E-Rechnung erstellen: ZUGFeRD-PDF und EN-16931-XML einfach für Freelancer und Selbstständige erzeugen

Eine Rechnung als PDF zu schreiben und per E-Mail zu versenden, war für viele Freelancer, Freiberufler und Selbstständige lange der normale Weg. Seit dem 1. Januar 2025 reicht ein gewöhnliches PDF jedoch nicht mehr grundsätzlich aus, um im umsatzsteuerlichen Sinne als E-Rechnung zu gelten. Eine echte elektronische Rechnung muss ihre Rechnungsangaben in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format enthalten und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglichen.

Genau hier setzt der E-Rechnungs-Generator an. Die Web-App hilft dir dabei, Rechnungsdaten in einem übersichtlichen Formular zu erfassen und daraus entweder eine hybride ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten oder eine separate EN-16931-XML-Datei zu erzeugen. Bereits vorhandene ZUGFeRD-PDF- und XML-Rechnungen kannst du wieder importieren. Dadurch werden viele Angaben erneut in das Formular übernommen, statt dass du bei jeder ähnlichen Rechnung wieder bei null beginnen musst.

Die Anwendung arbeitet stateless: Sie besitzt keine anwendungseigene Datenbank und legt deine Rechnungsdaten nicht dauerhaft als Kundenkonto, Entwurf oder Rechnungsarchiv ab. Der Server verarbeitet die übermittelten Angaben für den Import und die Erzeugung der gewünschten Datei. Anschließend erhältst du das Ergebnis direkt als Download. Deine erzeugte ZUGFeRD-PDF kann zugleich als lokale Wiedervorlage dienen, weil die strukturierten Rechnungsdaten in ihr eingebettet sind und später erneut ausgelesen werden können.

Dieser Artikel erklärt ausführlich:

warum das Thema E-Rechnung gerade jetzt wichtig ist,
was eine E-Rechnung von einer normalen PDF unterscheidet,
wie ZUGFeRD, Factur-X, EN 16931 und XML zusammenhängen,
wie du mit dem E-Rechnungs-Generator eine Rechnung erstellst,
wie deine Daten ohne anwendungseigene Datenbank verarbeitet werden,
wie du ein erzeugtes PDF später als Rechnungsvorlage wiederverwendest,
und worauf Freelancer, Selbstständige und Kleinunternehmer achten sollten.

Warum E-Rechnungen gerade jetzt wichtig sind

Deutschland hat die umsatzsteuerlichen Regeln für Rechnungen neu gefasst. Nach den aktuellen Informationen des Bundesministeriums der Finanzen gilt seit dem 1. Januar 2025 bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich die E-Rechnung als vorgesehener Standard. Betroffen ist der sogenannte B2B-Bereich, also beispielsweise eine Rechnung, die ein selbstständiger Dienstleister an ein anderes Unternehmen in Deutschland stellt.

Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen:

Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung verwenden.
Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsfrist nach den derzeitigen Regelungen bis zum Ende des Jahres 2027.
Nach dem Ablauf der Übergangsfristen wird die E-Rechnung für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze zum regulären Pflichtformat.
E-Rechnungen empfangen können müssen inländische Unternehmen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025. Dafür kann laut Bundesfinanzministerium schon ein E-Mail-Postfach ausreichen.

Für Freelancer und Selbstständige ist es sinnvoll, die Übergangszeit nicht bis zum letzten Tag auszureizen. Kunden können schon heute strukturierte Rechnungen verlangen oder bevorzugen, weil sie Rechnungsdaten direkt in Buchhaltungs-, ERP- oder Freigabesysteme übernehmen möchten. Wer sich frühzeitig mit E-Rechnungen beschäftigt, vermeidet später Zeitdruck und kann seine Abläufe schrittweise umstellen.

Die Umstellung ist nicht nur eine gesetzliche Formalität. Strukturierte Rechnungsdaten können Medienbrüche vermeiden. Der Empfänger muss Rechnungsnummer, Betrag, Umsatzsteuer, Leistungsdatum, Bankverbindung und Positionen nicht erneut aus einem PDF abtippen. Das reduziert manuelle Arbeit und mögliche Übertragungsfehler.

