DokuBasis : créez plus rapidement des comptes rendus structurés grâce à la voix et à l'IA

Lorsqu’on effectue des observations, des contrôles, des échanges ou des tâches de documentation sur le terrain, il est rare d’avoir les deux mains libres pour saisir un texte détaillé. Les notes restent donc souvent incomplètes, ne sont retranscrites que plusieurs heures plus tard ou doivent être reconstituées à partir de plusieurs mémos vocaux, photos et mots-clés.

DokuBasis en fait un flux de travail continu : enregistrez votre voix directement dans le navigateur ou importez des fichiers audio existants, obtenez une transcription automatique et laissez l’IA classer les informations détectées dans le modèle de compte rendu approprié. Vous pouvez ensuite contrôler et compléter le résultat, l’illustrer avec des photos, puis l’exporter au format PDF ou Word.

DokuBasis n’est donc pas un simple service de conversion audio-texte. L’application web transforme les informations dictées en un compte rendu par IA structuré et modifiable, par exemple un journal de chantier numérique, un rapport de soins, un compte rendu de réunion ou un relevé immobilier.

Qu’est-ce que DokuBasis ?

DokuBasis est une application accessible par navigateur qui permet de créer des comptes rendus avec l’aide de l’IA. Elle s’adresse aux personnes qui doivent recueillir des informations directement sur le terrain ou au cours d’un échange, puis en faire une documentation claire et traçable.

Au lieu de saisir séparément chaque élément dans un formulaire, les utilisateurs dictent leurs observations, les mesures prises, les tâches ou les résultats. DokuBasis réalise ensuite deux opérations :

1. L’enregistrement est converti en texte avec Azure Whisper.
2. Azure OpenAI analyse le texte et affecte les informations aux champs du modèle sélectionné.

La phrase « L’entreprise Beispielbau était présente aujourd’hui avec six collaborateurs et a commencé les travaux de construction sèche au deuxième étage » peut ainsi fournir, par exemple, des informations sur l’entreprise, l’effectif, le lieu et l’activité réalisée. Les informations détectées et les champs auxquels elles sont affectées dépendent du modèle de compte rendu sélectionné.

Les contenus générés automatiquement restent modifiables. Les utilisateurs peuvent corriger les informations, compléter les éléments manquants et effectuer une vérification professionnelle du compte rendu avant son export.

À qui DokuBasis est-il utile ?

DokuBasis convient particulièrement aux activités qui exigent de recueillir de nombreuses informations en peu de temps et de les consigner de manière structurée.

Conducteurs de travaux, chefs de chantier et contrôleurs de travaux

Sur un chantier, la météo, les entreprises présentes, les effectifs, les travaux réalisés, les entraves, les instructions et les réceptions doivent être consignés de manière traçable. Avec DokuBasis, ces informations peuvent être dictées directement sur place et classées dans un journal de chantier conforme à la VOB. Des photos permettent également de documenter les états, l’avancement des travaux et les défauts.

Soins ambulatoires et services de soins

Le personnel soignant peut consigner ses observations, les constantes vitales, les actes réalisés, les médicaments, les douleurs et un éventuel besoin d’avis médical. La saisie vocale réduit le travail de frappe lors des déplacements. Le rapport de soins ambulatoires généré doit être contrôlé et, le cas échéant, complété avant toute utilisation ultérieure.

Agents immobiliers, experts et techniciens chargés des relevés

Lors d’une visite, les caractéristiques du bien, les pièces, les équipements, les états et les défauts peuvent être dictés directement. DokuBasis structure les informations sous forme de relevé immobilier, facilite la création d’un carnet des pièces et rassemble les contenus qui pourront ensuite servir à rédiger une description du bien ou un dossier de présentation.

Équipes, chefs de projet et rédacteurs de comptes rendus

Les réunions donnent lieu à des décisions, des tâches, des responsabilités et des échéances. DokuBasis aide à rassembler ces contenus dans un compte rendu de réunion, au lieu de devoir les reconstituer après coup à partir de notes désordonnées.

Professionnels de la sécurité et services de gardiennage

Les inspections de sécurité, les rondes, les incidents, les défauts constatés et les mesures qui en découlent doivent être documentés de manière traçable. DokuBasis propose à cet effet des modèles spécifiques pour les professionnels de la sécurité, ainsi que pour la sécurité des bâtiments et les services de gardiennage.

