Crear una factura electrónica: genera fácilmente un PDF ZUGFeRD y XML EN 16931 para freelancers y autónomos

Durante mucho tiempo, para muchos freelancers, profesionales liberales y autónomos, el procedimiento habitual consistía en crear una factura en PDF y enviarla por correo electrónico. Sin embargo, desde el 1 de enero de 2025, un PDF convencional ya no basta, con carácter general, para considerarse una factura electrónica a efectos del impuesto sobre el valor añadido. Una verdadera factura electrónica debe contener los datos de facturación en un formato estructurado y legible por máquina, y permitir su procesamiento electrónico automatizado.

Aquí es precisamente donde entra en juego el generador de facturas electrónicas. La aplicación web te ayuda a introducir los datos de facturación en un formulario claro y a generar a partir de ellos un PDF ZUGFeRD con datos de factura XML incrustados o un archivo XML EN 16931 independiente. También puedes volver a importar facturas existentes en PDF ZUGFeRD y XML. De este modo, muchos datos se vuelven a incorporar al formulario y no tienes que empezar de cero con cada factura similar.

La aplicación funciona sin estado: no dispone de una base de datos propia de la aplicación ni almacena tus datos de facturación de forma permanente como cuenta de cliente, borrador o archivo de facturas. El servidor procesa los datos transmitidos para importar y generar el archivo deseado. A continuación, recibes el resultado directamente como descarga. El PDF ZUGFeRD generado puede servirte al mismo tiempo como plantilla local reutilizable, ya que contiene los datos estructurados de la factura incrustados y estos pueden volver a leerse más adelante.

Este artículo explica en detalle:

por qué el tema de la factura electrónica es especialmente importante ahora,
qué diferencia una factura electrónica de un PDF normal,
cómo se relacionan ZUGFeRD, Factur-X, EN 16931 y XML,
cómo crear una factura con el generador de facturas electrónicas,
cómo se procesan tus datos sin una base de datos propia de la aplicación,
cómo reutilizar posteriormente un PDF generado como plantilla de factura,
y qué deben tener en cuenta los freelancers, autónomos y pequeños empresarios.

Por qué las facturas electrónicas son especialmente importantes ahora

Alemania ha reformulado las normas del impuesto sobre el valor añadido aplicables a las facturas. Según la información actual del Ministerio Federal de Finanzas, desde el 1 de enero de 2025 la factura electrónica se considera, con carácter general, el estándar previsto para las operaciones entre empresas establecidas en Alemania. Esto afecta al denominado ámbito B2B, por ejemplo, una factura emitida por un proveedor de servicios autónomo a otra empresa en Alemania.

Para la emisión se aplican disposiciones transitorias:

Desde el 1 de enero de 2025 hasta el 31 de diciembre de 2026, los emisores de facturas pueden seguir utilizando, con carácter general, otro tipo de factura.
Si la facturación del año anterior no supera los 800.000 euros, este periodo transitorio se prolonga, según la normativa vigente, hasta finales de 2027.
Una vez finalizados los periodos transitorios, la factura electrónica pasará a ser el formato obligatorio habitual para las operaciones B2B nacionales afectadas.
En principio, las empresas establecidas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas desde el 1 de enero de 2025. Según el Ministerio Federal de Finanzas, para ello puede bastar un buzón de correo electrónico.

Para freelancers y autónomos, es aconsejable no apurar el periodo transitorio hasta el último día. Los clientes ya pueden exigir o preferir facturas estructuradas porque desean transferir los datos de facturación directamente a sistemas de contabilidad, ERP o aprobación. Quien se familiarice pronto con las facturas electrónicas evitará posteriormente la presión del tiempo y podrá adaptar sus procesos de forma gradual.

La transición no es solo una formalidad legal. Los datos de facturación estructurados pueden evitar discontinuidades entre medios. El destinatario no tiene que volver a copiar manualmente desde un PDF el número de factura, el importe, el IVA, la fecha de la prestación, los datos bancarios y las partidas. Esto reduce el trabajo manual y los posibles errores de transcripción.

