Créer une facture électronique : générer facilement un PDF ZUGFeRD et un XML EN 16931 pour les freelances et les indépendants

Pendant longtemps, créer une facture au format PDF et l’envoyer par e-mail était la méthode habituelle pour de nombreux freelances, professionnels libéraux et travailleurs indépendants. Toutefois, depuis le 1er janvier 2025, un PDF ordinaire ne suffit plus systématiquement pour être considéré comme une facture électronique au sens de la législation sur la TVA. Une véritable facture électronique doit contenir ses données de facturation dans un format structuré et lisible par machine, et permettre un traitement électronique automatisé.

C’est précisément là qu’intervient le générateur de factures électroniques. L’application web vous aide à saisir les données de facturation dans un formulaire clair, puis à générer soit un PDF ZUGFeRD hybride avec des données de facturation XML intégrées, soit un fichier XML EN 16931 distinct. Vous pouvez également réimporter des factures PDF ZUGFeRD et XML existantes. De nombreuses informations sont ainsi reprises dans le formulaire, au lieu de devoir repartir de zéro pour chaque facture similaire.

L’application fonctionne sans état : elle ne possède pas de base de données propre et ne conserve pas durablement vos données de facturation sous la forme d’un compte client, d’un brouillon ou d’une archive de factures. Le serveur traite les informations transmises afin d’importer et de générer le fichier souhaité. Vous obtenez ensuite directement le résultat sous forme de téléchargement. Le PDF ZUGFeRD généré peut également servir de modèle local à réutiliser, car les données de facturation structurées y sont intégrées et peuvent être relues ultérieurement.

Cet article explique en détail :

pourquoi le sujet de la facture électronique est particulièrement important aujourd’hui,
ce qui distingue une facture électronique d’un PDF ordinaire,
comment ZUGFeRD, Factur-X, EN 16931 et XML sont liés,
comment créer une facture avec le générateur de factures électroniques,
comment vos données sont traitées sans base de données propre à l’application,
comment réutiliser ultérieurement un PDF généré comme modèle de facture,
et les points auxquels les freelances, les indépendants et les petites entreprises doivent prêter attention.

Pourquoi les factures électroniques sont particulièrement importantes aujourd’hui

L’Allemagne a remanié les règles relatives aux factures en matière de TVA. Selon les informations actuelles du ministère fédéral allemand des Finances, la facture électronique constitue depuis le 1er janvier 2025 le standard prévu par principe pour les opérations entre entreprises établies en Allemagne. Le secteur dit B2B est concerné, par exemple lorsqu’un prestataire indépendant facture une autre entreprise en Allemagne.

Des dispositions transitoires s’appliquent à l’émission :

Du 1er janvier 2025 au 31 décembre 2026, les émetteurs peuvent encore, en principe, utiliser une autre forme de facture.
Selon la réglementation actuelle, lorsque le chiffre d’affaires de l’année précédente ne dépasse pas 800 000 euros, cette période transitoire est prolongée jusqu’à la fin de l’année 2027.
À l’issue des périodes transitoires, la facture électronique deviendra le format obligatoire habituel pour les opérations B2B nationales concernées.
Les entreprises établies en Allemagne doivent, en principe, être en mesure de recevoir des factures électroniques depuis le 1er janvier 2025. Selon le ministère fédéral allemand des Finances, une boîte de réception électronique peut déjà suffire à cette fin.

Pour les freelances et les indépendants, il est judicieux de ne pas attendre le dernier jour de la période transitoire. Dès aujourd’hui, des clients peuvent exiger ou privilégier des factures structurées, car ils souhaitent importer directement les données de facturation dans leurs systèmes de comptabilité, ERP ou validation. Se familiariser suffisamment tôt avec les factures électroniques permet d’éviter par la suite les contraintes de temps et d’adapter progressivement ses processus.

Cette transition n’est pas une simple formalité légale. Les données de facturation structurées peuvent éviter les ruptures de support. Le destinataire n’a pas à ressaisir depuis un PDF le numéro de facture, le montant, la TVA, la date de prestation, les coordonnées bancaires et les postes. Cela réduit le travail manuel et les risques d’erreurs de transcription.

