DokuBasis: da voz ao relatório estruturado com IA, de forma mais rápida

Quem observa, inspeciona, conversa ou documenta em deslocação raramente tem as duas mãos livres para introduzir textos extensos. Por isso, muitas vezes as notas ficam incompletas, só são transcritas horas mais tarde ou têm de ser reunidas a partir de várias mensagens de voz, fotografias e tópicos.

O DokuBasis transforma tudo isto num fluxo de trabalho contínuo: grave a voz diretamente no navegador ou carregue ficheiros de áudio existentes, transcreva-os automaticamente e utilize a IA para organizar as informações detetadas num modelo de relatório adequado. O resultado pode ser revisto, complementado, documentado com fotografias e, em seguida, exportado como ficheiro PDF ou Word.

Assim, o DokuBasis não é apenas um serviço de conversão de áudio em texto. A aplicação web transforma informações faladas num relatório com IA estruturado e editável, por exemplo, um diário de obra digital, um relatório de cuidados, uma ata de reunião ou um levantamento imobiliário.

O que é o DokuBasis?

O DokuBasis é uma aplicação baseada no navegador para a criação de relatórios com o apoio de IA. Destina-se a pessoas que precisam de recolher informações diretamente no local de trabalho ou durante uma conversa e que pretendem transformá-las numa documentação clara e rastreável.

Em vez de introduzirem cada ponto individualmente num formulário, os utilizadores ditam as suas observações, medidas, tarefas ou resultados. Em seguida, o DokuBasis executa duas etapas:

1. A gravação é convertida em texto com o Azure Whisper.
2. O Azure OpenAI analisa o texto e associa as informações aos campos do modelo selecionado.

Por exemplo, a frase «A empresa Exemplo Construções esteve hoje no local com seis trabalhadores e iniciou os trabalhos de construção a seco no segundo piso» pode dar origem a informações sobre a empresa, o número de trabalhadores, o local e a atividade executada. As informações detetadas e os campos em que são inseridas dependem do modelo de relatório selecionado.

Os conteúdos criados automaticamente permanecem editáveis. Os utilizadores podem corrigir dados, acrescentar informações em falta e efetuar uma revisão técnica do relatório antes da exportação.

Para quem é útil o DokuBasis?

O DokuBasis é particularmente adequado para atividades em que é necessário recolher muita informação em pouco tempo e produzir documentação estruturada.

Diretores de obra, encarregados e fiscalização de obras

Numa obra, é necessário registar de forma rastreável as condições meteorológicas, as empresas presentes, o número de trabalhadores, os trabalhos executados, os impedimentos, as instruções e as receções. Com o DokuBasis, estas informações podem ser ditadas diretamente no local e organizadas num diário de obra segundo a VOB. As fotografias permitem documentar adicionalmente o estado da obra, o seu progresso e eventuais defeitos.

Cuidados domiciliários e serviços de cuidados de saúde

Os profissionais de cuidados podem registar observações, sinais vitais, atividades realizadas, medicamentos, dores e uma eventual necessidade de avaliação médica. A introdução por voz reduz o trabalho de digitação em deslocação. O relatório de cuidados domiciliários gerado deve ser revisto e, se necessário, complementado antes de qualquer utilização posterior.

Agentes imobiliários, peritos e técnicos de levantamento

Durante uma visita, é possível ditar diretamente as características do imóvel, as divisões, os equipamentos, o estado de conservação e os defeitos. O DokuBasis estrutura as informações como um levantamento imobiliário, ajuda a criar um registo das divisões e reúne conteúdos que podem ser posteriormente reutilizados numa descrição do imóvel ou num prospeto comercial.

Equipas, gestão de projetos e redação de atas

As reuniões dão origem a decisões, tarefas, responsabilidades e prazos. O DokuBasis ajuda a reunir estes conteúdos numa ata de reunião, em vez de ser necessário reconstruí-los posteriormente a partir de notas desorganizadas.

Técnicos de segurança e serviços de vigilância

As inspeções de segurança, rondas, ocorrências, deficiências detetadas e medidas delas decorrentes têm de ser documentadas de forma rastreável. Para esse efeito, o DokuBasis disponibiliza modelos próprios para técnicos de segurança, bem como para a segurança de edifícios e serviços de vigilância.