Nota: Este artículo describe el funcionamiento de la aplicación y ofrece información general. No sustituye el asesoramiento jurídico ni fiscal. En caso de operaciones especiales, excepciones y obligaciones de conservación, consulta con un profesional cualificado los requisitos aplicables a tu caso.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica no es simplemente cualquier factura que se envía por medios electrónicos. Desde 2025, la legislación alemana sobre el impuesto sobre el valor añadido distingue con mayor claridad entre una factura electrónica estructurada y otro tipo de factura.

Una factura PDF sencilla está destinada principalmente a ser leída por personas. Muestra texto, tablas, importes y un diseño. Sin embargo, para un programa informático, inicialmente solo constituye una representación gráfica o textual. Los valores concretos tendrían que incorporarse mediante introducción manual, reconocimiento de texto o un análisis desarrollado específicamente.

Una factura electrónica estructurada contiene la misma información comercial en campos de datos definidos. Por ejemplo, un programa puede reconocer:

quién ha emitido la factura,
quién es el destinatario de la factura,
qué número de factura se ha asignado,
cuáles son las fechas de la factura y de la prestación,
qué partidas se facturan,
qué importes netos e impuestos se aplican,
cuál es el importe total adeudado,
qué datos bancarios deben utilizarse,
y hasta cuándo debe pagarse la factura.

Estos datos legibles por máquina suelen representarse en XML. XML es un lenguaje de marcado basado en texto que permite estructurar los datos de forma inequívoca y procesarlos mediante distintos sistemas de software.

Por qué un PDF normal no es una factura electrónica estructurada

Aunque un PDF convencional puede crearse digitalmente, enviarse por correo electrónico y leerse en pantalla, sin una sección de datos estructurados no cumple automáticamente los requisitos de una factura electrónica según la definición vigente desde 2025. El Ministerio Federal de Finanzas denomina otros tipos de factura a los documentos en papel y a los formatos electrónicos no estructurados, como los archivos PDF sencillos.

Esto no significa que el PDF vaya a desaparecer como representación. Muchas personas siguen queriendo abrir, consultar, imprimir o revisar visualmente una factura. Por eso, un formato híbrido combina un PDF legible con datos XML procesables por máquina. Esta es precisamente la idea fundamental de ZUGFeRD o Factur-X.

¿Qué es ZUGFeRD?

ZUGFeRD es un formato híbrido de factura electrónica. Combina dos representaciones en un único archivo:

una factura PDF legible visualmente para las personas,
datos de factura XML estructurados para el software.

Puedes abrir el archivo como un PDF normal. Al mismo tiempo, un software de contabilidad compatible puede leer el conjunto de datos XML incrustado. De este modo, el documento resulta adecuado tanto para la revisión visual clásica como para su posterior procesamiento automatizado.

El generador de facturas electrónicas crea primero una factura legible en formato PDF. A continuación, los datos estructurados de la factura se incrustan en el documento mediante el exportador ZUGFeRD de Mustangproject. La exportación utiliza el perfil EN 16931. El resultado es una factura híbrida: el PDF y el XML forman una unidad y se descargan como un único archivo PDF.

Esta combinación es especialmente práctica para pequeñas empresas y autónomos. Puedes enviar a tu cliente un PDF familiar sin renunciar a un conjunto de datos de facturación legible por máquina.

¿Qué significan Factur-X y PDF/A-3?

Factur-X es la denominación o variante franco-alemana del enfoque híbrido de facturación, estrechamente relacionado con ZUGFeRD. En la implementación técnica de la aplicación se utiliza el perfil Factur-X/EN 16931 de Mustangproject.

Desde el punto de vista técnico, la incrustación de un archivo XML en una factura se basa en un procedimiento de exportación orientado a PDF/A-3. PDF/A es una familia de formatos para documentos PDF reproducibles a largo plazo. PDF/A-3 permite incrustar archivos adicionales, como XML, en el PDF.