Remarque : cet article décrit le fonctionnement de l’application et fournit des informations générales. Il ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. Pour les opérations particulières, les exceptions et les obligations de conservation, vérifiez les exigences qui vous sont applicables auprès d’une personne compétente.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique n’est pas simplement une facture quelconque envoyée par voie électronique. Depuis 2025, la législation allemande sur la TVA distingue plus clairement une facture électronique structurée d’une autre forme de facture.

Une facture PDF simple est avant tout lisible par des personnes. Elle présente du texte, des tableaux, des montants et une mise en page. Mais pour un logiciel, elle consiste d’abord en une représentation graphique ou textuelle. Les différentes valeurs devraient être récupérées par saisie manuelle, reconnaissance de texte ou analyse développée sur mesure.

Une facture électronique structurée contient les mêmes informations métier dans des champs de données définis. Un logiciel peut par exemple identifier :

qui a émis la facture,
qui est le destinataire de la facture,
quel numéro de facture a été attribué,
à quelles dates la facture et la prestation se rapportent,
quels postes sont facturés,
quels montants nets et montants de taxe s’appliquent,
quel montant total est dû,
quelles coordonnées bancaires doivent être utilisées,
et jusqu’à quelle date la facture doit être payée.

Ces informations lisibles par machine sont généralement représentées au format XML. XML est un langage de balisage textuel qui permet de structurer les données sans ambiguïté et de les traiter avec différents systèmes logiciels.

Pourquoi un PDF ordinaire n’est pas une facture électronique structurée

Un PDF ordinaire peut certes être créé numériquement, envoyé par e-mail et lu sur un écran. Toutefois, sans partie structurée contenant les données, il ne remplit pas automatiquement les conditions d’une facture électronique selon la définition en vigueur depuis 2025. Le ministère fédéral allemand des Finances qualifie les documents papier et les formats électroniques non structurés tels que les fichiers PDF simples d’autres factures.

Cela ne signifie pas que le PDF va disparaître en tant que représentation. De nombreuses personnes souhaitent toujours pouvoir ouvrir, consulter, imprimer ou contrôler visuellement une facture. Un format hybride associe donc un PDF lisible à des données XML lisibles par machine. C’est précisément le principe fondamental de ZUGFeRD, ou Factur-X.

Qu’est-ce que ZUGFeRD ?

ZUGFeRD est un format hybride de facture électronique. Il réunit deux représentations dans un même fichier :

une facture PDF visuellement lisible par les personnes,
des données de facturation XML structurées pour les logiciels.

Vous pouvez ouvrir le fichier comme un PDF ordinaire. Dans le même temps, un logiciel de comptabilité compatible peut lire le jeu de données XML intégré. Le document convient ainsi aussi bien au contrôle visuel classique qu’à un traitement automatisé ultérieur.

Le générateur de factures électroniques crée d’abord une facture lisible au format PDF. Les données de facturation structurées sont ensuite intégrées au document à l’aide de l’exportateur ZUGFeRD de Mustangproject. L’exportation utilise le profil EN 16931. Le résultat est une facture hybride : le PDF et le XML vont de pair et sont téléchargés sous la forme d’un seul fichier PDF.

Cette combinaison est particulièrement pratique pour les petites entreprises et les indépendants. Vous pouvez envoyer à votre client un PDF familier sans renoncer à un jeu de données de facturation lisible par machine.

Que signifient Factur-X et PDF/A-3 ?

Factur-X est la désignation ou la déclinaison franco-allemande de l’approche de facturation hybride, étroitement liée à ZUGFeRD. Dans la mise en œuvre technique de l’application, le profil Factur-X/EN 16931 de Mustangproject est utilisé.

Sur le plan technique, l’intégration d’un fichier XML dans une facture repose sur un processus d’exportation orienté PDF/A-3. PDF/A est une famille de formats destinée aux documents PDF reproductibles à long terme. PDF/A-3 permet d’intégrer au PDF des fichiers supplémentaires tels que des fichiers XML.

