DokuBasis: de la voz a un informe estructurado con IA en menos tiempo

Quienes realizan observaciones, inspecciones, reuniones o tareas de documentación mientras se desplazan rara vez tienen ambas manos libres para escribir textos detallados. Por eso, las notas suelen quedar incompletas, se transcriben horas más tarde o hay que recopilarlas a partir de varias notas de voz, fotos y apuntes.

DokuBasis convierte todo ello en un flujo de trabajo continuo: permite grabar la voz directamente en el navegador o cargar archivos de audio existentes, transcribirlos de forma automática y clasificar la información detectada en una plantilla de informe adecuada mediante IA. El resultado se puede revisar, completar, documentar con fotos y exportar después como archivo PDF o Word.

Por tanto, DokuBasis no es solo un servicio de conversión de audio a texto. La aplicación web transforma los datos hablados en un informe con IA estructurado y editable, por ejemplo, un diario de obra digital, un informe de cuidados, un acta de reunión o un registro inmobiliario.

¿Qué es DokuBasis?

DokuBasis es una aplicación basada en navegador para crear informes con ayuda de IA. Está dirigida a personas que necesitan registrar información directamente en el lugar de trabajo o durante una conversación y convertirla en documentación clara y verificable.

En lugar de introducir cada dato por separado en un formulario, los usuarios dictan sus observaciones, medidas, tareas o resultados. A continuación, DokuBasis se encarga de dos pasos:

1. La grabación se convierte en texto mediante Azure Whisper.
2. Azure OpenAI analiza el texto y asigna la información a los campos de la plantilla seleccionada.

A partir de una frase como «La empresa Construcciones Ejemplo ha estado hoy en la obra con seis empleados y ha comenzado los trabajos de construcción en seco en la segunda planta», se pueden obtener, por ejemplo, datos sobre la empresa, el número de trabajadores, el lugar y la actividad realizada. La información que se detecta y el campo al que se asigna dependen de la plantilla de informe seleccionada.

El contenido generado automáticamente sigue siendo editable. Los usuarios pueden corregir datos, añadir la información que falte y revisar el informe desde el punto de vista profesional antes de exportarlo.

¿Para quién resulta útil DokuBasis?

DokuBasis es especialmente adecuado para actividades en las que se recopila mucha información en poco tiempo y se necesita una documentación estructurada.

Jefes de obra, encargados y supervisores de obra

En una obra es necesario documentar de forma verificable el tiempo, las empresas presentes, el número de trabajadores, los trabajos realizados, los impedimentos, las instrucciones y las recepciones. Con DokuBasis, estos datos se pueden dictar directamente sobre el terreno y clasificar en un diario de obra conforme a VOB. Además, las fotos permiten documentar estados, avances de obra y defectos.

Atención domiciliaria y servicios de cuidados

El personal de cuidados puede registrar observaciones, constantes vitales, actividades realizadas, medicamentos, dolores y una posible necesidad de consulta médica. La entrada por voz reduce el trabajo de escritura durante los desplazamientos. El informe de atención domiciliaria generado debe revisarse y, si procede, completarse antes de seguir utilizándolo.

Agentes inmobiliarios, peritos y técnicos de inspección de inmuebles

Durante una visita, es posible dictar directamente las características del inmueble, las habitaciones, el equipamiento, el estado y los defectos. DokuBasis estructura los datos como un registro inmobiliario, ayuda a elaborar un libro de espacios y recopila contenido que posteriormente puede reutilizarse en la descripción o el dossier de un inmueble.

Equipos, responsables de proyecto y redactores de actas

En las reuniones se generan decisiones, tareas, responsabilidades y plazos. DokuBasis ayuda a reunir este contenido en un acta de reunión, en lugar de tener que reconstruirlo posteriormente a partir de notas desordenadas.

Técnicos de seguridad y servicios de vigilancia

Las inspecciones de seguridad, las rondas, los incidentes, los defectos detectados y las medidas derivadas deben documentarse de forma verificable. Para ello, DokuBasis ofrece plantillas específicas para técnicos de seguridad, así como para la seguridad de edificios y los servicios de vigilancia.