Para los usuarios, lo más importante es el resultado:

La factura sigue siendo legible visualmente.
Los datos estructurados viajan junto con el PDF.
El software compatible puede leer la información de facturación incrustada.
El archivo generado puede volver a importarse posteriormente en el generador de facturas electrónicas.

Como ocurre con cualquier formato de factura electrónica, se recomienda comprobar adicionalmente los archivos enviados en un entorno productivo con un validador de facturas electrónicas adecuado. La aplicación no sustituye una certificación externa ni ofrece garantía para todos los posibles casos fiscales especiales o específicos de un sector.

¿Qué es EN 16931?

La serie de normas europeas EN 16931 describe un modelo semántico de datos para facturas electrónicas. En términos sencillos, establece qué información comercial puede contener una factura estructurada y cómo debe interpretarse esta información de forma inequívoca.

La norma crea una base común para distintos formatos de factura electrónica. En lugar de que cada programa interprete de forma diferente los números de factura, los importes de impuestos o la información de pago, pueden utilizarse conceptos comerciales definidos.

El conjunto de datos estructurados suele incluir:

número y fecha de la factura,
vendedor y comprador,
datos de identificación fiscal,
fecha de entrega o prestación,
partidas de la factura,
cantidades y unidades,
precios netos y tipos impositivos,
totales netos, de impuestos y brutos,
plazo de pago y fecha de vencimiento,
datos bancarios,
Buyer Reference o Leitweg-ID.

El generador de facturas electrónicas utiliza un perfil EN 16931 para sus exportaciones. Además del PDF ZUGFeRD híbrido, puede generarse un conjunto de datos XML independiente. Esta exportación XML resulta especialmente útil cuando un destinatario exige expresamente un archivo legible por máquina y no necesita una representación PDF adicional.

ZUGFeRD, XML EN 16931 y XRechnung: ¿cuál es la diferencia?

Estos términos suelen buscarse juntos, pero no designan exactamente lo mismo.

ZUGFeRD

ZUGFeRD es un formato híbrido. El XML estructurado está incrustado en un PDF legible visualmente. De este modo, el destinatario de la factura recibe un archivo para personas y máquinas.

XML EN 16931

Un archivo XML basado en EN 16931 se centra en los datos estructurados de la factura. Está concebido para el procesamiento automatizado y no incluye automáticamente una representación visual cómoda. Para leerlo puede utilizarse un visor de facturas electrónicas.

XRechnung

XRechnung es una especificación para facturas estructuradas utilizada en Alemania y gestionada por la Oficina de Coordinación de Estándares de TI. Se emplea especialmente en el ámbito de los organismos públicos y contiene reglas comerciales adicionales. Por tanto, un archivo XML EN 16931 cualquiera no debe equipararse sin comprobarlo a una XRechnung completamente validada.

La aplicación genera una exportación XML independiente con el perfil EN 16931 del proveedor Mustangproject utilizado. Si tu cliente exige expresamente una XRechnung de una versión determinada o para un portal específico de la Administración pública, debes comprobar el archivo generado antes de presentarlo con el validador previsto para ello y conforme a los requisitos del destinatario.

¿Para quién es adecuado el generador de facturas electrónicas?

El generador de facturas electrónicas está dirigido principalmente a personas que crean periódicamente facturas en euros de una complejidad moderada y con una estructura similar:

freelancers,
profesionales liberales,
autónomos sin empleados,
pequeños empresarios,
pequeñas empresas de servicios,
contratistas con clientes recurrentes,
y usuarios que desean crear una factura electrónica sencilla sin un complejo software de contabilidad.

La aplicación resulta especialmente útil si solo emites unas pocas facturas al mes o si hasta ahora las has creado manualmente. En lugar de configurar un sistema ERP o de contabilidad completo, puedes introducir los datos necesarios en un formulario web compacto.

Por el contrario, la aplicación no es un archivo de facturas, un sistema de gestión de clientes ni una solución completa de contabilidad financiera. No gestiona secuencias correlativas de numeración, no envía facturas automáticamente ni transmite archivos directamente a portales de la Administración pública o redes Peppol. Esta delimitación clara forma parte del enfoque sin estado.