Responsáveis de manutenção e gestão de edifícios

As manutenções, anomalias técnicas, danos, inspeções e tarefas pendentes podem ser registadas por voz e organizadas num relatório de manutenção. As fotografias complementam a documentação diretamente no respetivo processo.

Trabalhadores independentes e trabalho administrativo geral

Nem todos os casos de utilização requerem uma estrutura específica do setor. Para relatórios diários, documentação livre ou diários de trabalho pessoais, estão disponíveis um relatório geral e um Daily Journal.

Porque é que um relatório com IA é mais do que uma transcrição?

Uma transcrição clássica reproduz o conteúdo falado como texto contínuo. Muitas vezes, só depois começa o trabalho propriamente dito: é necessário encontrar nomes, datas, tarefas, responsabilidades e informações técnicas e transferi-los manualmente para um formulário.

Em contrapartida, o DokuBasis combina transcrição e extração estruturada de informações. O modelo selecionado define os campos necessários. A IA procura associar a esses campos as informações adequadas extraídas do conteúdo falado.

Isto oferece várias vantagens práticas:

• menos trabalho manual de digitação no local,
• uma estrutura uniforme para documentação recorrente,
• registo mais simples de tarefas, intervenientes, prazos e defeitos,
• edição direta num formulário estruturado,
• apresentação conjunta de texto e fotografias,
• exportação imediatamente utilizável em PDF ou DOCX.

A IA ajuda na recolha de informações, mas não substitui a avaliação técnica nem a revisão final. Especialmente no caso de conteúdos relevantes para a segurança, médicos, contratuais ou juridicamente significativos, o resultado deve ser verificado por uma pessoa qualificada.

Como funciona o DokuBasis?

1. Selecionar o modelo de relatório

Primeiro, é selecionado o modelo adequado. Cada modelo contém os seus próprios campos de formulário e instruções para a IA. Um diário de obra requer informações diferentes das de um levantamento imobiliário ou de um relatório de cuidados.

2. Gravar a voz ou carregar áudio

A voz pode ser gravada diretamente através do microfone de um smartphone, tablet ou computador. Em alternativa, é possível importar ficheiros existentes em formato MP3 ou M4A. É possível reunir várias gravações num único processamento.

3. Transcrever a gravação

Os dados de áudio são preparados tecnicamente e transferidos temporariamente para o Azure Whisper dentro da UE. O Whisper converte a gravação em texto escrito.

4. Estruturar automaticamente os conteúdos

O Azure OpenAI analisa a transcrição com base no modelo selecionado. As informações detetadas são transferidas para os campos de formulário adequados. Podem incluir, entre outros, intervenientes, atividades, prazos, defeitos, medidas, responsabilidades ou características do imóvel.

5. Rever e complementar o resultado

O resultado gerado pela IA pode ser editado diretamente no DokuBasis. Os utilizadores devem verificar a ortografia, os números, as relações técnicas e a integridade das informações. Os conteúdos ainda não mencionados podem ser acrescentados manualmente.

6. Adicionar fotografias

As fotografias podem ser tiradas diretamente com a câmara do dispositivo ou selecionadas a partir de imagens existentes. Deste modo, é possível registar visualmente, por exemplo, defeitos, o progresso da obra, condições técnicas ou características do imóvel.

7. Exportar como PDF ou Word

O relatório revisto pode ser descarregado, incluindo fotografias, como PDF ou ficheiro DOCX para Microsoft Word. Os campos vazios são omitidos na exportação para criar um documento claro.

Que relatórios são suportados pelo DokuBasis?

Atualmente, o DokuBasis inclui nove modelos para diferentes setores e tarefas de documentação.

Diário de obra digital segundo a VOB

O modelo de diário de obra permite criar documentação estruturada da obra. Em vez de transferir posteriormente a partir de notas as empresas, o número de trabalhadores, as especialidades e as ocorrências especiais, estas informações podem ser ditadas diretamente na obra. O modelo apoia a documentação, mas não garante automaticamente a integridade jurídica ou contratual de um diário de obra. Continuam a prevalecer os requisitos do respetivo projeto e contrato.

Relatório de cuidados domiciliários

O modelo de cuidados organiza as observações e medidas faladas nos campos adequados. Deste modo, o registo pode ser efetuado diretamente no fluxo de trabalho. Neste contexto, o DokuBasis é uma ferramenta de documentação e não um dispositivo médico, um sistema de diagnóstico ou um substituto de software especializado obrigatório e de decisões técnicas.