Conserjes y gestión de edificios

El mantenimiento, las anomalías técnicas, los daños, las inspecciones y las tareas pendientes pueden registrarse por voz y organizarse en un informe de conserjería. Las fotos complementan la documentación directamente en cada registro.

Profesionales autónomos y trabajo administrativo general

No todos los casos de uso requieren una estructura específica del sector. Para informes diarios, documentación libre o diarios de trabajo personales, hay disponibles un informe general y un Daily Journal.

¿Por qué un informe con IA es más que una transcripción?

Una transcripción convencional presenta el contenido hablado como texto continuo. A menudo, el verdadero trabajo no empieza hasta después: hay que localizar nombres, datos, tareas, responsabilidades e información técnica y transferirlos manualmente a un formulario.

En cambio, DokuBasis combina la transcripción y la extracción estructurada de información. La plantilla seleccionada determina qué campos se necesitan. La IA intenta asignar a esos campos la información pertinente extraída del contenido hablado.

Esto ofrece varias ventajas prácticas:

• menos trabajo manual de escritura en el lugar de intervención,
• una estructura uniforme para la documentación recurrente,
• registro más sencillo de tareas, participantes, plazos y defectos,
• edición directa en un formulario estructurado,
• presentación conjunta de texto y fotos,
• exportación inmediata en PDF o DOCX.

La IA ayuda a registrar la información, pero no sustituye ni la evaluación profesional ni la revisión final. Especialmente en contenidos relevantes para la seguridad, la medicina, los contratos o el ámbito jurídico, el resultado debe ser revisado por una persona cualificada.

¿Cómo funciona DokuBasis?

1. Seleccionar una plantilla de informe

En primer lugar, se elige la plantilla adecuada. Cada plantilla contiene sus propios campos de formulario e instrucciones para la IA. Un diario de obra requiere datos distintos de un registro inmobiliario o un informe de cuidados.

2. Grabar la voz o cargar un audio

La voz se puede grabar directamente mediante el micrófono de un smartphone, una tableta o un ordenador. Como alternativa, se pueden importar archivos existentes en formato MP3 o M4A. Es posible combinar varias grabaciones en un único procesamiento.

3. Transcribir la grabación

Los datos de audio se preparan técnicamente y se transfieren temporalmente a Azure Whisper dentro de la UE. Whisper convierte la grabación en texto escrito.

4. Estructurar automáticamente el contenido

Azure OpenAI analiza la transcripción según la plantilla seleccionada. Los datos detectados se incorporan a los campos de formulario correspondientes. Pueden incluir, entre otros, participantes, actividades, plazos, defectos, medidas, responsabilidades o características del inmueble.

5. Revisar y completar el resultado

El resultado de la IA se puede editar directamente en DokuBasis. Los usuarios deben comprobar la ortografía, las cifras, las relaciones técnicas y la integridad de los datos. La información que aún no se haya mencionado puede añadirse manualmente.

6. Añadir fotos

Las fotos pueden tomarse directamente con la cámara del dispositivo o seleccionarse entre las imágenes existentes. Esto permite documentar visualmente, por ejemplo, defectos, avances de obra, estados técnicos o características del inmueble.

7. Exportar como PDF o Word

El informe revisado se puede descargar junto con las fotos como PDF o archivo DOCX para Microsoft Word. Los campos vacíos se omiten al exportar para generar un documento claro.

¿Qué informes admite DokuBasis?

Actualmente, DokuBasis incluye nueve plantillas para diferentes sectores y tareas de documentación.

Diario de obra digital conforme a VOB

La plantilla de diario de obra facilita una documentación estructurada de la obra. En lugar de transferir posteriormente desde las notas los datos de empresas, número de trabajadores, oficios e incidencias especiales, esta información se puede dictar directamente en la obra. La plantilla ayuda a documentar, pero no garantiza automáticamente la integridad jurídica o contractual de un diario de obra. Los requisitos del proyecto y del contrato correspondiente siguen siendo determinantes.

Informe de atención domiciliaria

La plantilla de cuidados clasifica las observaciones y medidas dictadas en los campos correspondientes. De este modo, el registro puede realizarse directamente dentro del flujo de trabajo. DokuBasis es una herramienta de documentación, no un producto sanitario, un sistema de diagnóstico ni un sustituto del software especializado obligatorio y de las decisiones profesionales.

