder Microsoft über OAuth 2.0/OpenID Connect,
• Datenübertragung: verschlüsselt über HTTPS/TLS,
• lokale Datenhaltung: IndexedDB im Browser.

Für importierte Audiodateien gelten derzeit folgende Grenzen:

• maximal 20 Audiodateien pro Verarbeitung,
• maximal 20 MB je Datei,
• maximal zehn Minuten je Audiodatei,
• WAV-Dateien werden nicht unterstützt.

Für Transkription, KI-Strukturierung, Anmeldung und Dokumentexport wird eine Internetverbindung benötigt. Die lokale Speicherung macht DokuBasis nicht zu einer vollständig offline nutzbaren Anwendung.

Datenschutz und Datenhoheit

DokuBasis verfolgt einen Ansatz, bei dem die dauerhafte Speicherung der eigentlichen Protokolle auf dem Endgerät erfolgt.

Was bleibt auf dem Gerät?

Protokolle, Formularwerte, Audioaufnahmen, Notizen und Bilder werden dauerhaft in der IndexedDB des Browsers gespeichert. Diese Inhalte liegen damit nicht als zentrale Protokollsammlung auf den DokuBasis-Servern.

Was wird vorübergehend verarbeitet?

Für die Transkription und KI-gestützte Strukturierung müssen Audio und daraus gewonnene Inhalte vorübergehend verarbeitet werden. Dafür verwendet DokuBasis Azure-OpenAI-Dienste in der Region Schweden innerhalb der EU. Nach den Angaben in der Datenschutzerklärung werden diese Daten dort nicht dauerhaft gespeichert und nicht zum Training der KI-Modelle verwendet.

Beim Erstellen eines PDF- oder Word-Dokuments werden die benötigten Protokollinhalte kurzfristig an das DokuBasis-Backend übertragen. Das Backend wird bei Hetzner in Deutschland betrieben. Die Inhalte werden zur Erzeugung des Exports verarbeitet und danach nicht dauerhaft auf dem Server gespeichert.

Alle Übertragungen erfolgen verschlüsselt über SSL/TLS. Ausführliche und rechtlich maßgebliche Informationen stehen in der Datenschutzerklärung. Der Auftragsverarbeitungsvertrag kann ebenfalls eingesehen werden.

Was DokuBasis nicht automatisch übernimmt

DokuBasis soll Dokumentationsarbeit vereinfachen, verspricht aber keine fehlerfreie oder rechtssichere Automatisierung.

• KI-Ausgaben können unvollständig oder falsch sein.
• Namen, Zahlen, Termine und fachliche Aussagen müssen geprüft werden.
• Die App ersetzt keine medizinische, rechtliche, sicherheitstechnische oder fachliche Beurteilung.
• Nutzer bleiben für Inhalt, Vollständigkeit, Aufbewahrung und zulässige Verarbeitung ihrer Dokumente verantwortlich.
• Branchenspezifische Vorgaben, Unternehmensrichtlinien und gesetzliche Aufbewahrungspflichten müssen weiterhin beachtet werden.

Gerade diese klare Arbeitsteilung macht den sinnvollen Einsatz aus: DokuBasis übernimmt zeitaufwendige Vorarbeit, während die fachliche Kontrolle beim Menschen bleibt.

DokuBasis kostenlos testen

Der Einstieg erfolgt direkt im Browser. Eine Anmeldung ist mit einem Google- oder Microsoft-Konto möglich. Zum Ausprobieren stehen fünf kostenlose Protokolle bereit.

1. DokuBasis öffnen.
2. Mit Google oder Microsoft anmelden.
3. Eine passende Vorlage auswählen.
4. Sprache aufnehmen oder eine MP3-/M4A-Datei hochladen.
5. Das KI-Protokoll prüfen, ergänzen und exportieren.

Weniger nachträgliche Tipparbeit, mehr Struktur in der Dokumentation: Jetzt fünf kostenlose Protokolle mit DokuBasis erstellen.

Häufig gestellte Fragen zu DokuBasis

Was macht DokuBasis genau?

DokuBasis transkribiert Sprache oder Audiodateien und ordnet erkannte Informationen automatisch den Feldern einer ausgewählten Protokollvorlage zu. Das Ergebnis kann bearbeitet, mit Fotos ergänzt und als PDF oder DOCX exportiert werden.

Ist DokuBasis nur eine Transkriptionssoftware?

Nein. Eine reine Transkription erzeugt fortlaufenden Text. DokuBasis nutzt zusätzlich KI, um Angaben wie Tätigkeiten, Beteiligte, Aufgaben, Termine, Mängel oder Maßnahmen in strukturierte Formularfelder einzuordnen.

Welche Protokolle kann ich mit DokuBasis erstellen?

Aktuell stehen Vorlagen für ein Bautagebuch nach VOB, ein ambulantes Pflegeprotokoll, eine Immobilienaufnahme, ein Besprechungsprotokoll, eine Sicherheitsbegehung, Gebäudesicherheit und Wachdienst, Hausmeistertätigkeiten, ein Daily Journal und ein allgemeines Protokoll bereit.