Levantamento imobiliário e registo das divisões

O modelo imobiliário ajuda a recolher informações divisão a divisão durante a inspeção de um imóvel. Além do estado de conservação e dos defeitos, também podem ser registadas características destinadas à descrição posterior do imóvel. As imagens podem ser exportadas juntamente com as informações estruturadas.

Ata de reunião

O modelo de reunião concentra-se especialmente nos resultados: o que foi discutido? Que decisão foi tomada? Quem assume cada tarefa e até quando? Assim, as notas faladas dão origem a uma ata que pode ser partilhada e acompanhada mais facilmente.

Relatórios de segurança, vigilância e manutenção

Estes modelos são adequados para inspeções, rondas e passagens de turno recorrentes. As observações podem ser registadas diretamente no respetivo local. Em conjunto com fotografias, constituem uma base rastreável para a coordenação interna e para medidas posteriores.

Visão geral das principais funcionalidades

Gravação de voz diretamente no navegador

O DokuBasis funciona como uma aplicação web. Não é necessária uma instalação clássica no computador para efetuar a gravação. Depois de concedida a permissão de acesso ao microfone, é possível falar diretamente no navegador. A gravação termina manualmente, se assim for pretendido, automaticamente após um período prolongado de silêncio ou, o mais tardar, ao fim de dez minutos.

Várias gravações de áudio e importação de ficheiros

Um relatório pode ser composto por várias gravações de voz. Também é possível utilizar ficheiros MP3 e M4A existentes. Isto é útil quando os conteúdos foram recolhidos em locais ou momentos diferentes.

Glossário de IA para termos técnicos e nomes próprios

Os nomes de empresas e pessoas, as designações de produtos e os termos técnicos nem sempre são escritos corretamente por uma transcrição automática. No glossário do DokuBasis, é possível guardar as grafias pretendidas. Estas indicações são tidas em conta na transcrição e na estruturação e podem melhorar o reconhecimento de termos específicos do projeto.

Formulários estruturados e editáveis

Consoante o modelo, estão disponíveis campos de introdução adequados, incluindo texto, números, data, hora, campos de seleção, interruptores e seleções múltiplas. Os valores detetados automaticamente podem ser alterados posteriormente.

Documentação fotográfica

As fotografias podem ser tiradas com a câmara ou selecionadas na galeria. O DokuBasis reduz o tamanho das imagens grandes para o processamento posterior e, se pretendido, inclui-as na exportação para PDF ou Word.

Armazenamento local no navegador

Os relatórios, valores dos formulários, gravações e conteúdos multimédia adicionados são guardados permanentemente na base de dados local do navegador do dispositivo utilizado. O DokuBasis não tem acesso a estes conteúdos armazenados localmente.

Este armazenamento local também significa que os dados estão associados ao navegador e ao dispositivo utilizados. Se os dados do navegador forem eliminados, se for utilizado outro navegador ou outro dispositivo, os relatórios armazenados localmente não ficam automaticamente disponíveis. Por isso, os documentos importantes devem ser exportados atempadamente e guardados de acordo com os requisitos próprios.

Exportação para PDF e Word

Após a revisão, um relatório pode ser descarregado em formato PDF ou DOCX. O PDF é particularmente adequado para uma apresentação fixa e fácil de partilhar. O DOCX permite a edição posterior no Microsoft Word ou em programas de processamento de texto compatíveis.

Que formatos e processos técnicos são suportados?

No DokuBasis, a expressão «relatórios suportados» refere-se geralmente aos modelos de documentos descritos acima. Para o intercâmbio técnico de dados, são também aplicáveis os seguintes formatos e processos:

• Introdução por voz: gravação direta com o microfone no navegador,
• Importação de áudio: MP3 e M4A,
• Imagens: captura com a câmara ou seleção de ficheiros de imagem locais,
• Exportação de documentos: PDF e DOCX,
• Início de sessão: Google ou Microsoft através de OAuth 2.0/OpenID Connect,
• Transmissão de dados: encriptada através de HTTPS/TLS,
• Armazenamento local de dados: IndexedDB no navegador.