Pour les utilisateurs, c’est avant tout le résultat qui importe :

La facture reste visuellement lisible.
Les données structurées sont transmises avec le PDF.
Un logiciel compatible peut lire les informations de facturation intégrées.
Le fichier généré peut être réimporté ultérieurement dans le générateur de factures électroniques.

Comme pour tout format de facture électronique, il est recommandé de contrôler en plus les fichiers destinés à un envoi réel à l’aide d’un validateur de factures électroniques approprié. L’application ne remplace pas une certification externe et n’apporte aucune garantie pour tous les cas fiscaux ou sectoriels particuliers envisageables.

Qu’est-ce que la norme EN 16931 ?

La série de normes européennes EN 16931 décrit un modèle sémantique de données pour les factures électroniques. En termes simples, elle définit les informations métier qu’une facture structurée peut contenir et la manière dont ces informations doivent être comprises sans ambiguïté.

La norme établit une base commune pour différents formats de factures électroniques. Au lieu que chaque logiciel interprète différemment les numéros de facture, les montants de taxe ou les informations de paiement, des concepts métier définis peuvent être utilisés.

Le jeu de données structuré contient généralement :

le numéro et la date de la facture,
le vendeur et l’acheteur,
les données d’identification fiscale,
la date de livraison ou de prestation,
les postes de la facture,
les quantités et les unités,
les prix nets et les taux de TVA,
les totaux nets, de taxe et bruts,
le délai et la date d’échéance du paiement,
les coordonnées bancaires,
la Buyer Reference ou Leitweg-ID.

Le générateur de factures électroniques utilise un profil EN 16931 pour ses exportations. En plus du PDF ZUGFeRD hybride, il permet de générer un jeu de données XML distinct. Cette exportation XML est particulièrement utile lorsqu’un destinataire exige expressément un fichier lisible par machine et n’a pas besoin d’une représentation PDF supplémentaire.

ZUGFeRD, XML EN 16931 et XRechnung : quelle est la différence ?

Ces termes font souvent l’objet de recherches conjointes, mais ils ne désignent pas exactement la même chose.

ZUGFeRD

ZUGFeRD est un format hybride. Le XML structuré est intégré à un PDF visuellement lisible. Le destinataire reçoit ainsi un fichier destiné à la fois aux personnes et aux machines.

XML EN 16931

Un fichier XML fondé sur la norme EN 16931 se concentre sur les données de facturation structurées. Il est destiné au traitement automatisé et ne dispose pas automatiquement d’une représentation visuelle pratique. Une visionneuse de factures électroniques peut être utilisée pour le lire.

XRechnung

XRechnung est une spécification de facturation structurée couramment utilisée en Allemagne et gérée par le Bureau de coordination des normes informatiques (KoSIT). Elle est notamment employée dans le contexte des donneurs d’ordre publics et comporte des règles métier supplémentaires. Un fichier XML EN 16931 quelconque ne doit donc pas être assimilé sans contrôle à une XRechnung entièrement validée.

L’application génère une exportation XML distincte avec le profil EN 16931 du fournisseur Mustangproject utilisé. Si votre donneur d’ordre exige expressément une XRechnung conforme à une version déterminée ou destinée à un portail administratif précis, vous devez contrôler le fichier généré avant son dépôt à l’aide du validateur prévu à cet effet et selon les exigences du destinataire.

À qui le générateur de factures électroniques est-il destiné ?

Le générateur de factures électroniques s’adresse principalement aux personnes qui créent régulièrement des factures en euros d’une complexité limitée et de structure similaire :

les freelances,
les membres des professions libérales,
les indépendants travaillant seuls,
les petites entreprises,
les petites entreprises de services,
les prestataires ayant des clients récurrents,
et les utilisateurs qui souhaitent créer une facture électronique simple sans logiciel de comptabilité complexe.

L’application est particulièrement utile si vous n’établissez que quelques factures par mois ou si vous avez jusqu’à présent créé vos factures manuellement. Au lieu de mettre en place un système ERP ou comptable complet, vous pouvez saisir les informations nécessaires dans un formulaire web compact.

