DokuBasis: dalla voce a un verbale strutturato più rapidamente con l'IA

Chi svolge sopralluoghi, verifiche, colloqui o attività di documentazione fuori ufficio raramente ha entrambe le mani libere per digitare testi dettagliati. Per questo motivo, spesso gli appunti restano incompleti, vengono trascritti solo ore dopo oppure devono essere ricostruiti a partire da diversi promemoria vocali, foto e note sintetiche.

DokuBasis trasforma tutto questo in un flusso di lavoro continuo: è possibile registrare la voce direttamente nel browser o caricare file audio esistenti, trascriverli automaticamente e classificare le informazioni rilevate con l’aiuto dell’IA in un modello di verbale adeguato. Il risultato può essere controllato, integrato, corredato di foto e infine esportato come file PDF o Word.

DokuBasis non è quindi un semplice servizio di conversione da audio a testo. L’app web trasforma le informazioni pronunciate in un verbale con IA strutturato e modificabile, ad esempio un giornale dei lavori digitale, un registro assistenziale, un verbale di riunione o una scheda di rilevazione immobiliare.

Che cos’è DokuBasis?

DokuBasis è un’applicazione basata sul browser per la creazione di verbali assistita dall’IA. È pensata per chi deve raccogliere informazioni direttamente sul luogo di intervento o durante una conversazione e desidera ricavarne una documentazione tracciabile.

Invece di digitare ogni singolo dato in un modulo, gli utenti dettano osservazioni, interventi, attività o risultati. DokuBasis esegue quindi due operazioni:

1. La registrazione viene convertita in testo con Azure Whisper.
2. Azure OpenAI analizza il testo e assegna le informazioni ai campi del modello selezionato.

Dalla frase «Oggi l’impresa Edilizia Esempio era presente in cantiere con sei addetti e ha iniziato i lavori in cartongesso al secondo piano» si possono così ricavare, ad esempio, informazioni sull’impresa, sul numero di addetti, sul luogo e sull’attività eseguita. Le informazioni rilevate e i campi ai quali vengono assegnate dipendono dal modello di verbale selezionato.

I contenuti creati automaticamente restano modificabili. Gli utenti possono correggere i dati, aggiungere le informazioni mancanti e sottoporre il verbale a una verifica professionale prima dell’esportazione.

Per chi è utile DokuBasis?

DokuBasis è particolarmente adatto alle attività in cui è necessario raccogliere molte informazioni in poco tempo e produrre una documentazione strutturata.

Direzione lavori, capicantiere e supervisione dei lavori

In cantiere è necessario documentare in modo tracciabile condizioni meteorologiche, imprese presenti, numero di addetti, lavori eseguiti, impedimenti, disposizioni e collaudi. Con DokuBasis, queste informazioni possono essere dettate direttamente sul posto e inserite in un giornale dei lavori conforme alla VOB. Le foto consentono inoltre di documentare condizioni, avanzamento dei lavori e difetti.

Assistenza domiciliare e servizi assistenziali

Il personale assistenziale può registrare osservazioni, parametri vitali, attività svolte, farmaci, dolori e l’eventuale necessità di un consulto medico. L’immissione vocale riduce il lavoro di digitazione durante gli spostamenti. Il registro di assistenza domiciliare generato deve essere controllato e, se necessario, integrato prima di ogni ulteriore utilizzo.

Agenti immobiliari, periti e rilevatori di immobili

Durante un sopralluogo è possibile dettare direttamente caratteristiche dell’immobile, ambienti, dotazioni, condizioni e difetti. DokuBasis struttura i dati come scheda di rilevazione immobiliare, aiuta a creare un registro degli ambienti e raccoglie contenuti che potranno essere riutilizzati in seguito per una descrizione dell’immobile o un annuncio.

Team, responsabili di progetto e addetti alla verbalizzazione

Durante le riunioni emergono decisioni, attività, responsabilità e scadenze. DokuBasis aiuta a riunire questi contenuti in un verbale di riunione, senza doverli ricostruire in seguito da appunti disordinati.

Addetti alla sicurezza e servizi di vigilanza

Sopralluoghi di sicurezza, ronde, incidenti, difetti riscontrati e misure conseguenti devono essere documentati in modo tracciabile. A tale scopo, DokuBasis offre modelli dedicati agli addetti alla sicurezza, nonché alla sicurezza degli edifici e ai servizi di vigilanza.