Hinweis: Dieser Artikel beschreibt die Funktionsweise der App und allgemeine Hintergründe. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfe bei besonderen Geschäftsvorfällen, Ausnahmen und Aufbewahrungspflichten die für dich geltenden Anforderungen mit einer fachkundigen Person.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach jede Rechnung, die elektronisch verschickt wird. Seit 2025 wird im deutschen Umsatzsteuerrecht klarer zwischen einer strukturierten E-Rechnung und einer sonstigen Rechnung unterschieden.

Eine einfache PDF-Rechnung ist in erster Linie für Menschen lesbar. Sie zeigt Text, Tabellen, Beträge und ein Layout. Für eine Software besteht sie aber zunächst aus einer grafischen oder textuellen Darstellung. Einzelne Werte müssten durch manuelle Eingabe, Texterkennung oder eine individuell entwickelte Analyse übernommen werden.

Eine strukturierte E-Rechnung enthält dieselben fachlichen Informationen in definierten Datenfeldern. Eine Software kann beispielsweise erkennen:

wer die Rechnung ausgestellt hat,
wer der Rechnungsempfänger ist,
welche Rechnungsnummer vergeben wurde,
wann Rechnung und Leistung datiert sind,
welche Positionen berechnet werden,
welche Netto- und Steuerbeträge gelten,
welcher Gesamtbetrag fällig ist,
welche Bankverbindung verwendet werden soll,
und bis wann die Rechnung bezahlt werden muss.

Diese maschinenlesbaren Angaben werden typischerweise als XML dargestellt. XML ist eine textbasierte Auszeichnungssprache, mit der Daten eindeutig strukturiert und von unterschiedlichen Softwaresystemen verarbeitet werden können.

Warum ein normales PDF keine strukturierte E-Rechnung ist

Ein gewöhnliches PDF kann zwar digital erstellt, per E-Mail verschickt und am Bildschirm gelesen werden. Ohne strukturierten Datenteil erfüllt es nach der seit 2025 geltenden Definition jedoch nicht automatisch die Voraussetzungen einer E-Rechnung. Das Bundesministerium der Finanzen bezeichnet Papierdokumente und unstrukturierte elektronische Formate wie einfache PDF-Dateien als sonstige Rechnungen.

Das bedeutet nicht, dass PDF als Darstellung verschwindet. Viele Menschen möchten eine Rechnung weiterhin öffnen, ansehen, ausdrucken oder visuell prüfen. Ein hybrides Format verbindet deshalb eine lesbare PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten. Genau das ist die Grundidee von ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat. Es verbindet zwei Darstellungen in einer Datei:

eine visuell lesbare PDF-Rechnung für Menschen,
strukturierte XML-Rechnungsdaten für Software.

Du kannst die Datei wie eine normale PDF öffnen. Gleichzeitig kann kompatible Buchhaltungssoftware den eingebetteten XML-Datensatz auslesen. So eignet sich das Dokument sowohl für die klassische Sichtprüfung als auch für eine automatisierte Weiterverarbeitung.

Der E-Rechnungs-Generator erstellt zunächst eine lesbare Rechnung als PDF. Anschließend werden die strukturierten Rechnungsdaten mithilfe des Mustangproject-ZUGFeRD-Exporters in das Dokument eingebettet. Der Export verwendet dabei das EN-16931-Profil. Das Ergebnis ist eine hybride Rechnung: PDF und XML gehören zusammen und werden als eine PDF-Datei heruntergeladen.

Diese Kombination ist besonders praktisch für kleine Unternehmen und Selbstständige. Du kannst deinem Kunden ein vertrautes PDF senden, ohne auf einen maschinenlesbaren Rechnungsdatensatz verzichten zu müssen.

Was bedeuten Factur-X und PDF/A-3?

Factur-X ist die französisch-deutsche Bezeichnung beziehungsweise Ausprägung des hybriden Rechnungsansatzes, der eng mit ZUGFeRD verbunden ist. In der technischen Umsetzung der App wird das Factur-X-/EN-16931-Profil des Mustangproject verwendet.

Das Einbetten einer XML-Datei in eine Rechnung basiert technisch auf einem PDF/A-3-orientierten Exportverfahren. PDF/A ist eine Formatfamilie für langfristig reproduzierbare PDF-Dokumente. PDF/A-3 erlaubt es, zusätzliche Dateien wie XML in das PDF einzubetten.

Für Anwender ist vor allem das Ergebnis wichtig:

Die Rechnung bleibt visuell lesbar.
Die strukturierten Daten reisen zusammen mit der PDF.
Kompatible Software kann die eingebetteten Rechnungsinformationen auslesen.
Die erzeugte Datei kann später erneut in den E-Rechnungs-Generator importiert werden.