En revanche, l’application n’est ni une archive de factures, ni un outil de gestion des clients, ni une comptabilité financière complète. Elle ne gère aucune séquence continue de numéros, n’envoie pas automatiquement les factures et ne transmet aucun fichier directement aux portails administratifs ou aux réseaux Peppol. Cette limitation claire fait partie intégrante de l’approche sans état.

Créer une facture électronique étape par étape

1. Saisir les données de l’émetteur

Vous saisissez d’abord les informations relatives à l’émetteur de la facture. Elles comprennent :

le nom ou la raison sociale,
la rue et le numéro,
le code postal et la ville,
le numéro fiscal,
éventuellement le numéro d’identification à la TVA,
l’IBAN et, éventuellement, le BIC,
éventuellement l’adresse e-mail et le numéro de téléphone.

Ces informations apparaissent sur la facture lisible et sont également reprises dans le jeu de données de facturation structuré, dans la mesure où le modèle de données le permet.

2. Ajouter les données du destinataire

Vous saisissez ensuite le nom, l’adresse et, le cas échéant, le numéro de TVA du client. Un champ est également disponible pour la Buyer Reference. Pour les factures adressées à une administration, une Leitweg-ID peut y être renseignée si le donneur d’ordre public l’exige.

Dans le cadre habituel des échanges B2B entre entreprises, une Leitweg-ID n’est en principe pas nécessaire. Une Buyer Reference peut néanmoins être utile si votre client impose, par exemple, un numéro de commande, un numéro de projet, un centre de coûts ou un numéro de fournisseur pour son classement interne.

3. Définir les données de la facture

Dans la section consacrée aux métadonnées de la facture, vous indiquez :

l’objet,
un numéro de facture unique,
la date de la facture,
la date ou la période de prestation,
le délai de paiement en jours.

L’application calcule la date d’échéance à partir de la date de facture et du délai de paiement. Pour la prestation, vous pouvez indiquer soit une date unique, soit une période complète.

Vous devez attribuer vous-même le numéro de facture conformément au système de numérotation de votre entreprise. L’application ne conserve aucune séquence de numéros et ne vérifie pas quel numéro de facture vous avez utilisé précédemment.

4. Saisir les postes de la facture

Vous créez un poste pour chaque prestation. Les éléments suivants sont pris en charge :

la quantité,
l’unité,
la description,
le prix unitaire net,
le taux de TVA.

Les unités disponibles sont la pièce, l’heure, le jour et le forfait. Les postes peuvent être ajoutés, copiés ou supprimés. La copie est pratique lorsque plusieurs prestations ne diffèrent que par leur description, leur quantité ou leur prix.

Pendant la saisie, l’interface web calcule les totaux nets, de TVA et bruts. Lors de l’exportation, les montants sont en outre recalculés côté serveur. Les taux de TVA pris en charge sont 19 %, 7 % et 0 %.

5. Sélectionner le régime des petites entreprises

Si vous activez l’option relative au régime des petites entreprises conformément à l’article 19 de l’UStG, l’application fixe le taux de TVA des postes de la facture à 0 % et ajoute une mention correspondante sur la facture.

Les petites entreprises doivent noter que, selon les informations actuelles du BMF, leurs prestations sont exemptées de l’obligation d’émettre une facture électronique. Elles doivent toutefois, en principe, être en mesure de recevoir des factures électroniques. Une facture structurée peut néanmoins être pertinente sur une base volontaire, par exemple si des clients professionnels privilégient un format lisible par machine.

En cas de doute, vous devez faire vérifier sur le plan fiscal si le régime des petites entreprises s’applique à votre cas concret et quelle formulation est requise.

6. Choisir le format d’exportation

Pour terminer, vous pouvez choisir entre deux types de sortie :

PDF ZUGFeRD : une facture PDF lisible contenant des données XML intégrées,
XML : un jeu de données de facturation structuré distinct fondé sur le profil EN 16931.