Custodi e gestione degli edifici

Interventi di manutenzione, anomalie tecniche, danni, controlli e attività in sospeso possono essere registrati vocalmente e organizzati in un rapporto del custode. Le foto completano la documentazione direttamente nella relativa pratica.

Lavoratori autonomi e attività d’ufficio generiche

Non tutti i casi d’uso richiedono una struttura specifica per il settore. Per resoconti giornalieri, documentazione libera o diari di lavoro personali sono disponibili un verbale generico e un Daily Journal.

Perché un verbale con IA è più di una trascrizione?

Una trascrizione tradizionale restituisce il contenuto parlato sotto forma di testo continuo. Spesso è solo a quel punto che inizia il lavoro vero e proprio: nomi, dati, attività, responsabilità e informazioni tecniche devono essere individuati e trasferiti manualmente in un modulo.

DokuBasis combina invece trascrizione ed estrazione strutturata delle informazioni. Il modello selezionato definisce i campi necessari. L’IA cerca di assegnare a questi campi le informazioni pertinenti ricavate dal contenuto parlato.

Questo offre diversi vantaggi pratici:

• meno digitazione manuale sul luogo di intervento,
• una struttura uniforme per la documentazione ricorrente,
• rilevazione più semplice di attività, soggetti coinvolti, scadenze e difetti,
• revisione diretta in un modulo strutturato,
• esportazione congiunta di testo e foto,
• esportazione immediatamente utilizzabile in formato PDF o DOCX.

L’IA supporta la raccolta dei dati, ma non sostituisce né la valutazione professionale né il controllo finale. Soprattutto nel caso di contenuti rilevanti per la sicurezza, medici, contrattuali o giuridicamente significativi, il risultato deve essere verificato da una persona qualificata.

Come funziona DokuBasis?

1. Selezionare il modello di verbale

Per prima cosa si seleziona il modello appropriato. Ogni modello contiene campi e istruzioni specifici per l’IA. Un giornale dei lavori richiede informazioni diverse rispetto a una scheda di rilevazione immobiliare o a un registro assistenziale.

2. Registrare la voce o caricare un file audio

È possibile registrare la voce direttamente tramite il microfono di uno smartphone, tablet o computer. In alternativa, si possono importare file esistenti in formato MP3 o M4A. Più registrazioni possono essere riunite in un’unica elaborazione.

3. Trascrivere la registrazione

I dati audio vengono preparati tecnicamente e trasferiti temporaneamente ad Azure Whisper all’interno dell’UE. Whisper converte la registrazione in testo scritto.

4. Strutturare automaticamente i contenuti

Azure OpenAI analizza la trascrizione in base al modello selezionato. Le informazioni rilevate vengono inserite nei campi appropriati del modulo. Possono comprendere, tra l’altro, soggetti coinvolti, attività, scadenze, difetti, misure, responsabilità o caratteristiche dell’immobile.

5. Controllare e integrare il risultato

Il risultato generato dall’IA può essere modificato direttamente in DokuBasis. Gli utenti devono controllare grafie, numeri, nessi tecnici e completezza. I contenuti non ancora menzionati possono essere aggiunti manualmente.

6. Aggiungere foto

Le foto possono essere scattate direttamente con la fotocamera del dispositivo o selezionate tra le immagini esistenti. In questo modo è possibile documentare visivamente, ad esempio, difetti, avanzamento dei lavori, condizioni tecniche o caratteristiche dell’immobile.

7. Esportare in PDF o Word

Il verbale verificato può essere scaricato, incluse le foto, come PDF o file DOCX per Microsoft Word. Durante l’esportazione, i campi vuoti vengono omessi per ottenere un documento chiaro.

Quali verbali supporta DokuBasis?

DokuBasis contiene attualmente nove modelli per diversi settori e attività di documentazione.

Giornale dei lavori digitale conforme alla VOB

Il modello di giornale dei lavori supporta una documentazione strutturata del cantiere. Invece di trasferire in seguito da appunti imprese, numero di addetti, categorie di lavori ed eventi particolari, queste informazioni possono essere dettate direttamente in cantiere. Il modello supporta la documentazione, ma non garantisce automaticamente la completezza giuridica o contrattuale di un giornale dei lavori. Restano determinanti i requisiti del rispettivo progetto e contratto.