Registro inmobiliario y libro de espacios

La plantilla inmobiliaria ayuda a recopilar información habitación por habitación durante la inspección de un inmueble. Además del estado y los defectos, también se pueden registrar características para la posterior descripción de la propiedad. Las imágenes se pueden exportar junto con los datos estructurados.

Acta de reunión

La plantilla de reuniones se centra especialmente en los resultados: ¿Qué se ha tratado? ¿Qué decisión se ha tomado? ¿Quién asume cada tarea y para cuándo? De este modo, las notas dictadas se convierten en un acta más fácil de compartir y seguir.

Informes de seguridad, vigilancia y conserjería

Estas plantillas son adecuadas para inspecciones, recorridos y relevos recurrentes. Las observaciones se pueden registrar directamente en el lugar correspondiente. Junto con las fotos, proporcionan una base verificable para la coordinación interna y la adopción de otras medidas.

Resumen de las funciones principales

Grabación directa de voz en el navegador

DokuBasis funciona como aplicación web. No requiere una instalación de escritorio convencional para grabar. Una vez concedido el permiso para utilizar el micrófono, se puede hablar directamente en el navegador. La grabación finaliza manualmente cuando se desee, de forma automática tras un silencio prolongado o, como máximo, después de diez minutos.

Varias grabaciones de audio e importación de archivos

Un informe puede constar de varias grabaciones de voz. También se pueden utilizar archivos MP3 y M4A existentes. Esto resulta útil cuando el contenido se ha registrado en distintos lugares o momentos.

Glosario de IA para términos técnicos y nombres propios

La transcripción automática no siempre escribe correctamente los nombres de empresas y personas, las denominaciones de productos y los términos técnicos. En el glosario de DokuBasis se pueden guardar las grafías deseadas. Estas indicaciones se incorporan a la transcripción y la estructuración y pueden mejorar el reconocimiento de términos específicos del proyecto.

Formularios estructurados y editables

Según la plantilla, hay disponibles campos de entrada adecuados, como textos, cifras, fecha, hora, campos de selección, interruptores y selecciones múltiples. Los valores detectados automáticamente se pueden modificar posteriormente.

Documentación fotográfica

Las fotos se pueden tomar con la cámara o seleccionar desde la galería. DokuBasis reduce las imágenes grandes para su posterior procesamiento y, si se desea, las incluye en la exportación a PDF o Word.

Almacenamiento local en el navegador

Los informes, los valores de los formularios, las grabaciones y los archivos multimedia añadidos se guardan de forma permanente en la base de datos local del navegador del dispositivo utilizado. DokuBasis no tiene acceso a este contenido almacenado localmente.

Este almacenamiento local también implica que los datos están vinculados al navegador y al dispositivo utilizados. Si se borran los datos del navegador, se cambia de navegador o se utiliza otro dispositivo, los informes almacenados localmente no estarán disponibles allí de forma automática. Por ello, los documentos importantes deben exportarse a tiempo y guardarse conforme a los requisitos propios.

Exportación a PDF y Word

Después de revisarlo, el informe puede descargarse como PDF o DOCX. El formato PDF resulta especialmente adecuado para una presentación fija y fácil de compartir. DOCX permite seguir editando el documento en Microsoft Word o en procesadores de texto compatibles.

¿Qué formatos y procedimientos técnicos se admiten?

En DokuBasis, «informes admitidos» suele referirse a las plantillas de documentos descritas anteriormente. Para el intercambio técnico de datos, también se aplican los siguientes formatos y procedimientos:

• Entrada de voz: grabación directa mediante el micrófono en el navegador,
• Importación de audio: MP3 y M4A,
• Imágenes: captura con la cámara o selección de archivos de imagen locales,
• Exportación de documentos: PDF y DOCX,
• Inicio de sesión: Google o Microsoft mediante OAuth 2.0/OpenID Connect,
• Transmisión de datos: cifrada mediante HTTPS/TLS,
• Almacenamiento local de datos: IndexedDB en el navegador.