Après l’envoi, l’application valide les données du formulaire, génère le fichier en mémoire vive et le fournit directement sous forme de téléchargement. Le nom du fichier contient le numéro de facture et le nom du client afin de faciliter l’identification du document.

Importer une facture existante et l’utiliser comme modèle

Le gain de temps le plus important apparaît souvent non pas lors de la première exportation, mais lors de la facture suivante. De nombreux freelances adressent chaque mois des factures aux mêmes clients. L’émetteur, l’adresse, les coordonnées bancaires, les interlocuteurs et une grande partie des postes changent peu.

Au lieu de tout ressaisir, vous pouvez téléverser un PDF ZUGFeRD existant ou une facture XML prise en charge. Le serveur lit le jeu de données de facturation structuré et remplit de nouveau le formulaire dans la mesure du possible.

Les informations suivantes peuvent notamment être reprises :

le nom et l’adresse de l’émetteur,
le numéro fiscal et le numéro de TVA,
les premières coordonnées bancaires présentes,
l’adresse e-mail et le numéro de téléphone,
le nom et l’adresse du destinataire,
la Buyer Reference,
le numéro et la date de la facture,
la date ou la période de prestation,
le délai de paiement,
l’objet et les remarques,
les postes de la facture avec la quantité, l’unité, le prix et le taux de TVA.

Il vous suffit ensuite de modifier les informations variables. Il s’agit généralement :

du nouveau numéro de facture,
de la date actuelle de la facture,
de la nouvelle date de prestation,
du nombre d’heures ou des quantités réellement fournies,
de certaines descriptions,
et, le cas échéant, du prix.

Vous exportez ensuite de nouveau la nouvelle facture au format PDF ZUGFeRD ou XML EN 16931. Le dernier fichier généré devient ainsi votre modèle de facture enregistré localement, sans que l’application doive elle-même gérer un compte client ou une base de données de modèles.

Pourquoi le PDF est particulièrement pratique comme modèle à réutiliser

Avec une fonction de modèle classique, une application conserverait durablement les données de vos clients et de vos factures dans une base de données. Le générateur de factures électroniques adopte une autre approche : le fichier que vous téléchargez contient déjà les données structurées réutilisables.

Cela présente plusieurs avantages :

Vous décidez vous-même où enregistrer la facture.
Vous pouvez utiliser votre arborescence de dossiers, votre stockage cloud ou votre système de gestion documentaire existants.
L’application n’a besoin d’aucun compte utilisateur pour vos modèles.
Vous n’avez pas à ressaisir les données de référence pour des factures ultérieures similaires.
La représentation PDF et les données XML restent réunies dans un fichier ZUGFeRD.

Il est important de distinguer réutilisation comme modèle et archivage. La fonction d’importation facilite le remplissage du formulaire pour une nouvelle facture. Elle ne remplace toutefois ni une archive à valeur probante ni une solution de conservation imposée par la loi.

Selon les informations actuelles du BMF, au moins la partie structurée d’une facture électronique doit être conservée intacte dans sa forme d’origine. À des fins de TVA, la durée de conservation est actuellement de huit ans en principe. Organisez donc vos fichiers originaux indépendamment de l’application, conformément aux exigences légales et opérationnelles qui vous sont applicables.

Comment les données de facturation restent-elles sans stockage permanent ?

Les factures contiennent des données professionnelles sensibles : noms, adresses, informations fiscales, prix, descriptions de prestations et coordonnées bancaires. Il est donc important de comprendre précisément ce que signifie « sans état » pour cette application.

Le générateur de factures électroniques ne possède :

aucune base de données de factures propre à l’application,
aucun compte utilisateur contenant des données de référence enregistrées,
aucune gestion permanente des brouillons,
aucune archive interne de factures,
aucune bibliothèque de modèles enregistrée durablement.

Lorsque vous créez une facture, votre navigateur envoie les données du formulaire au serveur. Le serveur contrôle les saisies, calcule les totaux et génère le PDF et le XML correspondants. Le fichier terminé est immédiatement renvoyé à votre navigateur. Lors de l’importation, le fichier PDF ou XML sélectionné est lui aussi transmis au serveur, où il est lu pour cette opération puis converti en données de formulaire.