Crear una factura electrónica paso a paso

1. Introducir los datos del emisor

Primero introduces los datos del emisor de la factura. Estos incluyen:

nombre o razón social,
calle y número,
código postal y localidad,
número de identificación fiscal,
opcionalmente, el número de identificación a efectos del IVA,
IBAN y, opcionalmente, BIC,
opcionalmente, dirección de correo electrónico y número de teléfono.

Estos datos aparecen en la factura legible y, siempre que el modelo de datos lo permita, también se incorporan al conjunto de datos estructurados de la factura.

2. Añadir los datos del destinatario

A continuación, introduces el nombre, la dirección y, si procede, el número de identificación a efectos del IVA del cliente. También hay disponible un campo para la Buyer Reference. En las facturas dirigidas a un organismo público puede introducirse ahí una Leitweg-ID, si la entidad pública contratante la exige.

En las operaciones B2B habituales entre empresas no se requiere, con carácter general, una Leitweg-ID. No obstante, una Buyer Reference puede resultar útil si tu cliente especifica, por ejemplo, un número de pedido, un número de proyecto, un centro de costes o un número de proveedor para la asignación interna.

3. Definir los datos de la factura

En la sección de metadatos de la factura indicas:

asunto,
número de factura único,
fecha de la factura,
fecha o periodo de la prestación,
plazo de pago en días.

La aplicación calcula la fecha de vencimiento a partir de la fecha de la factura y del plazo de pago. Para la prestación puedes utilizar una fecha concreta o un periodo completo.

Debes asignar tú mismo el número de factura conforme al sistema de numeración de tu empresa. La aplicación no guarda ninguna secuencia de numeración ni comprueba qué número de factura has utilizado anteriormente.

4. Introducir las partidas de la factura

Para cada servicio creas una partida. Se admiten:

cantidad,
unidad,
descripción,
precio unitario neto,
tipo de IVA.

Las unidades disponibles son unidades, horas, día y tarifa fija. Las partidas pueden añadirse, copiarse o eliminarse. La función de copia resulta práctica cuando varios servicios solo se diferencian en la descripción, la cantidad o el precio.

La interfaz web calcula los totales netos, de IVA y brutos mientras introduces los datos. Durante la exportación, los importes también se vuelven a calcular en el servidor. Se admiten tipos de IVA del 19 %, 7 % y 0 %.

5. Seleccionar el régimen de pequeño empresario

Si activas la opción de pequeño empresario conforme al artículo 19 de la UStG, la aplicación establece el IVA de las partidas de la factura en el 0 % e incluye en la factura la nota correspondiente.

Los pequeños empresarios deben tener en cuenta lo siguiente: según la información actual del BMF, las prestaciones de pequeños empresarios están exentas de la obligación de emitir una factura electrónica. No obstante, deben poder recibir facturas electrónicas con carácter general. Aun así, una factura estructurada puede resultar útil de forma voluntaria, por ejemplo, si los clientes empresariales prefieren un formato legible por máquina.

Si tienes dudas sobre si el régimen de pequeño empresario es aplicable en tu caso concreto y qué formulación se requiere, debes solicitar asesoramiento fiscal.

6. Elegir el formato de exportación

Para finalizar, puedes elegir entre dos tipos de salida:

PDF ZUGFeRD: una factura PDF legible con datos XML incrustados,
XML: un conjunto de datos estructurados de la factura independiente, basado en el perfil EN 16931.

Tras enviar el formulario, la aplicación valida sus datos, genera el archivo en la memoria de trabajo y lo entrega directamente como descarga. El nombre del archivo contiene el número de factura y el nombre del cliente para facilitar la identificación del documento.

Importar una factura existente y utilizarla como plantilla

A menudo, el mayor ahorro de tiempo práctico no se produce en la primera exportación, sino en la siguiente factura. Muchos freelancers emiten facturas todos los meses a los mismos clientes. El emisor, la dirección, los datos bancarios, las personas de contacto y gran parte de las partidas apenas cambian.