Concierges et gestionnaires de bâtiments

Les opérations de maintenance, les anomalies techniques, les dommages, les contrôles et les tâches en suspens peuvent être saisis à la voix et organisés dans un rapport de conciergerie. Des photos complètent la documentation directement dans le dossier concerné.

Indépendants et travail de bureau général

Tous les cas d’usage ne nécessitent pas une structure propre à un secteur. Un compte rendu général et un Daily Journal sont disponibles pour les rapports quotidiens, la documentation libre ou les journaux de travail personnels.

Pourquoi un compte rendu par IA va-t-il au-delà d’une transcription ?

Une transcription classique restitue les propos sous forme de texte continu. Souvent, le véritable travail ne commence qu’ensuite : il faut repérer les noms, les dates, les tâches, les responsabilités et les informations techniques, puis les reporter manuellement dans un formulaire.

DokuBasis associe au contraire transcription et extraction structurée des informations. Le modèle sélectionné détermine les champs nécessaires. L’IA tente d’affecter à ces champs les informations pertinentes issues du contenu dicté.

Cette approche présente plusieurs avantages pratiques :

• moins de saisie manuelle sur le terrain,
• une structure homogène pour les documents récurrents,
• une saisie plus simple des tâches, des intervenants, des échéances et des défauts,
• une correction directe dans un formulaire structuré,
• un document commun pour les textes et les photos,
• un export immédiatement exploitable au format PDF ou DOCX.

L’IA facilite la saisie, mais ne remplace ni l’évaluation professionnelle ni le contrôle final. En particulier, les contenus ayant une incidence sur la sécurité, la santé, les contrats ou le droit doivent être vérifiés par une personne qualifiée.

Comment fonctionne DokuBasis ?

1. Sélectionner un modèle de compte rendu

La première étape consiste à sélectionner le modèle approprié. Chaque modèle contient ses propres champs de formulaire et ses propres instructions pour l’IA. Un journal de chantier ne requiert pas les mêmes informations qu’un relevé immobilier ou un rapport de soins.

2. Enregistrer la voix ou importer un fichier audio

La voix peut être enregistrée directement à l’aide du microphone d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur. Il est également possible d’importer des fichiers existants au format MP3 ou M4A. Plusieurs enregistrements peuvent être regroupés en vue d’un même traitement.

3. Transcrire l’enregistrement

Les données audio sont préparées techniquement, puis transférées temporairement à Azure Whisper au sein de l’UE. Whisper convertit l’enregistrement en texte écrit.

4. Structurer automatiquement les contenus

Azure OpenAI analyse la transcription sur la base du modèle sélectionné. Les informations détectées sont insérées dans les champs de formulaire correspondants. Il peut notamment s’agir des intervenants, des activités, des échéances, des défauts, des mesures, des responsabilités ou des caractéristiques du bien.

5. Vérifier et compléter le résultat

Le résultat produit par l’IA peut être modifié directement dans DokuBasis. Les utilisateurs doivent contrôler l’orthographe, les chiffres, la cohérence technique et l’exhaustivité. Les contenus qui n’ont pas encore été mentionnés peuvent être ajoutés manuellement.

6. Ajouter des photos

Les photos peuvent être prises directement avec l’appareil photo du terminal ou sélectionnées parmi les images existantes. Elles permettent, par exemple, de consigner visuellement des défauts, l’avancement de travaux, des états techniques ou des caractéristiques du bien.

7. Exporter au format PDF ou Word

Le compte rendu vérifié peut être téléchargé avec ses photos au format PDF ou sous forme de fichier DOCX pour Microsoft Word. Les champs vides sont omis lors de l’export afin de produire un document clair.

Quels types de comptes rendus DokuBasis prend-il en charge ?

DokuBasis propose actuellement neuf modèles pour différents secteurs et différentes tâches de documentation.

Journal de chantier numérique conforme à la VOB

Le modèle de journal de chantier permet de documenter un chantier de manière structurée. Au lieu de reporter ultérieurement les entreprises, les effectifs, les corps de métier et les événements particuliers à partir de notes, ces informations peuvent être dictées directement sur le chantier. Le modèle facilite la documentation, mais ne garantit pas automatiquement l’exhaustivité juridique ou contractuelle d’un journal de chantier. Les exigences du projet et du contrat concernés restent déterminantes.