L’application elle-même n’inscrit pas ces données de facturation dans une base de données et ne les enregistre pas sous la forme d’un jeu de données consultable ultérieurement. Dès que vous avez téléchargé le fichier terminé, sa conservation permanente relève de votre responsabilité.

Cette description est plus précise que l’affirmation selon laquelle tout le traitement s’effectuerait exclusivement en local dans le navigateur. Avec l’application web mise à disposition du public, l’importation et l’exportation sont traitées côté serveur. Si vous exploitez vous-même l’application localement ou sur votre propre réseau, vous pouvez effectuer ce traitement au sein de votre propre infrastructure.

Comme pour tout service web, des journaux techniques d’infrastructure ou d’accès peuvent jouer un rôle en dehors de l’application proprement dite. L’approche sans état signifie que l’application ne conserve pas le contenu des factures en tant que stock de données métier. Elle ne dispense pas de vérifier les conditions de protection des données et d’hébergement de l’installation utilisée.

Créer une facture électronique en local grâce à l’auto-hébergement

Si vous souhaitez que le traitement côté serveur ait également lieu dans votre propre environnement, vous pouvez héberger vous-même le générateur de factures électroniques. L’application repose sur Java 17, Spring Boot et Thymeleaf et peut être lancée directement avec Maven ou via Docker.

Pour un démarrage local avec Maven, vous avez besoin de Java 17 et de Maven 3.9 ou d’une version plus récente :

mvn spring-boot:run

L’application est ensuite accessible à l’adresse suivante :

http://localhost:8080

Vous pouvez également construire une image Docker et la lancer en tant que conteneur :

docker build -t erechnung:latest .
docker run --rm -p 8080:8080 erechnung:latest

Avec l’auto-hébergement, le formulaire, l’importation et l’exportation sont traités sur votre propre ordinateur, serveur ou réseau. Pour les installations accessibles au public, il convient de prévoir HTTPS au moyen d’un proxy inverse, un mot de passe robuste ainsi que les exigences générales relatives à l’exploitation sécurisée d’un serveur.

Avantages pour les freelances et les indépendants

Moins de saisies répétitives

La plupart des factures sont constituées en grande partie d’informations déjà connues. En important une facture existante, vous pouvez utiliser ces informations comme point de départ pour la facture suivante.

Aucun système comptable complexe nécessaire

Une personne qui souhaite uniquement générer des factures clients structurées n’a pas nécessairement besoin d’un système complet de gestion commerciale. L’application se concentre sur un processus clair : saisir, contrôler et exporter les données.

PDF lisible et données structurées dans un même fichier

ZUGFeRD associe le PDF habituel à un XML intégré. Votre client peut consulter la facture et, s’il dispose du logiciel approprié, la traiter automatiquement.

Gestion transparente des données

Il n’existe aucune base de données propre à l’application contenant des brouillons de factures enregistrés durablement. Vous conservez vous-même le fichier généré et pouvez le réimporter ultérieurement.

Calcul automatique

Les montants nets, la TVA et les montants bruts sont calculés à partir des postes de la facture. Les différents taux de TVA pris en charge sont regroupés séparément.

Prise en charge des prestations récurrentes

Pour les prestations mensuelles de conseil, les heures de développement, les travaux de conception ou les forfaits de service fixes en particulier, les factures ne diffèrent souvent que par quelques détails. Les postes peuvent être copiés et les données importées peuvent être modifiées de manière ciblée.

Quelles sont les limites de l’application ?

Un générateur de factures électroniques sérieux ne doit pas promettre davantage que ce qu’il accomplit réellement. L’application est volontairement légère et couvre les factures classiques et simples des freelances et indépendants allemands.