En lugar de volver a introducirlo todo, puedes subir un PDF ZUGFeRD existente o una factura XML compatible. El servidor lee el conjunto de datos estructurados de la factura y vuelve a rellenar el formulario en la medida de lo posible.

Entre otros, pueden importarse los siguientes datos:

nombre y dirección del emisor,
número de identificación fiscal y número de identificación a efectos del IVA,
primeros datos bancarios incluidos,
dirección de correo electrónico y número de teléfono,
nombre y dirección del destinatario,
Buyer Reference,
número y fecha de la factura,
fecha o periodo de la prestación,
plazo de pago,
asunto y notas,
partidas de la factura con cantidad, unidad, precio y tipo impositivo.

Después, solo tienes que adaptar los datos variables. Normalmente, estos son:

el nuevo número de factura,
la fecha actual de la factura,
la nueva fecha de la prestación,
las horas o cantidades realmente prestadas,
algunas descripciones,
y, si procede, el precio.

A continuación, vuelves a exportar la nueva factura como PDF ZUGFeRD o XML EN 16931. De este modo, el último archivo generado se convierte en tu plantilla de factura almacenada localmente, sin que la propia aplicación tenga que gestionar una cuenta de cliente o una base de datos de plantillas.

Por qué el PDF resulta especialmente práctico como plantilla reutilizable

Con una función de plantillas convencional, una aplicación almacenaría permanentemente los datos de tus clientes y facturas en una base de datos. El generador de facturas electrónicas adopta otro enfoque: el archivo que descargas ya contiene los datos estructurados reutilizables.

Esto ofrece varias ventajas:

Tú decides dónde guardar la factura.
Puedes utilizar tu estructura de carpetas, almacenamiento en la nube o sistema de gestión documental existente.
La aplicación no necesita una cuenta de usuario para tus plantillas.
No tienes que volver a introducir los datos maestros en facturas posteriores similares.
La representación PDF y los datos XML permanecen juntos en un archivo ZUGFeRD.

Es importante distinguir entre plantilla reutilizable y archivo. La función de importación facilita volver a rellenar el formulario. Sin embargo, no sustituye un archivo protegido contra modificaciones ni una solución de conservación exigida por la ley.

Según la información actual del BMF, en las facturas electrónicas debe conservarse al menos la parte estructurada de manera que permanezca íntegra en su forma original. A efectos del impuesto sobre el valor añadido, actualmente se aplica, con carácter general, un plazo de conservación de ocho años. Por tanto, organiza tus archivos originales al margen de la aplicación conforme a tus requisitos legales y empresariales.

¿Cómo se mantienen los datos de facturación sin almacenamiento permanente?

Las facturas contienen datos empresariales sensibles: nombres, direcciones, información fiscal, precios, descripciones de servicios y datos bancarios. Por ello, es importante comprender exactamente qué significa «sin estado» en esta aplicación.

El generador de facturas electrónicas no dispone de:

una base de datos de facturas propia de la aplicación,
cuentas de usuario con datos maestros almacenados,
gestión permanente de borradores,
un archivo interno de facturas,
una biblioteca de plantillas almacenada permanentemente.

Cuando creas una factura, tu navegador envía los datos del formulario al servidor. El servidor comprueba los datos introducidos, calcula los totales y genera a partir de ellos el PDF y el XML. El archivo terminado se devuelve inmediatamente a tu navegador. Durante la importación, el archivo PDF o XML seleccionado también se transfiere al servidor, donde se lee para esa operación y se convierte en datos del formulario.

La propia aplicación no escribe estos datos de facturación en una base de datos ni los almacena como un conjunto de datos recuperable posteriormente. Una vez descargado el archivo terminado, el almacenamiento permanente queda en tus manos.

Esto es más preciso que afirmar que todo el procesamiento tiene lugar exclusivamente de forma local en el navegador. En la aplicación web disponible públicamente, la importación y la exportación se procesan en el servidor. Quien aloje la aplicación localmente o en su propia red puede llevar a cabo este procesamiento dentro de su propia infraestructura.