Rapport de soins ambulatoires

Le modèle de soins classe les observations et les mesures dictées dans les champs appropriés. La saisie peut ainsi s’intégrer directement au flux de travail. DokuBasis est un outil de documentation et non un dispositif médical, un système de diagnostic ou un substitut aux logiciels professionnels obligatoires et aux décisions des professionnels.

Relevé immobilier et carnet des pièces

Le modèle immobilier permet de recueillir des informations pièce par pièce lors de la visite d’un bien. Outre les états et les défauts, il est possible de saisir les caractéristiques qui serviront ultérieurement à décrire le bien. Les images peuvent être exportées avec les informations structurées.

Compte rendu de réunion

Le modèle de réunion met particulièrement l’accent sur les résultats : qu’est-ce qui a été abordé ? Quelle décision a été prise ? Qui prend en charge quelle tâche et pour quelle échéance ? Les notes dictées deviennent ainsi un compte rendu plus facile à transmettre et à suivre.

Rapports de sécurité, de gardiennage et de conciergerie

Ces modèles conviennent aux contrôles, inspections et relèves récurrents. Les observations peuvent être enregistrées directement sur le lieu concerné. Avec les photos, elles constituent une base traçable pour les concertations internes et les mesures ultérieures.

Les principales fonctionnalités en bref

Enregistrement vocal direct dans le navigateur

DokuBasis fonctionne comme une application web. Aucune installation classique sur ordinateur n’est nécessaire pour effectuer un enregistrement. Une fois l’autorisation d’accéder au microphone accordée, il est possible de parler directement dans le navigateur. L’enregistrement s’arrête manuellement à la demande, automatiquement après un silence prolongé ou, au plus tard, au bout de dix minutes.

Plusieurs enregistrements audio et importation de fichiers

Un compte rendu peut être constitué de plusieurs enregistrements vocaux. Les fichiers MP3 et M4A existants peuvent également être utilisés. Cette fonction est utile lorsque les contenus ont été recueillis à différents endroits ou à différents moments.

Glossaire IA pour les termes techniques et les noms propres

Les noms d’entreprises et de personnes, les désignations de produits et les termes techniques ne sont pas toujours correctement orthographiés par les systèmes de transcription automatique. Le glossaire DokuBasis permet d’enregistrer les graphies souhaitées. Ces indications sont prises en compte lors de la transcription et de la structuration et peuvent améliorer la reconnaissance des termes propres à un projet.

Formulaires structurés et modifiables

Selon le modèle, différents champs de saisie sont disponibles, notamment du texte, des nombres, une date, une heure, des listes de sélection, des interrupteurs et des sélections multiples. Les valeurs détectées automatiquement peuvent être modifiées ultérieurement.

Documentation photographique

Les photos peuvent être prises avec l’appareil photo ou sélectionnées dans la galerie. DokuBasis réduit la taille des images volumineuses pour la suite du traitement et peut les intégrer, au choix, à l’export PDF ou Word.

Stockage local dans le navigateur

Les comptes rendus, les valeurs des formulaires, les enregistrements et les médias ajoutés sont stockés durablement dans la base de données locale du navigateur sur le terminal utilisé. DokuBasis n’a pas accès à ces contenus stockés localement.

Ce stockage local implique également que les données sont liées au navigateur et au terminal utilisés. Si les données du navigateur sont supprimées, si vous changez de navigateur ou si vous utilisez un autre terminal, les comptes rendus stockés localement n’y sont pas automatiquement disponibles. Il convient donc d’exporter les documents importants à temps et de les sauvegarder conformément à vos propres règles.

Export PDF et Word

Après vérification, un compte rendu peut être téléchargé au format PDF ou DOCX. Le PDF convient particulièrement à une présentation figée et facile à transmettre. Le DOCX permet de poursuivre la modification dans Microsoft Word ou dans un logiciel de traitement de texte compatible.

Quels formats et procédés techniques sont pris en charge ?

Dans DokuBasis, les « types de comptes rendus pris en charge » désignent généralement les modèles de documents décrits ci-dessus. Les formats et procédés suivants s’appliquent en outre aux échanges techniques de données :

• Saisie vocale : enregistrement direct par microphone dans le navigateur,
• Importation audio : MP3 et M4A,
• Images : prise de vue avec l’appareil photo ou sélection de fichiers image locaux,
• Export de documents : PDF et DOCX,
• Connexion : Google ou Microsoft via OAuth 2.0/OpenID Connect,
• Transmission des données : chiffrée via HTTPS/TLS,
• Stockage local des données : IndexedDB dans le navigateur.