Kann DokuBasis ein digitales Bautagebuch erstellen?

Ja. Die Bautagebuch-Vorlage erfasst unter anderem Wetter, Firmen, Personalstärken, Gewerke, Leistungen, Behinderungen, Anordnungen und Abnahmen. Das Ergebnis muss entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Bauprojekts geprüft und ergänzt werden.

Eignet sich DokuBasis für Pflegedokumentation?

DokuBasis bietet eine Vorlage für ambulante Pflegeprotokolle. Sie unterstützt die sprachbasierte Erfassung und Strukturierung, ersetzt aber weder die fachliche Prüfung noch vorgeschriebene Pflegedokumentationssysteme oder medizinische Entscheidungen.

Kann ich vorhandene Audiodateien transkribieren?

Ja. Neben der direkten Mikrofonaufnahme unterstützt die Oberfläche MP3- und M4A-Dateien. Es können mehrere Aufnahmen zu einem Protokoll hinzugefügt werden.

Werden WAV-Dateien unterstützt?

Nein. WAV-Dateien werden derzeit nicht unterstützt. Verwenden Sie für den Dateiimport MP3 oder M4A.

Wie lang darf eine Aufnahme sein?

Eine einzelne Aufnahme oder importierte Audiodatei darf höchstens zehn Minuten lang sein. Pro Verarbeitung können bis zu 20 Audiodateien verwendet werden. Die maximale Dateigröße beträgt 20 MB je Datei.

Erkennt DokuBasis Firmennamen und Fachbegriffe?

Für Namen, Unternehmen und Fachbegriffe gibt es ein KI-Glossar. Dort hinterlegte Schreibweisen dienen der Transkription und Strukturierung als zusätzlicher Kontext. Eine fehlerfreie Erkennung kann trotzdem nicht garantiert werden.

Kann ich Fotos in ein Protokoll aufnehmen?

Ja. Fotos können direkt mit der Kamera aufgenommen oder aus vorhandenen Bildern ausgewählt werden. Sie lassen sich zusammen mit dem Protokoll als PDF oder Word-Datei exportieren.

Kann ich das KI-Ergebnis nachträglich bearbeiten?

Ja. Alle automatisch befüllten Formularfelder können kontrolliert, korrigiert und ergänzt werden. Diese Prüfung ist ausdrücklich Bestandteil des vorgesehenen Arbeitsablaufs.

Welche Exportformate gibt es?

DokuBasis erstellt PDF-Dokumente und DOCX-Dateien. Fotos können in beide Exportformate aufgenommen werden.

Wo speichert DokuBasis meine Protokolle?

Die Web-App speichert Protokolle, Formularwerte, Audio und Bilder dauerhaft lokal in der IndexedDB des verwendeten Browsers. Für KI-Verarbeitung und Export werden notwendige Daten vorübergehend übertragen. Details erläutert die Datenschutzerklärung.

Kann ich meine Protokolle auf mehreren Geräten synchronisieren?

Eine automatische Synchronisation der lokal gespeicherten Protokolle zwischen Geräten gehört derzeit nicht zum beschriebenen Funktionsumfang. Auf einem anderen Gerät oder in einem anderen Browser stehen die lokalen Daten daher nicht automatisch bereit.

Funktioniert DokuBasis offline?

Protokolle werden lokal im Browser gespeichert. Für Anmeldung, Transkription, KI-Strukturierung und Export ist jedoch eine Verbindung zum DokuBasis-Backend beziehungsweise zu den verwendeten Diensten erforderlich. Ein vollständig offline durchführbarer Arbeitsablauf wird deshalb nicht angeboten.

Ist DokuBasis kostenlos?

Nach der Anmeldung mit Google oder Microsoft können fünf Protokolle kostenlos ausprobiert werden. Informationen zu weiterführenden Angeboten werden innerhalb der App angezeigt.

Muss ein KI-Protokoll kontrolliert werden?

Ja. Automatisch erzeugte Inhalte können Fehler oder Auslassungen enthalten. Das Protokoll muss vor der Nutzung von einer fachlich geeigneten Person geprüft und bei Bedarf korrigiert werden.

Fazit: Sprache erfassen, Inhalte strukturieren, Protokoll weitergeben

DokuBasis schließt die Lücke zwischen einem schnellen Sprachmemo und einer verwendbaren Dokumentation. Die App verbindet Spracheingabe, KI-Transkription, automatische Strukturierung, branchenspezifische Vorlagen, Fotos und Dokumentexport in einem Arbeitsablauf.

Das ist besonders dort hilfreich, wo Informationen unmittelbar vor Ort entstehen: auf Baustellen, bei Pflegeeinsätzen, in Immobilien, bei Besprechungen, auf Sicherheitsrundgängen oder im Gebäudemanagement. Anwender sparen sich einen Teil der nachträglichen Übertragung und behalten trotzdem die Kontrolle über das fertige Ergebnis.

Aus gesprochenen Beobachtungen wird ein strukturiertes, bearbeitbares Protokoll.