Como ocurre con cualquier servicio web, pueden intervenir registros técnicos de infraestructura o de acceso ajenos a la propia aplicación. El enfoque sin estado significa que la aplicación no conserva el contenido de las facturas como un conjunto de datos empresariales. No sustituye la revisión de las condiciones de protección de datos y alojamiento de la instalación utilizada en cada caso.

Crear una factura electrónica local mediante autoalojamiento

Si deseas que el procesamiento del servidor también se realice en tu propio entorno, puedes alojar tú mismo el generador de facturas electrónicas. La aplicación se basa en Java 17, Spring Boot y Thymeleaf, y puede iniciarse directamente con Maven o mediante Docker.

Para iniciarla localmente con Maven necesitas Java 17 y Maven 3.9 o una versión posterior:

mvn spring-boot:run

A continuación, puedes acceder a la aplicación en:

http://localhost:8080

También puedes crear una imagen Docker e iniciarla como contenedor:

docker build -t erechnung:latest .
docker run --rm -p 8080:8080 erechnung:latest

Con el autoalojamiento, el formulario, la importación y la exportación se procesan en tu propio ordenador, servidor o red. Para las instalaciones accesibles públicamente, deben tenerse en cuenta HTTPS mediante un proxy inverso, una contraseña segura y los requisitos generales para el funcionamiento seguro de un servidor.

Ventajas para freelancers y autónomos

Menos introducción repetida de datos

La mayoría de las facturas se componen en gran medida de datos ya conocidos. Al importar una factura existente, puedes utilizar estos datos como punto de partida para la siguiente.

No se requiere un complejo sistema de contabilidad

Quien solo quiera generar facturas emitidas estructuradas no necesita necesariamente un sistema completo de gestión empresarial. La aplicación se centra en un proceso claro: introducir, comprobar y exportar los datos.

PDF legible y datos estructurados en un único archivo

ZUGFeRD combina el PDF habitual con un XML incrustado. Tu cliente puede consultar la factura y, si dispone del software adecuado, procesarla automáticamente.

Gestión transparente de los datos

No existe una base de datos propia de la aplicación con borradores de facturas almacenados permanentemente. Tú mismo guardas el archivo generado y puedes volver a importarlo más adelante.

Cálculo automático

Los importes netos, el IVA y los importes brutos se calculan a partir de las partidas de la factura. Los distintos tipos impositivos compatibles se agrupan por separado.

Compatibilidad con servicios recurrentes

Especialmente en el caso de servicios mensuales de consultoría, horas de desarrollo, trabajos de diseño o tarifas fijas de servicio, las facturas suelen diferenciarse solo en unos pocos detalles. Las partidas pueden copiarse y los datos importados pueden modificarse de forma específica.

¿Qué limitaciones tiene la aplicación?

Un generador de facturas electrónicas serio no debe prometer más de lo que realmente ofrece. La aplicación se ha diseñado deliberadamente de forma sencilla y cubre las facturas habituales y simples de freelancers y autónomos alemanes.

Actualmente, debes tener en cuenta especialmente las siguientes limitaciones:

Las facturas se crean en euros.
El emisor y el destinatario se representan como partes alemanas.
Se admiten tipos de IVA del 19 %, 7 % y 0 %.
Las unidades disponibles son unidades, horas, día y tarifa fija.
No existe una gestión permanente de clientes, plantillas o facturas.
Los números de factura no se gestionan automáticamente de forma correlativa.
La aplicación no se encarga de un archivo conforme a GoBD o protegido contra modificaciones.
Las facturas no se envían automáticamente por correo electrónico, Peppol o un portal de la Administración pública.
Los casos especiales, como notas de abono, facturas rectificativas, descuentos, recargos, facturas de anticipo y monedas extranjeras, no cuentan con un flujo de trabajo propio.
La comprobación profesional de todos los datos obligatorios y casos especiales sigue siendo responsabilidad del emisor de la factura.
Para el uso en un entorno productivo, se recomienda una validación técnica externa del documento terminado.