Registro di assistenza domiciliare

Il modello assistenziale assegna le osservazioni e gli interventi dettati ai campi appropriati. In questo modo, la rilevazione può avvenire direttamente durante il flusso di lavoro. DokuBasis è uno strumento di documentazione e non un dispositivo medico, un sistema diagnostico o un sostituto dei software professionali prescritti e delle decisioni specialistiche.

Scheda di rilevazione immobiliare e registro degli ambienti

Il modello immobiliare aiuta a raccogliere informazioni durante il sopralluogo di un immobile, ambiente per ambiente. Oltre alle condizioni e ai difetti, è possibile registrare anche le caratteristiche utili per la successiva descrizione dell’immobile. Le immagini possono essere esportate insieme ai dati strutturati.

Verbale di riunione

Il modello per le riunioni si concentra in particolare sui risultati: che cosa è stato discusso? Quale decisione è stata presa? Chi si assume quale compito ed entro quando? In questo modo, dagli appunti vocali nasce un verbale più facile da condividere e monitorare.

Verbali di sicurezza, vigilanza e custodia

Questi modelli sono adatti a controlli, sopralluoghi e passaggi di consegne ricorrenti. Le osservazioni possono essere registrate direttamente nel luogo interessato. Insieme alle foto, costituiscono una base tracciabile per il coordinamento interno e le ulteriori misure.

Panoramica delle funzioni principali

Registrazione vocale diretta nel browser

DokuBasis funziona come app web. Per la registrazione non è necessaria una tradizionale installazione desktop. Dopo aver concesso l’autorizzazione per il microfono, è possibile parlare direttamente nel browser. La registrazione termina manualmente su richiesta, automaticamente in caso di silenzio prolungato o al più tardi dopo dieci minuti.

Più registrazioni audio e importazione di file

Un verbale può essere composto da più registrazioni vocali. È possibile utilizzare anche file MP3 e M4A esistenti. Ciò è utile quando i contenuti sono stati raccolti in luoghi o momenti diversi.

Glossario IA per termini tecnici e nomi propri

I nomi di imprese e persone, le denominazioni di prodotti e i termini tecnici non vengono sempre trascritti correttamente da un sistema automatico. Nel glossario di DokuBasis è possibile memorizzare le grafie desiderate. Queste indicazioni vengono utilizzate per la trascrizione e la strutturazione e possono migliorare il riconoscimento dei termini specifici del progetto.

Moduli strutturati e modificabili

A seconda del modello sono disponibili campi di immissione appropriati, tra cui testi, numeri, data, ora, campi di selezione, interruttori e selezioni multiple. I valori rilevati automaticamente possono essere modificati in seguito.

Documentazione fotografica

Le foto possono essere scattate con la fotocamera o selezionate dalla galleria. DokuBasis riduce le dimensioni delle immagini di grandi dimensioni per l’ulteriore elaborazione e, se richiesto, le integra nell’esportazione in PDF o Word.

Archiviazione locale nel browser

Verbali, valori dei moduli, registrazioni e contenuti multimediali aggiunti vengono archiviati in modo permanente nel database locale del browser del dispositivo utilizzato. DokuBasis non ha accesso a questi contenuti archiviati localmente.

Questa archiviazione locale comporta allo stesso tempo che i dati siano legati al browser e al dispositivo utilizzati. Se si cancellano i dati del browser, si cambia browser o si utilizza un altro dispositivo, i verbali archiviati localmente non saranno automaticamente disponibili. I documenti importanti devono pertanto essere esportati per tempo e salvati in conformità con le proprie disposizioni.

Esportazione in PDF e Word

Dopo la verifica, un verbale può essere scaricato come PDF o DOCX. Il PDF è particolarmente adatto a una rappresentazione fissa e facile da condividere. Il DOCX consente di proseguire la modifica in Microsoft Word o in programmi di elaborazione testi compatibili.

Quali formati e procedure tecniche sono supportati?

In DokuBasis, per «verbali supportati» si intendono generalmente i modelli di documento descritti sopra. Per lo scambio tecnico dei dati si applicano inoltre i seguenti formati e le seguenti procedure:

• Immissione vocale: registrazione diretta tramite microfono nel browser,
• Importazione audio: MP3 e M4A,
• Immagini: scatto con la fotocamera o selezione di file immagine locali,
• Esportazione di documenti: PDF e DOCX,
• Accesso: Google o Microsoft tramite OAuth 2.0/OpenID Connect,
• Trasmissione dei dati: crittografata tramite HTTPS/TLS,
• Archiviazione locale dei dati: IndexedDB nel browser.