Les limites suivantes s’appliquent actuellement aux fichiers audio importés :

• 20 fichiers audio au maximum par traitement,
• 20 MB au maximum par fichier,
• dix minutes au maximum par fichier audio,
• les fichiers WAV ne sont pas pris en charge.

Une connexion Internet est nécessaire pour la transcription, la structuration par IA, la connexion et l’export des documents. Le stockage local ne fait pas de DokuBasis une application entièrement utilisable hors ligne.

Protection et maîtrise des données

DokuBasis adopte une approche dans laquelle le stockage permanent des comptes rendus proprement dits s’effectue sur le terminal.

Quelles données restent sur le terminal ?

Les comptes rendus, les valeurs des formulaires, les enregistrements audio, les notes et les images sont stockés durablement dans l’IndexedDB du navigateur. Ces contenus ne sont donc pas conservés sur les serveurs de DokuBasis sous la forme d’une collection centralisée de comptes rendus.

Quelles données sont traitées temporairement ?

Pour la transcription et la structuration assistée par IA, les données audio et les contenus qui en sont issus doivent être traités temporairement. DokuBasis utilise pour cela les services Azure OpenAI dans la région de Suède, au sein de l’UE. Selon les informations fournies dans la politique de confidentialité, ces données n’y sont pas stockées durablement et ne servent pas à entraîner les modèles d’IA.

Lors de la création d’un document PDF ou Word, les contenus nécessaires du compte rendu sont transmis brièvement au backend de DokuBasis. Le backend est hébergé par Hetzner en Allemagne. Les contenus sont traités afin de générer le fichier d’export, puis ne sont pas stockés durablement sur le serveur.

Toutes les transmissions sont chiffrées via SSL/TLS. Des informations détaillées et juridiquement contraignantes figurent dans la politique de confidentialité. L’accord relatif au traitement des données peut également être consulté.

Ce que DokuBasis ne prend pas automatiquement en charge

DokuBasis vise à simplifier le travail de documentation, mais ne promet pas une automatisation sans erreur ou juridiquement fiable.

• Les résultats produits par l’IA peuvent être incomplets ou erronés.
• Les noms, les chiffres, les échéances et les affirmations techniques doivent être vérifiés.
• L’application ne remplace aucune évaluation médicale, juridique, technique ou relative à la sécurité.
• Les utilisateurs restent responsables du contenu, de l’exhaustivité, de la conservation et du traitement licite de leurs documents.
• Les exigences propres au secteur, les directives de l’entreprise et les obligations légales de conservation doivent toujours être respectées.

C’est précisément cette répartition claire du travail qui rend l’utilisation pertinente : DokuBasis se charge des tâches préparatoires chronophages, tandis que le contrôle professionnel reste confié à l’humain.

Essayer DokuBasis gratuitement

La prise en main s’effectue directement dans le navigateur. Il est possible de se connecter avec un compte Google ou Microsoft. Cinq comptes rendus gratuits sont disponibles pour essayer le service.

1. Ouvrir DokuBasis.
2. Se connecter avec Google ou Microsoft.
3. Sélectionner un modèle approprié.
4. Enregistrer la voix ou importer un fichier MP3/M4A.
5. Vérifier, compléter et exporter le compte rendu généré par l’IA.

Moins de saisie ultérieure, une documentation mieux structurée : Créez maintenant cinq comptes rendus gratuits avec DokuBasis.

Questions fréquentes sur DokuBasis

Que fait exactement DokuBasis ?

DokuBasis transcrit la voix ou des fichiers audio et affecte automatiquement les informations détectées aux champs d’un modèle de compte rendu sélectionné. Le résultat peut être modifié, complété avec des photos et exporté au format PDF ou DOCX.

DokuBasis est-il uniquement un logiciel de transcription ?

Non. Une simple transcription produit un texte continu. DokuBasis utilise en plus l’IA pour classer des informations comme les activités, les intervenants, les tâches, les échéances, les défauts ou les mesures dans des champs de formulaire structurés.

Quels comptes rendus puis-je créer avec DokuBasis ?

Des modèles sont actuellement disponibles pour un journal de chantier conforme à la VOB, un rapport de soins ambulatoires, un relevé immobilier, un compte rendu de réunion, une inspection de sécurité, la sécurité des bâtiments et le gardiennage, les activités de conciergerie, un Daily Journal et un compte rendu général.

DokuBasis peut-il créer un journal de chantier numérique ?