Vous devez actuellement tenir compte en particulier des limites suivantes :

Les factures sont établies en euros.
L’émetteur et le destinataire sont représentés comme des parties allemandes.
Les taux de TVA pris en charge sont 19 %, 7 % et 0 %.
Les unités disponibles sont la pièce, l’heure, le jour et le forfait.
Il n’existe aucune gestion permanente des clients, des modèles ou des factures.
Les numéros de facture ne sont pas gérés automatiquement de manière séquentielle.
L’application n’assure aucun archivage conforme aux GoBD ou à valeur probante.
Les factures ne sont pas envoyées automatiquement par e-mail, Peppol ou un portail administratif.
Les cas particuliers tels que les avoirs, les factures d’annulation, les remises, les suppléments, les factures d’acompte et les devises étrangères ne sont pas pris en charge sous la forme d’un processus dédié.
Le contrôle métier de toutes les mentions obligatoires et de tous les cas particuliers reste sous la responsabilité de l’émetteur de la facture.
Une validation technique externe du document final est recommandée pour une utilisation réelle.

Si votre cas de facturation est plus complexe, si votre client exige une version déterminée de XRechnung ou si un portail contrôle des règles métier supplémentaires, vous devez utiliser une solution spécialisée ou un validateur adapté.

Questions fréquentes sur la facture électronique

Comment créer une facture électronique ?

Avec le générateur de factures électroniques, vous saisissez l’émetteur, le destinataire, les données de la facture et les postes dans un formulaire web. Vous choisissez ensuite un PDF ZUGFeRD contenant des données XML intégrées ou une exportation XML EN 16931 distincte, puis vous téléchargez le fichier généré.

Un PDF envoyé par e-mail est-il une facture électronique ?

Pour les opérations réalisées à partir du 1er janvier 2025, un PDF simple et non structuré n’est en principe plus considéré comme une facture électronique au sens de la législation sur la TVA. Une facture électronique nécessite un format électronique structuré permettant un traitement automatisé. À cette fin, un PDF ZUGFeRD contient en plus des données XML lisibles par machine.

Qu’est-ce qu’une facture ZUGFeRD ?

Une facture ZUGFeRD est un document hybride. Elle se compose d’une facture PDF visible et d’un jeu de données XML structuré qui y est intégré. Les personnes peuvent lire le PDF, tandis qu’un logiciel peut traiter le XML.

Où se trouve le XML dans un PDF ZUGFeRD ?

Le fichier XML est intégré au document PDF en tant que fichier joint. Lorsque vous ouvrez normalement la facture, vous voyez surtout le PDF mis en forme. Les logiciels de facturation électronique et les outils de contrôle appropriés peuvent détecter et lire la pièce jointe XML.

Quel est l’avantage d’un PDF associé à un XML ?

Le PDF offre une représentation visuelle familière. Le XML permet la reprise automatique des données de facturation. Une facture électronique hybride convient ainsi aussi bien aux contrôles manuels qu’aux processus de comptabilité numérique.

Mes données de facturation sont-elles enregistrées ?

L’application ne possède pas de base de données propre et ne conserve pas durablement les données de facturation sous la forme d’un compte, d’un brouillon ou d’une archive. Les données du formulaire et les fichiers téléversés sont transmis au serveur pour l’importation ou l’exportation et y sont traités pour l’opération concernée. Le résultat généré est directement téléchargé et enregistré par vos soins.

Les données restent-elles exclusivement sur mon ordinateur ?

Pas entièrement lors de l’utilisation d’une instance hébergée publiquement : l’importation et l’exportation sont traitées par le serveur. L’application ne procède toutefois à aucun stockage permanent des données de facturation qui lui soit propre. Si vous exploitez vous-même l’application sur votre ordinateur ou votre réseau, le traitement côté serveur reste également dans votre propre environnement.

Puis-je utiliser une ancienne facture comme modèle ?

Oui. Vous pouvez importer un PDF ZUGFeRD ou une facture XML pris en charge. Les données reconnues concernant l’émetteur, le destinataire, la facture et les postes sont reprises dans le formulaire. Vous modifiez ensuite, par exemple, le numéro de facture, la date, la période de prestation et les quantités, puis vous générez une nouvelle facture.

L’application enregistre-t-elle mes modèles de factures ?