Wie bei jedem elektronischen Rechnungsformat empfiehlt es sich, produktiv versendete Dateien zusätzlich mit einem geeigneten E-Rechnungsvalidator zu prüfen. Die App ersetzt keine externe Zertifizierung und gibt keine Garantie für jeden denkbaren steuerlichen oder branchenspezifischen Sonderfall.

Was ist EN 16931?

Die europäische Normenreihe EN 16931 beschreibt ein semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen. Vereinfacht gesagt legt sie fest, welche fachlichen Informationen eine strukturierte Rechnung enthalten kann und wie diese Informationen eindeutig verstanden werden.

Die Norm schafft eine gemeinsame Grundlage für unterschiedliche E-Rechnungsformate. Anstatt dass jede Software Rechnungsnummern, Steuerbeträge oder Zahlungsinformationen anders interpretiert, können definierte Geschäftsbegriffe verwendet werden.

Typische Inhalte des strukturierten Datensatzes sind:

Rechnungsnummer und Rechnungsdatum,
Verkäufer und Käufer,
Steueridentifikationsdaten,
Liefer- oder Leistungsdatum,
Rechnungspositionen,
Mengen und Einheiten,
Nettopreise und Steuersätze,
Netto-, Steuer- und Bruttosummen,
Zahlungsziel und Fälligkeitsdatum,
Bankverbindung,
Buyer Reference oder Leitweg-ID.

Der E-Rechnungs-Generator verwendet für seine Exporte ein EN-16931-Profil. Neben der hybriden ZUGFeRD-PDF kann ein separater XML-Datensatz erzeugt werden. Dieser XML-Export ist vor allem dann hilfreich, wenn ein Empfänger ausdrücklich eine maschinenlesbare Datei verlangt und keine zusätzliche PDF-Darstellung benötigt.

ZUGFeRD, EN-16931-XML und XRechnung: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe werden häufig gemeinsam gesucht, bezeichnen aber nicht exakt dasselbe.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Die strukturierte XML ist in eine visuell lesbare PDF eingebettet. Der Rechnungsempfänger erhält dadurch eine Datei für Mensch und Maschine.

EN-16931-XML

Eine EN-16931-basierte XML-Datei konzentriert sich auf die strukturierten Rechnungsdaten. Sie ist für die automatische Verarbeitung gedacht und besitzt nicht automatisch eine komfortable visuelle Darstellung. Zum Lesen kann ein E-Rechnungsviewer eingesetzt werden.

XRechnung

XRechnung ist eine in Deutschland gebräuchliche, von der Koordinierungsstelle für IT-Standards betreute Konkretisierung für strukturierte Rechnungen. Sie wird insbesondere im Umfeld öffentlicher Auftraggeber verwendet und besitzt zusätzliche Geschäftsregeln. Eine beliebige EN-16931-XML-Datei sollte daher nicht ungeprüft mit einer vollständig validierten XRechnung gleichgesetzt werden.

Die App erzeugt einen separaten XML-Export mit dem EN-16931-Profil des verwendeten Mustangproject-Providers. Wenn dein Auftraggeber ausdrücklich eine XRechnung nach einer bestimmten Version oder für ein bestimmtes Behördenportal verlangt, solltest du die erzeugte Datei vor der Einreichung mit dem dafür vorgesehenen Validator und den Anforderungen des Empfängers prüfen.

Für wen eignet sich der E-Rechnungs-Generator?

Der E-Rechnungs-Generator richtet sich vor allem an Personen, die regelmäßig überschaubare und ähnlich aufgebaute Rechnungen in Euro erstellen:

Freelancer,
Freiberufler,
Solo-Selbstständige,
Kleinunternehmer,
kleine Dienstleistungsunternehmen,
Auftragnehmer mit wiederkehrenden Kunden,
und Nutzer, die eine einfache E-Rechnung ohne umfangreiche Buchhaltungssoftware erstellen möchten.

Die App ist besonders nützlich, wenn du nur einige Rechnungen pro Monat schreibst oder deine Rechnungen bisher manuell erzeugt hast. Statt ein vollständiges ERP- oder Buchhaltungssystem einzurichten, kannst du die notwendigen Angaben in einem kompakten Webformular erfassen.