Atualmente, aplicam-se os seguintes limites aos ficheiros de áudio importados:

• no máximo, 20 ficheiros de áudio por processamento,
• no máximo, 20 MB por ficheiro,
• no máximo, dez minutos por ficheiro de áudio,
• os ficheiros WAV não são suportados.

É necessária uma ligação à Internet para a transcrição, estruturação por IA, início de sessão e exportação de documentos. O armazenamento local não transforma o DokuBasis numa aplicação totalmente utilizável sem ligação à Internet.

Proteção e controlo dos dados

O DokuBasis adota uma abordagem em que o armazenamento permanente dos próprios relatórios é efetuado no dispositivo final.

O que permanece no dispositivo?

Os relatórios, valores dos formulários, gravações de áudio, notas e imagens são armazenados permanentemente na IndexedDB do navegador. Assim, estes conteúdos não ficam guardados nos servidores do DokuBasis como uma coleção centralizada de relatórios.

O que é processado temporariamente?

Para a transcrição e a estruturação assistida por IA, o áudio e os conteúdos dele extraídos têm de ser processados temporariamente. Para esse efeito, o DokuBasis utiliza serviços Azure OpenAI na região da Suécia, dentro da UE. De acordo com as informações da política de privacidade, estes dados não são aí armazenados permanentemente nem utilizados para treinar os modelos de IA.

Ao criar um documento PDF ou Word, os conteúdos necessários do relatório são transferidos temporariamente para o backend do DokuBasis. O backend é operado pela Hetzner na Alemanha. Os conteúdos são processados para gerar a exportação e, posteriormente, não são armazenados de forma permanente no servidor.

Todas as transmissões são encriptadas através de SSL/TLS. Estão disponíveis informações detalhadas e juridicamente vinculativas na política de privacidade. Também pode ser consultado o acordo de tratamento de dados.

O que o DokuBasis não faz automaticamente

O DokuBasis destina-se a simplificar o trabalho de documentação, mas não promete uma automatização isenta de erros ou juridicamente segura.

• Os resultados da IA podem estar incompletos ou incorretos.
• Os nomes, números, prazos e declarações técnicas têm de ser verificados.
• A aplicação não substitui uma avaliação médica, jurídica, de segurança ou técnica.
• Os utilizadores continuam a ser responsáveis pelo conteúdo, integridade, conservação e tratamento lícito dos seus documentos.
• Os requisitos específicos do setor, as políticas da empresa e as obrigações legais de conservação continuam a ter de ser respeitados.

É precisamente esta clara divisão de tarefas que permite uma utilização eficaz: o DokuBasis assume o trabalho preliminar moroso, enquanto a revisão técnica continua a cargo das pessoas.

Experimentar o DokuBasis gratuitamente

O acesso é efetuado diretamente no navegador. É possível iniciar sessão com uma conta Google ou Microsoft. Estão disponíveis cinco relatórios gratuitos para experimentar.

1. Abrir o DokuBasis.
2. Iniciar sessão com Google ou Microsoft.
3. Selecionar um modelo adequado.
4. Gravar a voz ou carregar um ficheiro MP3/M4A.
5. Rever, complementar e exportar o relatório gerado por IA.

Menos trabalho de digitação posterior, mais estrutura na documentação: Crie agora cinco relatórios gratuitos com o DokuBasis.

Perguntas frequentes sobre o DokuBasis

O que faz exatamente o DokuBasis?

O DokuBasis transcreve voz ou ficheiros de áudio e associa automaticamente as informações detetadas aos campos de um modelo de relatório selecionado. O resultado pode ser editado, complementado com fotografias e exportado como PDF ou DOCX.

O DokuBasis é apenas um software de transcrição?

Não. Uma simples transcrição gera texto contínuo. O DokuBasis utiliza adicionalmente IA para organizar informações como atividades, intervenientes, tarefas, prazos, defeitos ou medidas em campos de formulário estruturados.

Que relatórios posso criar com o DokuBasis?

Atualmente, estão disponíveis modelos para um diário de obra segundo a VOB, um relatório de cuidados domiciliários, um levantamento imobiliário, uma ata de reunião, uma inspeção de segurança, segurança de edifícios e serviço de vigilância, atividades de manutenção, um Daily Journal e um relatório geral.

O DokuBasis pode criar um diário de obra digital?