Non. Il n’existe aucune gestion permanente des modèles. Vous enregistrez vous-même le PDF ZUGFeRD généré. Comme il contient des données XML structurées, il peut être réimporté ultérieurement et utilisé comme modèle.

L’application convient-elle aux factures récurrentes ?

Oui, en particulier lorsque les factures ne diffèrent que par certains postes, certaines quantités ou certaines dates. L’application ne génère toutefois pas automatiquement les factures selon un calendrier. Vous importez un fichier existant, le modifiez et exportez manuellement la nouvelle facture.

Les petites entreprises peuvent-elles créer une facture électronique ?

L’application propose une option pour le régime des petites entreprises conformément à l’article 19 de l’UStG et crée des postes sans TVA indiquée. Selon les informations actuelles du BMF, les prestations des petites entreprises sont exemptées de l’obligation d’émettre une facture électronique ; elles doivent néanmoins, en principe, être en mesure d’en recevoir. Une facture structurée établie volontairement peut toutefois être utile aux clients professionnels.

Ai-je besoin d’une Leitweg-ID pour une facture électronique B2B ?

En principe, non dans le cadre B2B habituel. Une Leitweg-ID est notamment utilisée pour les factures adressées aux administrations. Dans le secteur B2B, le champ Buyer Reference peut aussi servir à indiquer une référence interne exigée par le client.

Un XML EN 16931 est-il identique à une XRechnung ?

Pas automatiquement. EN 16931 fournit la base sémantique européenne. XRechnung précise cette base pour certaines exigences allemandes et ajoute des règles métier. Si un destinataire exige expressément une XRechnung, le fichier doit être validé par rapport à la version de XRechnung demandée.

Dois-je valider une facture électronique ?

Le ministère fédéral allemand des Finances recommande une validation, car elle peut signaler des mentions obligatoires manquantes ou incohérentes. Elle aide à détecter les erreurs techniques avant l’envoi et le traitement. Pour les portails administratifs ou les exigences propres à un client, le contrôle avec le validateur prévu est particulièrement important.

Le générateur de factures électroniques archive-t-il mes factures de manière conforme à la législation ?

Non. L’application génère et importe des fichiers de factures, mais n’assure aucun archivage à valeur probante ou conforme aux GoBD. Vous devez conserver vous-même les fichiers originaux conformément aux exigences légales qui vous sont applicables.

Puis-je exploiter l’application en local ?

Oui. L’application Spring Boot peut être lancée avec Java et Maven ou en tant que conteneur Docker. Le traitement côté serveur a ainsi lieu sur votre propre infrastructure.

Conclusion : se préparer dès maintenant aux factures structurées

La facture électronique ne modifie pas seulement le format du fichier, mais toute la manière de gérer les données de facturation. Alors qu’un PDF classique est principalement destiné à la lecture, une facture électronique structurée peut être traitée directement par un logiciel. Cela réduit les saisies manuelles, évite les ruptures de support et prépare les freelances et les indépendants aux exigences légales et commerciales croissantes.

Le générateur de factures électroniques offre une approche pragmatique pour commencer :

saisir clairement les données de facturation dans le navigateur,
calculer automatiquement les totaux,
créer un PDF ZUGFeRD contenant des données XML intégrées,
exporter un jeu de données XML EN 16931 distinct,
importer des factures existantes afin de les réutiliser comme modèles,
et travailler sans base de données de factures propre à l’application.

La réutilisation est particulièrement utile : le PDF ZUGFeRD généré n’est pas seulement le document de facturation final, il peut également servir de source de données pour la prochaine facture similaire. Vous conservez vous-même le fichier, l’importez en cas de besoin et ne modifiez que les informations qui ont réellement changé.

L’application en ligne est accessible à l’adresse rechnung.dokubasis.de. Pour un traitement dans votre propre environnement, l’application peut être exploitée en local ou sur votre propre infrastructure.

Informations officielles complémentaires

État des explications juridiques : août 2026. Les exigences légales et les normes techniques sont susceptibles d’évoluer. Les dispositions légales, instructions administratives et exigences du destinataire de la facture en vigueur à la date concernée font foi.