Die Anwendung ist dagegen kein Rechnungsarchiv, keine Kundenverwaltung und keine vollständige Finanzbuchhaltung. Sie verwaltet keine fortlaufenden Nummernkreise, versendet keine Rechnungen automatisch und übermittelt keine Dateien direkt an Behördenportale oder Peppol-Netzwerke. Diese klare Begrenzung ist Teil des stateless Ansatzes.

E-Rechnung Schritt für Schritt erstellen

1. Absenderdaten eintragen

Zuerst erfasst du die Angaben des Rechnungsausstellers. Dazu gehören:

Name oder Firmenname,
Straße und Hausnummer,
Postleitzahl und Ort,
Steuernummer,
optional die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
IBAN und optional BIC,
optional E-Mail-Adresse und Telefonnummer.

Diese Angaben erscheinen in der lesbaren Rechnung und werden, soweit vom Datenmodell unterstützt, auch in den strukturierten Rechnungsdatensatz übernommen.

2. Empfängerdaten ergänzen

Danach trägst du Name, Anschrift und gegebenenfalls Umsatzsteuer-ID des Kunden ein. Zusätzlich steht ein Feld für die Buyer Reference zur Verfügung. Bei Rechnungen an eine Behörde kann dort eine Leitweg-ID eingetragen werden, sofern der öffentliche Auftraggeber sie verlangt.

Im normalen B2B-Geschäft zwischen Unternehmen ist eine Leitweg-ID grundsätzlich nicht erforderlich. Eine Buyer Reference kann dennoch hilfreich sein, wenn dein Kunde beispielsweise eine Bestellnummer, Projektnummer, Kostenstelle oder Lieferantennummer für die interne Zuordnung vorgibt.

3. Rechnungsdaten festlegen

Im Bereich der Rechnungsmetadaten gibst du an:

Betreff,
eindeutige Rechnungsnummer,
Rechnungsdatum,
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum,
Zahlungsziel in Tagen.

Aus Rechnungsdatum und Zahlungsziel berechnet die App das Fälligkeitsdatum. Für den Leistungsbezug kannst du entweder ein einzelnes Datum oder einen vollständigen Zeitraum verwenden.

Die Rechnungsnummer musst du selbst nach deinem betrieblichen Nummernsystem vergeben. Die App speichert keinen Nummernkreis und prüft nicht, welche Rechnungsnummer du zuvor verwendet hast.

4. Rechnungspositionen erfassen

Für jede Leistung legst du eine Position an. Unterstützt werden:

Menge,
Einheit,
Beschreibung,
Netto-Einzelpreis,
Umsatzsteuersatz.

Als Einheiten stehen Stück, Stunden, Tag und Pauschale zur Verfügung. Positionen lassen sich hinzufügen, kopieren oder entfernen. Das Kopieren ist praktisch, wenn sich mehrere Leistungen nur in Beschreibung, Menge oder Preis unterscheiden.

Die Weboberfläche berechnet während der Eingabe die Netto-, Umsatzsteuer- und Bruttosummen. Beim Export werden die Beträge zusätzlich serverseitig neu berechnet. Unterstützt werden die Umsatzsteuersätze 19 Prozent, 7 Prozent und 0 Prozent.

5. Kleinunternehmerregelung auswählen

Wenn du die Kleinunternehmeroption nach § 19 UStG aktivierst, setzt die App die Rechnungspositionen auf 0 Prozent Umsatzsteuer und nimmt einen entsprechenden Hinweis in die Rechnung auf.

Kleinunternehmer sollten beachten: Nach den aktuellen BMF-Informationen sind Leistungen von Kleinunternehmern von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie müssen E-Rechnungen aber grundsätzlich empfangen können. Eine strukturierte Rechnung kann dennoch freiwillig sinnvoll sein, etwa wenn Geschäftskunden ein maschinenlesbares Format bevorzugen.

Ob die Kleinunternehmerregelung in deinem konkreten Fall anwendbar ist und welche Formulierung erforderlich ist, solltest du im Zweifel steuerlich prüfen lassen.

6. Exportformat wählen

Zum Abschluss kannst du zwischen zwei Ausgabearten wählen:

ZUGFeRD-PDF: eine lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten,
XML: ein separater strukturierter Rechnungsdatensatz auf Basis des EN-16931-Profils.

Nach dem Absenden validiert die App die Formulardaten, erzeugt die Datei im Arbeitsspeicher und liefert sie direkt als Download aus. Der Dateiname enthält Rechnungsnummer und Kundenname, damit sich das Dokument leichter zuordnen lässt.