Per i file audio importati si applicano attualmente i seguenti limiti:

• massimo 20 file audio per elaborazione,
• massimo 20 MB per file,
• massimo dieci minuti per file audio,
• i file WAV non sono supportati.

Per la trascrizione, la strutturazione tramite IA, l’accesso e l’esportazione dei documenti è necessaria una connessione Internet. L’archiviazione locale non rende DokuBasis un’applicazione completamente utilizzabile offline.

Protezione e controllo dei dati

DokuBasis adotta un approccio in cui l’archiviazione permanente dei verbali veri e propri avviene sul dispositivo finale.

Che cosa resta sul dispositivo?

Verbali, valori dei moduli, registrazioni audio, note e immagini vengono archiviati in modo permanente nella IndexedDB del browser. Questi contenuti non vengono quindi conservati sui server DokuBasis come raccolta centralizzata di verbali.

Che cosa viene elaborato temporaneamente?

Per la trascrizione e la strutturazione assistita dall’IA, l’audio e i contenuti ricavati devono essere elaborati temporaneamente. A tale scopo, DokuBasis utilizza i servizi Azure OpenAI nella regione Svezia, all’interno dell’UE. Secondo quanto indicato nell’informativa sulla privacy, questi dati non vengono archiviati in modo permanente e non vengono utilizzati per addestrare i modelli di IA.

Durante la creazione di un documento PDF o Word, i contenuti necessari del verbale vengono trasmessi brevemente al backend di DokuBasis. Il backend è gestito da Hetzner in Germania. I contenuti vengono elaborati per generare l’esportazione e successivamente non vengono archiviati in modo permanente sul server.

Tutte le trasmissioni avvengono in forma crittografata tramite SSL/TLS. Informazioni dettagliate e giuridicamente vincolanti sono disponibili nell’informativa sulla privacy. È inoltre possibile consultare l’accordo sul trattamento dei dati.

Che cosa DokuBasis non esegue automaticamente

DokuBasis mira a semplificare il lavoro di documentazione, ma non promette un’automazione priva di errori o giuridicamente sicura.

• I risultati dell’IA possono essere incompleti o errati.
• Nomi, numeri, scadenze e dichiarazioni tecniche devono essere verificati.
• L’app non sostituisce una valutazione medica, giuridica, di sicurezza o professionale.
• Gli utenti restano responsabili del contenuto, della completezza, della conservazione e del trattamento consentito dei propri documenti.
• Devono continuare a essere rispettati i requisiti specifici del settore, le direttive aziendali e gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.

È proprio questa chiara ripartizione del lavoro a rendere utile l’impiego di DokuBasis: DokuBasis si occupa del dispendioso lavoro preliminare, mentre il controllo professionale resta affidato alle persone.

Provare gratuitamente DokuBasis

Si inizia direttamente nel browser. È possibile accedere con un account Google o Microsoft. Per la prova sono disponibili cinque verbali gratuiti.

1. Aprire DokuBasis.
2. Accedere con Google o Microsoft.
3. Selezionare un modello adeguato.
4. Registrare la voce o caricare un file MP3/M4A.
5. Controllare, integrare ed esportare il verbale generato dall’IA.

Meno digitazione successiva, più struttura nella documentazione: crea ora cinque verbali gratuiti con DokuBasis.

Domande frequenti su DokuBasis

Che cosa fa esattamente DokuBasis?

DokuBasis trascrive la voce o i file audio e assegna automaticamente le informazioni rilevate ai campi di un modello di verbale selezionato. Il risultato può essere modificato, integrato con foto ed esportato in formato PDF o DOCX.

DokuBasis è solo un software di trascrizione?

No. Una semplice trascrizione produce un testo continuo. DokuBasis utilizza inoltre l’IA per classificare informazioni quali attività, soggetti coinvolti, compiti, scadenze, difetti o misure in campi strutturati del modulo.

Quali verbali posso creare con DokuBasis?

Attualmente sono disponibili modelli per un giornale dei lavori conforme alla VOB, un registro di assistenza domiciliare, una scheda di rilevazione immobiliare, un verbale di riunione, un sopralluogo di sicurezza, la sicurezza degli edifici e il servizio di vigilanza, le attività del custode, un Daily Journal e un verbale generico.