Actualmente, los archivos de audio importados están sujetos a los siguientes límites:

• un máximo de 20 archivos de audio por procesamiento,
• un máximo de 20 MB por archivo,
• un máximo de diez minutos por archivo de audio,
• los archivos WAV no son compatibles.

Se necesita conexión a Internet para la transcripción, la estructuración mediante IA, el inicio de sesión y la exportación de documentos. El almacenamiento local no convierte DokuBasis en una aplicación que pueda utilizarse por completo sin conexión.

Protección y control de los datos

DokuBasis aplica un enfoque en el que los informes propiamente dichos se almacenan de forma permanente en el dispositivo final.

¿Qué permanece en el dispositivo?

Los informes, los valores de los formularios, las grabaciones de audio, las notas y las imágenes se guardan de forma permanente en la IndexedDB del navegador. Por tanto, este contenido no se aloja como una colección centralizada de informes en los servidores de DokuBasis.

¿Qué se procesa temporalmente?

Para la transcripción y la estructuración asistida por IA, es necesario procesar temporalmente el audio y el contenido obtenido a partir de él. Para ello, DokuBasis utiliza servicios de Azure OpenAI en la región de Suecia, dentro de la UE. Según la información de la política de privacidad, estos datos no se almacenan allí de forma permanente ni se utilizan para entrenar los modelos de IA.

Al crear un documento PDF o Word, el contenido necesario del informe se transfiere brevemente al backend de DokuBasis. El backend está alojado por Hetzner en Alemania. El contenido se procesa para generar la exportación y después no se almacena de forma permanente en el servidor.

Todas las transmisiones se cifran mediante SSL/TLS. Encontrará información detallada y jurídicamente vinculante en la política de privacidad. También puede consultar el contrato de tratamiento de datos.

Lo que DokuBasis no hace automáticamente

DokuBasis pretende simplificar el trabajo de documentación, pero no promete una automatización sin errores ni con plena seguridad jurídica.

• Los resultados de la IA pueden estar incompletos o ser incorrectos.
• Es necesario comprobar los nombres, las cifras, los plazos y las afirmaciones técnicas.
• La aplicación no sustituye una evaluación médica, jurídica, de seguridad o profesional.
• Los usuarios siguen siendo responsables del contenido, la integridad, la conservación y el tratamiento lícito de sus documentos.
• Se deben seguir respetando los requisitos específicos del sector, las directrices de la empresa y las obligaciones legales de conservación.

Precisamente esta división clara del trabajo permite un uso eficaz: DokuBasis se encarga de las tareas preliminares que requieren más tiempo, mientras que el control profesional sigue en manos de las personas.

Probar DokuBasis gratis

Puede empezar directamente en el navegador. Es posible iniciar sesión con una cuenta de Google o Microsoft. Hay cinco informes gratuitos disponibles para probar el servicio.

1. Abrir DokuBasis.
2. Iniciar sesión con Google o Microsoft.
3. Seleccionar una plantilla adecuada.
4. Grabar la voz o cargar un archivo MP3/M4A.
5. Revisar, completar y exportar el informe con IA.

Menos trabajo posterior de escritura y más estructura en la documentación: cree ahora cinco informes gratis con DokuBasis.

Preguntas frecuentes sobre DokuBasis

¿Qué hace exactamente DokuBasis?

DokuBasis transcribe voz o archivos de audio y asigna automáticamente la información detectada a los campos de una plantilla de informe seleccionada. El resultado se puede editar, completar con fotos y exportar como PDF o DOCX.

¿DokuBasis es solo un software de transcripción?

No. Una transcripción simple genera texto continuo. DokuBasis utiliza además IA para clasificar datos como actividades, participantes, tareas, plazos, defectos o medidas en campos de formulario estructurados.

¿Qué informes puedo crear con DokuBasis?

Actualmente, hay plantillas disponibles para un diario de obra conforme a VOB, un informe de atención domiciliaria, un registro inmobiliario, un acta de reunión, una inspección de seguridad, la seguridad de edificios y el servicio de vigilancia, las tareas de conserjería, un Daily Journal y un informe general.

¿Puede DokuBasis crear un diario de obra digital?