Vorhandene Rechnung importieren und als Vorlage verwenden

Der größte praktische Zeitgewinn entsteht häufig nicht beim ersten Export, sondern bei der nächsten Rechnung. Viele Freelancer schreiben jeden Monat Rechnungen an dieselben Kunden. Absender, Anschrift, Bankverbindung, Ansprechpartner und ein großer Teil der Positionen ändern sich kaum.

Statt alles erneut einzutragen, kannst du eine vorhandene ZUGFeRD-PDF oder eine unterstützte XML-Rechnung hochladen. Der Server liest den strukturierten Rechnungsdatensatz aus und füllt das Formular soweit möglich wieder aus.

Übernommen werden können unter anderem:

Absendername und Anschrift,
Steuernummer und Umsatzsteuer-ID,
erste enthaltene Bankverbindung,
E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
Empfängername und Empfängeranschrift,
Buyer Reference,
Rechnungsnummer und Rechnungsdatum,
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum,
Zahlungsziel,
Betreff und Hinweise,
Rechnungspositionen mit Menge, Einheit, Preis und Steuersatz.

Danach passt du nur noch die veränderlichen Angaben an. Typischerweise sind das:

die neue Rechnungsnummer,
das aktuelle Rechnungsdatum,
das neue Leistungsdatum,
die tatsächlich geleisteten Stunden oder Mengen,
einzelne Beschreibungen,
und gegebenenfalls der Preis.

Anschließend exportierst du die neue Rechnung wieder als ZUGFeRD-PDF oder EN-16931-XML. So wird die zuletzt erzeugte Datei zu deiner lokal gespeicherten Rechnungsvorlage, ohne dass die App selbst ein Kundenkonto oder eine Vorlagendatenbank betreiben muss.

Warum die PDF als Wiedervorlage besonders praktisch ist

Bei einer klassischen Vorlagenfunktion würde eine Anwendung deine Kunden- und Rechnungsdaten dauerhaft in einer Datenbank speichern. Der E-Rechnungs-Generator verfolgt einen anderen Ansatz: Die von dir heruntergeladene Datei trägt die wiederverwendbaren strukturierten Daten bereits in sich.

Das bringt mehrere Vorteile:

Du entscheidest selbst, wo du die Rechnung ablegst.
Du kannst deine vorhandene Ordnerstruktur, Cloudablage oder Dokumentenverwaltung verwenden.
Die App benötigt kein Benutzerkonto für deine Vorlagen.
Du musst Stammdaten bei ähnlichen Folgerechnungen nicht erneut eingeben.
PDF-Darstellung und XML-Daten bleiben in einer ZUGFeRD-Datei zusammen.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Wiedervorlage und Archivierung. Die Importfunktion erleichtert das erneute Ausfüllen des Formulars. Sie ersetzt jedoch kein revisionssicheres Archiv und keine gesetzlich erforderliche Aufbewahrungslösung.

Nach den aktuellen BMF-Informationen ist bei E-Rechnungen zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. Für umsatzsteuerliche Zwecke gilt derzeit grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Organisiere deine Originaldateien daher unabhängig von der App entsprechend deinen gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen.

Wie bleiben die Rechnungsdaten ohne dauerhafte Speicherung?

Bei Rechnungen geht es um sensible Geschäftsdaten: Namen, Anschriften, Steuerangaben, Preise, Leistungsbeschreibungen und Bankverbindungen. Deshalb ist es wichtig, genau zu verstehen, was „stateless“ bei dieser Anwendung bedeutet.

Der E-Rechnungs-Generator besitzt:

keine anwendungseigene Rechnungsdatenbank,
keine Benutzerkonten mit gespeicherten Stammdaten,
keine dauerhafte Entwurfsverwaltung,
kein internes Rechnungsarchiv,
keine dauerhaft gespeicherte Vorlagenbibliothek.

Wenn du eine Rechnung erstellst, sendet dein Browser die Formulardaten an den Server. Der Server prüft die Eingaben, berechnet die Summen und erzeugt daraus PDF und XML. Die fertige Datei wird unmittelbar an deinen Browser zurückgegeben. Beim Import wird die ausgewählte PDF- oder XML-Datei ebenfalls an den Server übertragen, dort für diesen Vorgang eingelesen und in Formulardaten umgewandelt.