DokuBasis può creare un giornale dei lavori digitale?

Sì. Il modello del giornale dei lavori rileva, tra l’altro, condizioni meteorologiche, imprese, numero di addetti, categorie di lavori, prestazioni, impedimenti, disposizioni e collaudi. Il risultato deve essere verificato e integrato in base ai requisiti del rispettivo progetto edilizio.

DokuBasis è adatto alla documentazione assistenziale?

DokuBasis offre un modello per i registri di assistenza domiciliare. Supporta la rilevazione e la strutturazione tramite voce, ma non sostituisce né la verifica professionale, né i sistemi prescritti per la documentazione assistenziale, né le decisioni mediche.

Posso trascrivere file audio esistenti?

Sì. Oltre alla registrazione diretta tramite microfono, l’interfaccia supporta file MP3 e M4A. È possibile aggiungere più registrazioni a un verbale.

I file WAV sono supportati?

No. Attualmente i file WAV non sono supportati. Per l’importazione dei file, utilizza MP3 o M4A.

Quanto può durare una registrazione?

Una singola registrazione o un file audio importato può avere una durata massima di dieci minuti. Per ogni elaborazione è possibile utilizzare fino a 20 file audio. La dimensione massima è di 20 MB per file.

DokuBasis riconosce nomi di imprese e termini tecnici?

Per nomi, imprese e termini tecnici è disponibile un glossario IA. Le grafie memorizzate forniscono un contesto aggiuntivo per la trascrizione e la strutturazione. Non è tuttavia possibile garantire un riconoscimento privo di errori.

Posso inserire foto in un verbale?

Sì. Le foto possono essere scattate direttamente con la fotocamera o selezionate tra le immagini esistenti. Possono essere esportate insieme al verbale come file PDF o Word.

Posso modificare successivamente il risultato dell’IA?

Sì. Tutti i campi del modulo compilati automaticamente possono essere controllati, corretti e integrati. Questa verifica è espressamente prevista dal flusso di lavoro.

Quali formati di esportazione sono disponibili?

DokuBasis crea documenti PDF e file DOCX. Le foto possono essere incluse in entrambi i formati di esportazione.

Dove archivia DokuBasis i miei verbali?

L’app web archivia in modo permanente e locale verbali, valori dei moduli, audio e immagini nella IndexedDB del browser utilizzato. I dati necessari vengono trasmessi temporaneamente per l’elaborazione tramite IA e l’esportazione. L’informativa sulla privacy fornisce maggiori dettagli.

Posso sincronizzare i miei verbali su più dispositivi?

La sincronizzazione automatica tra dispositivi dei verbali archiviati localmente non rientra attualmente nelle funzionalità descritte. I dati locali non sono quindi automaticamente disponibili su un altro dispositivo o in un altro browser.

DokuBasis funziona offline?

I verbali vengono archiviati localmente nel browser. Tuttavia, per l’accesso, la trascrizione, la strutturazione tramite IA e l’esportazione è necessaria una connessione al backend di DokuBasis o ai servizi utilizzati. Pertanto non viene offerto un flusso di lavoro eseguibile completamente offline.

DokuBasis è gratuito?

Dopo aver effettuato l’accesso con Google o Microsoft, è possibile provare gratuitamente cinque verbali. Le informazioni sulle ulteriori offerte vengono visualizzate all’interno dell’app.

È necessario controllare un verbale generato dall’IA?

Sì. I contenuti generati automaticamente possono contenere errori o omissioni. Prima dell’utilizzo, il verbale deve essere verificato da una persona professionalmente qualificata e corretto se necessario.

Conclusione: registrare la voce, strutturare i contenuti, condividere il verbale

DokuBasis colma il divario tra un rapido promemoria vocale e una documentazione utilizzabile. L’app riunisce in un unico flusso di lavoro immissione vocale, trascrizione tramite IA, strutturazione automatica, modelli specifici per il settore, foto ed esportazione di documenti.

Ciò è particolarmente utile quando le informazioni nascono direttamente sul posto: nei cantieri, durante gli interventi assistenziali, negli immobili, nelle riunioni, durante le ronde di sicurezza o nella gestione degli edifici. Gli utenti risparmiano una parte del successivo lavoro di trascrizione, mantenendo comunque il controllo sul risultato finale.

Le osservazioni pronunciate diventano un verbale strutturato e modificabile.