Sí. La plantilla de diario de obra registra, entre otros datos, el tiempo, las empresas, el número de trabajadores, los oficios, los trabajos, los impedimentos, las instrucciones y las recepciones. El resultado debe revisarse y completarse conforme a los requisitos de cada proyecto de construcción.

¿Es DokuBasis adecuado para documentar cuidados?

DokuBasis ofrece una plantilla para informes de atención domiciliaria. Facilita el registro y la estructuración mediante voz, pero no sustituye la revisión profesional, los sistemas obligatorios de documentación de cuidados ni las decisiones médicas.

¿Puedo transcribir archivos de audio existentes?

Sí. Además de la grabación directa con el micrófono, la interfaz admite archivos MP3 y M4A. Se pueden añadir varias grabaciones a un informe.

¿Son compatibles los archivos WAV?

No. Actualmente, los archivos WAV no son compatibles. Utilice MP3 o M4A para importar archivos.

¿Cuál es la duración máxima de una grabación?

Una grabación individual o un archivo de audio importado puede durar como máximo diez minutos. Se pueden utilizar hasta 20 archivos de audio por procesamiento. El tamaño máximo es de 20 MB por archivo.

¿Reconoce DokuBasis nombres de empresas y términos técnicos?

Existe un glosario de IA para nombres, empresas y términos técnicos. Las grafías guardadas en él proporcionan contexto adicional para la transcripción y la estructuración. Aun así, no se puede garantizar un reconocimiento sin errores.

¿Puedo incluir fotos en un informe?

Sí. Las fotos pueden tomarse directamente con la cámara o seleccionarse entre las imágenes existentes. Se pueden exportar junto con el informe como archivo PDF o Word.

¿Puedo editar posteriormente el resultado de la IA?

Sí. Todos los campos de formulario rellenados automáticamente se pueden revisar, corregir y completar. Esta revisión forma parte expresamente del flujo de trabajo previsto.

¿Qué formatos de exportación hay disponibles?

DokuBasis crea documentos PDF y archivos DOCX. Es posible incluir fotos en ambos formatos de exportación.

¿Dónde guarda DokuBasis mis informes?

La aplicación web guarda de forma permanente y local los informes, los valores de los formularios, el audio y las imágenes en la IndexedDB del navegador utilizado. Los datos necesarios se transmiten temporalmente para el procesamiento mediante IA y la exportación. La política de privacidad ofrece más detalles.

¿Puedo sincronizar mis informes entre varios dispositivos?

La sincronización automática de los informes almacenados localmente entre dispositivos no forma parte actualmente de las funciones descritas. Por tanto, los datos locales no estarán disponibles de forma automática en otro dispositivo o navegador.

¿Funciona DokuBasis sin conexión?

Los informes se guardan localmente en el navegador. Sin embargo, para iniciar sesión, realizar la transcripción, estructurar el contenido mediante IA y exportarlo se necesita una conexión con el backend de DokuBasis o con los servicios utilizados. Por ello, no se ofrece un flujo de trabajo que pueda realizarse por completo sin conexión.

¿DokuBasis es gratuito?

Después de iniciar sesión con Google o Microsoft, se pueden probar cinco informes gratis. La aplicación muestra información sobre otras ofertas.

¿Es necesario revisar un informe generado con IA?

Sí. El contenido generado automáticamente puede contener errores u omisiones. Antes de utilizar el informe, debe revisarlo una persona con la cualificación profesional adecuada y corregirlo si es necesario.

Conclusión: registrar la voz, estructurar el contenido y compartir el informe

DokuBasis cubre la distancia entre una nota de voz rápida y una documentación utilizable. La aplicación combina la entrada de voz, la transcripción mediante IA, la estructuración automática, las plantillas específicas de cada sector, las fotos y la exportación de documentos en un único flujo de trabajo.

Esto resulta especialmente útil allí donde la información se genera directamente sobre el terreno: en obras, durante servicios de cuidados, en el sector inmobiliario, en reuniones, en rondas de seguridad o en la gestión de edificios. Los usuarios se ahorran parte de la transferencia posterior de datos y, aun así, mantienen el control sobre el resultado final.

Las observaciones habladas se convierten en un informe estructurado y editable.