Die Anwendung selbst schreibt diese Rechnungsdaten nicht in eine Datenbank und speichert sie nicht als später abrufbaren Datensatz. Sobald du die fertige Datei heruntergeladen hast, liegt die dauerhafte Ablage bei dir.

Das ist präziser als die Aussage, sämtliche Verarbeitung finde ausschließlich lokal im Browser statt. Bei der öffentlich bereitgestellten Web-App werden Import und Export serverseitig verarbeitet. Wer die Anwendung selbst lokal oder im eigenen Netzwerk betreibt, kann diese Verarbeitung innerhalb der eigenen Infrastruktur durchführen.

Wie bei jedem Webdienst können außerhalb der eigentlichen Anwendung technische Infrastruktur- oder Zugriffsprotokolle eine Rolle spielen. Der stateless Ansatz beschreibt, dass die App keine Rechnungsinhalte als Geschäftsdatenbestand persistiert. Er ersetzt keine Prüfung der Datenschutz- und Hostingbedingungen der jeweils verwendeten Installation.

Lokale E-Rechnung durch Self-Hosting erstellen

Wenn du möchtest, dass auch die serverseitige Verarbeitung in deiner eigenen Umgebung stattfindet, kannst du den E-Rechnungs-Generator selbst betreiben. Die Anwendung basiert auf Java 17, Spring Boot und Thymeleaf und kann direkt mit Maven oder über Docker gestartet werden.

Für einen lokalen Start mit Maven benötigst du Java 17 und Maven 3.9 oder neuer:

mvn spring-boot:run

Danach erreichst du die App unter:

http://localhost:8080

Alternativ kannst du ein Docker-Image bauen und als Container starten:

docker build -t erechnung:latest .
docker run --rm -p 8080:8080 erechnung:latest

Beim Self-Hosting werden Formular, Import und Export auf dem eigenen Rechner, Server oder innerhalb des eigenen Netzes verarbeitet. Für öffentlich erreichbare Installationen sollten HTTPS über einen Reverse Proxy, ein starkes Passwort und die allgemeinen Anforderungen an einen sicheren Serverbetrieb berücksichtigt werden.

Vorteile für Freelancer und Selbstständige

Weniger wiederholte Dateneingabe

Die meisten Rechnungen bestehen zu einem großen Teil aus bereits bekannten Angaben. Durch den Import einer vorhandenen Rechnung kannst du diese Angaben als Ausgangspunkt für die nächste Rechnung nutzen.

Kein umfangreiches Buchhaltungssystem erforderlich

Wer nur strukturierte Ausgangsrechnungen erzeugen möchte, benötigt nicht zwangsläufig eine komplette Warenwirtschaft. Die App konzentriert sich auf einen klaren Ablauf: Daten erfassen, prüfen und exportieren.

Lesbares PDF und strukturierte Daten in einer Datei

ZUGFeRD verbindet das gewohnte PDF mit einer eingebetteten XML. Dein Kunde kann die Rechnung ansehen und bei entsprechender Software automatisch verarbeiten.

Transparente Datenhaltung

Es gibt keine anwendungseigene Datenbank mit dauerhaft gespeicherten Rechnungsentwürfen. Die erzeugte Datei wird von dir selbst abgelegt und kann später wieder importiert werden.

Automatische Berechnung

Netto, Umsatzsteuer und Brutto werden aus den Rechnungspositionen berechnet. Unterschiedliche unterstützte Steuersätze werden getrennt zusammengefasst.

Unterstützung wiederkehrender Leistungen

Gerade bei monatlichen Beratungsleistungen, Entwicklungsstunden, Designarbeiten oder festen Servicepauschalen unterscheiden sich Rechnungen häufig nur in wenigen Details. Positionen können kopiert und importierte Daten gezielt angepasst werden.

Welche Grenzen hat die App?

Ein seriöser E-Rechnungs-Generator sollte nicht mehr versprechen, als er tatsächlich leistet. Die Anwendung ist bewusst schlank und deckt typische, einfache Rechnungen deutscher Freelancer und Selbstständiger ab.