Oui. Le modèle de journal de chantier couvre notamment la météo, les entreprises, les effectifs, les corps de métier, les prestations, les entraves, les instructions et les réceptions. Le résultat doit être vérifié et complété conformément aux exigences du projet de construction concerné.

DokuBasis convient-il à la documentation des soins ?

DokuBasis propose un modèle de rapport de soins ambulatoires. Il facilite la saisie vocale et la structuration, mais ne remplace ni la vérification professionnelle, ni les systèmes obligatoires de documentation des soins, ni les décisions médicales.

Puis-je transcrire des fichiers audio existants ?

Oui. Outre l’enregistrement direct par microphone, l’interface prend en charge les fichiers MP3 et M4A. Plusieurs enregistrements peuvent être ajoutés à un même compte rendu.

Les fichiers WAV sont-ils pris en charge ?

Non. Les fichiers WAV ne sont actuellement pas pris en charge. Utilisez le format MP3 ou M4A pour importer des fichiers.

Quelle peut être la durée d’un enregistrement ?

Un enregistrement ou un fichier audio importé ne peut pas dépasser dix minutes. Chaque traitement peut porter sur un maximum de 20 fichiers audio. La taille maximale est de 20 MB par fichier.

DokuBasis reconnaît-il les noms d’entreprises et les termes techniques ?

Un glossaire IA est disponible pour les noms, les entreprises et les termes techniques. Les graphies qui y sont enregistrées fournissent un contexte supplémentaire pour la transcription et la structuration. Une reconnaissance sans erreur ne peut toutefois pas être garantie.

Puis-je ajouter des photos à un compte rendu ?

Oui. Les photos peuvent être prises directement avec l’appareil photo ou sélectionnées parmi les images existantes. Elles peuvent être exportées avec le compte rendu au format PDF ou Word.

Puis-je modifier ultérieurement le résultat produit par l’IA ?

Oui. Tous les champs de formulaire remplis automatiquement peuvent être contrôlés, corrigés et complétés. Cette vérification fait explicitement partie du flux de travail prévu.

Quels sont les formats d’export disponibles ?

DokuBasis crée des documents PDF et des fichiers DOCX. Des photos peuvent être incluses dans les deux formats d’export.

Où DokuBasis stocke-t-il mes comptes rendus ?

L’application web stocke durablement les comptes rendus, les valeurs des formulaires, les données audio et les images en local dans l’IndexedDB du navigateur utilisé. Les données nécessaires sont transmises temporairement pour le traitement par IA et l’export. La politique de confidentialité fournit de plus amples détails.

Puis-je synchroniser mes comptes rendus sur plusieurs appareils ?

La synchronisation automatique entre appareils des comptes rendus stockés localement ne fait actuellement pas partie des fonctionnalités décrites. Les données locales ne sont donc pas automatiquement disponibles sur un autre appareil ou dans un autre navigateur.

DokuBasis fonctionne-t-il hors ligne ?

Les comptes rendus sont stockés localement dans le navigateur. La connexion, la transcription, la structuration par IA et l’export nécessitent toutefois une connexion au backend de DokuBasis ou aux services utilisés. Un flux de travail entièrement réalisable hors ligne n’est donc pas proposé.

DokuBasis est-il gratuit ?

Après la connexion avec Google ou Microsoft, cinq comptes rendus peuvent être essayés gratuitement. Des informations sur les autres offres sont affichées dans l’application.

Un compte rendu généré par l’IA doit-il être contrôlé ?

Oui. Les contenus générés automatiquement peuvent comporter des erreurs ou des omissions. Avant toute utilisation, le compte rendu doit être vérifié par une personne disposant des compétences nécessaires et corrigé si besoin.

Conclusion : enregistrez la voix, structurez les contenus, transmettez le compte rendu

DokuBasis comble l’écart entre un mémo vocal rapide et une documentation exploitable. L’application réunit dans un seul flux de travail la saisie vocale, la transcription par IA, la structuration automatique, les modèles sectoriels, les photos et l’export de documents.

Cette approche est particulièrement utile lorsque les informations sont produites directement sur le terrain : sur les chantiers, lors de soins, dans l’immobilier, pendant les réunions, au cours des rondes de sécurité ou dans la gestion des bâtiments. Les utilisateurs réduisent le travail de retranscription ultérieur tout en gardant le contrôle sur le résultat final.

Les observations dictées deviennent un compte rendu structuré et modifiable.