Sim. O modelo de diário de obra regista, entre outros, as condições meteorológicas, empresas, número de trabalhadores, especialidades, trabalhos, impedimentos, instruções e receções. O resultado deve ser revisto e complementado de acordo com os requisitos do respetivo projeto de construção.

O DokuBasis é adequado para a documentação de cuidados de saúde?

O DokuBasis disponibiliza um modelo para relatórios de cuidados domiciliários. Apoia o registo e a estruturação por voz, mas não substitui a revisão técnica, os sistemas obrigatórios de documentação de cuidados ou as decisões médicas.

Posso transcrever ficheiros de áudio existentes?

Sim. Além da gravação direta com o microfone, a interface suporta ficheiros MP3 e M4A. É possível adicionar várias gravações a um relatório.

Os ficheiros WAV são suportados?

Não. Atualmente, os ficheiros WAV não são suportados. Utilize MP3 ou M4A para importar ficheiros.

Qual pode ser a duração de uma gravação?

Uma gravação individual ou um ficheiro de áudio importado pode ter, no máximo, dez minutos. Podem ser utilizados até 20 ficheiros de áudio por processamento. O tamanho máximo é de 20 MB por ficheiro.

O DokuBasis reconhece nomes de empresas e termos técnicos?

Existe um glossário de IA para nomes, empresas e termos técnicos. As grafias aí guardadas fornecem contexto adicional à transcrição e à estruturação. Ainda assim, não é possível garantir um reconhecimento isento de erros.

Posso incluir fotografias num relatório?

Sim. As fotografias podem ser tiradas diretamente com a câmara ou selecionadas a partir de imagens existentes. Podem ser exportadas juntamente com o relatório como ficheiro PDF ou Word.

Posso editar posteriormente o resultado da IA?

Sim. Todos os campos de formulário preenchidos automaticamente podem ser verificados, corrigidos e complementados. Esta revisão faz expressamente parte do fluxo de trabalho previsto.

Que formatos de exportação estão disponíveis?

O DokuBasis cria documentos PDF e ficheiros DOCX. É possível incluir fotografias em ambos os formatos de exportação.

Onde guarda o DokuBasis os meus relatórios?

A aplicação web guarda permanentemente e de forma local os relatórios, valores dos formulários, áudio e imagens na IndexedDB do navegador utilizado. Os dados necessários são transferidos temporariamente para o processamento por IA e a exportação. A política de privacidade explica os pormenores.

Posso sincronizar os meus relatórios entre vários dispositivos?

A sincronização automática dos relatórios armazenados localmente entre dispositivos não faz atualmente parte das funcionalidades descritas. Por isso, os dados locais não ficam automaticamente disponíveis noutro dispositivo ou navegador.

O DokuBasis funciona sem ligação à Internet?

Os relatórios são armazenados localmente no navegador. No entanto, é necessária uma ligação ao backend do DokuBasis ou aos serviços utilizados para iniciar sessão, efetuar a transcrição, realizar a estruturação por IA e exportar. Por isso, não é disponibilizado um fluxo de trabalho totalmente executável sem ligação à Internet.

O DokuBasis é gratuito?

Após iniciar sessão com Google ou Microsoft, é possível experimentar gratuitamente cinco relatórios. As informações sobre outras ofertas são apresentadas na aplicação.

É necessário rever um relatório gerado por IA?

Sim. Os conteúdos gerados automaticamente podem conter erros ou omissões. Antes da utilização, o relatório deve ser revisto por uma pessoa com as qualificações técnicas adequadas e corrigido, se necessário.

Conclusão: captar a voz, estruturar os conteúdos e partilhar o relatório

O DokuBasis preenche a lacuna entre uma mensagem de voz rápida e uma documentação utilizável. A aplicação reúne num único fluxo de trabalho a introdução por voz, a transcrição por IA, a estruturação automática, os modelos específicos de cada setor, as fotografias e a exportação de documentos.

Isto é particularmente útil nos locais onde as informações surgem diretamente: em obras, durante a prestação de cuidados, em imóveis, em reuniões, em rondas de segurança ou na gestão de edifícios. Os utilizadores poupam parte do trabalho de transcrição posterior e mantêm, ainda assim, o controlo sobre o resultado final.

As observações faladas transformam-se num relatório estruturado e editável.