Derzeit solltest du insbesondere folgende Grenzen beachten:

Rechnungen werden in Euro erstellt.
Absender und Empfänger werden als deutsche Parteien abgebildet.
Unterstützt werden 19 Prozent, 7 Prozent und 0 Prozent Umsatzsteuer.
Verfügbar sind die Einheiten Stück, Stunden, Tag und Pauschale.
Es gibt keine dauerhafte Kunden-, Vorlagen- oder Rechnungsverwaltung.
Rechnungsnummern werden nicht automatisch fortlaufend verwaltet.
Die App übernimmt keine GoBD-konforme oder revisionssichere Archivierung.
Rechnungen werden nicht automatisch per E-Mail, Peppol oder Behördenportal versendet.
Spezielle Fälle wie Gutschriften, Stornorechnungen, Rabatte, Zuschläge, Abschlagsrechnungen und Fremdwährungen werden nicht als eigener Workflow unterstützt.
Eine fachliche Prüfung sämtlicher Pflichtangaben und Sonderfälle bleibt in der Verantwortung des Rechnungsausstellers.
Eine externe technische Validierung des fertigen Dokuments ist für den produktiven Einsatz empfehlenswert.

Wenn dein Rechnungsfall komplexer ist, dein Kunde eine bestimmte XRechnung-Version verlangt oder ein Portal zusätzliche Geschäftsregeln prüft, solltest du eine darauf spezialisierte Lösung oder einen passenden Validator einsetzen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Wie kann ich eine E-Rechnung erstellen?

Mit dem E-Rechnungs-Generator trägst du Absender, Empfänger, Rechnungsdaten und Positionen in ein Webformular ein. Anschließend wählst du eine ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten XML-Daten oder einen separaten EN-16931-XML-Export und lädst die erzeugte Datei herunter.

Ist eine PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Ein einfaches, unstrukturiertes PDF gilt für Umsätze ab dem 1. Januar 2025 grundsätzlich nicht mehr als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Eine E-Rechnung benötigt ein strukturiertes elektronisches Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Eine ZUGFeRD-PDF enthält dafür zusätzlich maschinenlesbare XML-Daten.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Dokument. Sie besteht aus einer sichtbaren PDF-Rechnung und einem darin eingebetteten strukturierten XML-Datensatz. Menschen können die PDF lesen, während Software die XML verarbeiten kann.

Wo befindet sich die XML in einer ZUGFeRD-PDF?

Die XML-Datei ist als eingebettete Datei im PDF-Dokument enthalten. Bei einem normalen Öffnen der Rechnung siehst du vor allem die gestaltete PDF. E-Rechnungssoftware und geeignete Prüfwerkzeuge können den XML-Anhang erkennen und auslesen.

Was ist der Vorteil von PDF plus XML?

Die PDF bietet eine vertraute visuelle Darstellung. Die XML ermöglicht die automatische Übernahme von Rechnungsdaten. Dadurch eignet sich eine hybride E-Rechnung sowohl für manuelle Kontrollen als auch für digitale Buchhaltungsprozesse.

Werden meine Rechnungsdaten gespeichert?

Die App besitzt keine anwendungseigene Datenbank und speichert Rechnungsdaten nicht dauerhaft als Konto, Entwurf oder Archiv. Formulardaten und hochgeladene Dateien werden für Import beziehungsweise Export an den Server übertragen und dort für den jeweiligen Vorgang verarbeitet. Das erzeugte Ergebnis wird direkt heruntergeladen und von dir selbst gespeichert.

Bleiben die Daten ausschließlich auf meinem Computer?

Bei Nutzung einer öffentlich gehosteten Instanz nicht vollständig: Import und Export werden vom Server verarbeitet. Es findet jedoch keine anwendungseigene dauerhafte Speicherung der Rechnungsdaten statt. Wenn du die App selbst auf deinem Computer oder in deinem Netzwerk betreibst, bleibt auch die serverseitige Verarbeitung in deiner eigenen Umgebung.

Kann ich eine alte Rechnung als Vorlage verwenden?

Ja. Du kannst eine unterstützte ZUGFeRD-PDF oder XML-Rechnung importieren. Erkannte Absender-, Empfänger-, Rechnungs- und Positionsdaten werden in das Formular übernommen. Danach änderst du beispielsweise Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum und Mengen und erzeugst eine neue Rechnung.

Speichert die App meine Rechnungsvorlagen?

Nein. Es gibt keine dauerhafte Vorlagenverwaltung. Stattdessen speicherst du die erzeugte ZUGFeRD-PDF selbst. Weil sie strukturierte XML-Daten enthält, kann sie später erneut importiert und als Wiedervorlage genutzt werden.

Eignet sich die App für wiederkehrende Rechnungen?

Ja, insbesondere wenn sich Rechnungen nur in einzelnen Positionen, Mengen oder Datumsangaben unterscheiden. Die App erzeugt jedoch keine Rechnungen automatisch in einem Zeitplan. Du importierst eine vorhandene Datei, passt sie an und exportierst die neue Rechnung manuell.

Können Kleinunternehmer eine E-Rechnung erstellen?

Die App besitzt eine Option für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG und erstellt Positionen ohne Umsatzsteuerausweis. Nach aktuellen BMF-Informationen sind Leistungen von Kleinunternehmern von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen; empfangen können müssen sie E-Rechnungen grundsätzlich trotzdem. Eine freiwillige strukturierte Rechnung kann für Geschäftskunden dennoch nützlich sein.

Benötige ich für eine B2B-E-Rechnung eine Leitweg-ID?

Im normalen B2B-Bereich grundsätzlich nicht. Eine Leitweg-ID wird insbesondere für Rechnungen an Behörden verwendet. Das Feld Buyer Reference kann im B2B-Bereich auch für eine vom Kunden verlangte interne Referenz genutzt werden.

Ist EN-16931-XML dasselbe wie XRechnung?

Nicht automatisch. EN 16931 stellt die europäische semantische Grundlage bereit. XRechnung konkretisiert diese Grundlage für bestimmte deutsche Anforderungen und ergänzt Geschäftsregeln. Wenn ein Empfänger ausdrücklich eine XRechnung verlangt, sollte die Datei gegen die verlangte XRechnung-Version validiert werden.

Muss ich eine E-Rechnung validieren?

Das Bundesministerium der Finanzen empfiehlt eine Validierung, weil sie auf fehlende oder unlogische Pflichtangaben hinweisen kann. Sie hilft dabei, technische Fehler vor Versand und Verarbeitung zu erkennen. Für Behördenportale oder kundenspezifische Anforderungen ist die Prüfung mit dem jeweils vorgesehenen Validator besonders wichtig.

Archiviert der E-Rechnungs-Generator meine Rechnungen rechtssicher?

Nein. Die App erzeugt und importiert Rechnungsdateien, übernimmt aber keine revisionssichere oder GoBD-konforme Archivierung. Du musst die Originaldateien selbst entsprechend den für dich geltenden gesetzlichen Anforderungen aufbewahren.

Kann ich die App lokal betreiben?

Ja. Die Spring-Boot-Anwendung kann mit Java und Maven oder als Docker-Container gestartet werden. Dadurch findet die serverseitige Verarbeitung auf deiner eigenen Infrastruktur statt.

Fazit: Jetzt auf strukturierte Rechnungen vorbereiten

Die E-Rechnung verändert nicht nur das Dateiformat, sondern den gesamten Umgang mit Rechnungsdaten. Während eine herkömmliche PDF hauptsächlich zum Lesen gedacht ist, kann eine strukturierte E-Rechnung direkt von Software verarbeitet werden. Das spart manuelle Erfassung, vermeidet Medienbrüche und bereitet Freelancer und Selbstständige auf die zunehmenden gesetzlichen und geschäftlichen Anforderungen vor.

Der E-Rechnungs-Generator bietet dafür einen pragmatischen Einstieg:

Rechnungsdaten übersichtlich im Browser erfassen,
Summen automatisch berechnen,
ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten XML-Daten erstellen,
separaten EN-16931-XML-Datensatz exportieren,
vorhandene Rechnungen als Wiedervorlage importieren,
und ohne anwendungseigene Rechnungsdatenbank arbeiten.

Besonders hilfreich ist die Wiederverwendung: Die erzeugte ZUGFeRD-PDF ist nicht nur das fertige Rechnungsdokument, sondern kann bei der nächsten ähnlichen Rechnung wieder als Datenquelle dienen. Du bewahrst die Datei selbst auf, importierst sie bei Bedarf und passt nur noch die Angaben an, die sich tatsächlich geändert haben.

Die Live-Anwendung ist unter rechnung.dokubasis.de erreichbar. Für eine Verarbeitung in der eigenen Umgebung kann die Anwendung lokal oder auf eigener Infrastruktur betrieben werden.

Weiterführende offizielle Informationen

Stand der rechtlichen Erläuterungen: August 2026. Gesetzliche Vorgaben und technische Standards können sich ändern. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen gesetzlichen Regelungen, Verwaltungsanweisungen und Anforderungen des Rechnungsempfängers.