Si tu caso de facturación es más complejo, tu cliente exige una versión concreta de XRechnung o un portal comprueba reglas comerciales adicionales, debes utilizar una solución especializada o un validador adecuado.

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica

¿Cómo puedo crear una factura electrónica?

Con el generador de facturas electrónicas, introduces el emisor, el destinatario, los datos de la factura y las partidas en un formulario web. A continuación, eliges un PDF ZUGFeRD con datos XML incrustados o una exportación XML EN 16931 independiente y descargas el archivo generado.

¿Un PDF enviado por correo electrónico es una factura electrónica?

Un PDF sencillo y no estructurado ya no se considera, con carácter general, una factura electrónica a efectos del impuesto sobre el valor añadido para las operaciones realizadas a partir del 1 de enero de 2025. Una factura electrónica requiere un formato electrónico estructurado que permita el procesamiento automatizado. Para ello, un PDF ZUGFeRD contiene además datos XML legibles por máquina.

¿Qué es una factura ZUGFeRD?

Una factura ZUGFeRD es un documento híbrido. Consta de una factura PDF visible y un conjunto de datos XML estructurados incrustado en ella. Las personas pueden leer el PDF, mientras que el software puede procesar el XML.

¿Dónde se encuentra el XML en un PDF ZUGFeRD?

El archivo XML está incluido como archivo incrustado en el documento PDF. Al abrir normalmente la factura, verás principalmente el PDF con su diseño. El software de facturación electrónica y las herramientas de comprobación adecuadas pueden detectar y leer el archivo XML adjunto.

¿Cuál es la ventaja de combinar PDF y XML?

El PDF ofrece una representación visual familiar. El XML permite transferir automáticamente los datos de la factura. De este modo, una factura electrónica híbrida resulta adecuada tanto para controles manuales como para procesos contables digitales.

¿Se almacenan mis datos de facturación?

La aplicación no dispone de una base de datos propia y no almacena permanentemente los datos de facturación como cuenta, borrador o archivo. Los datos del formulario y los archivos subidos se transfieren al servidor para la importación o exportación y se procesan allí durante la operación correspondiente. El resultado generado se descarga directamente y lo guardas tú mismo.

¿Los datos permanecen exclusivamente en mi ordenador?

No por completo cuando se utiliza una instancia alojada públicamente: la importación y la exportación se procesan en el servidor. Sin embargo, la aplicación no almacena de forma permanente los datos de facturación. Si alojas tú mismo la aplicación en tu ordenador o en tu red, el procesamiento del servidor también permanece en tu propio entorno.

¿Puedo utilizar una factura antigua como plantilla?

Sí. Puedes importar una factura compatible en PDF ZUGFeRD o XML. Los datos reconocidos del emisor, el destinatario, la factura y las partidas se incorporan al formulario. Después modificas, por ejemplo, el número de factura, la fecha, el periodo de la prestación y las cantidades, y generas una factura nueva.

¿La aplicación guarda mis plantillas de factura?

No. No existe una gestión permanente de plantillas. En su lugar, tú mismo guardas el PDF ZUGFeRD generado. Como contiene datos XML estructurados, puede volver a importarse posteriormente y utilizarse como plantilla reutilizable.

¿Es adecuada la aplicación para facturas recurrentes?

Sí, especialmente cuando las facturas solo se diferencian en algunas partidas, cantidades o fechas. Sin embargo, la aplicación no genera facturas automáticamente conforme a una programación. Importas un archivo existente, lo adaptas y exportas manualmente la nueva factura.

¿Pueden los pequeños empresarios crear una factura electrónica?

La aplicación dispone de una opción para el régimen de pequeño empresario conforme al artículo 19 de la UStG y crea partidas sin indicar IVA. Según la información actual del BMF, las prestaciones de pequeños empresarios están exentas de la obligación de emitir una factura electrónica; no obstante, deben poder recibir facturas electrónicas con carácter general. Aun así, una factura estructurada voluntaria puede resultar útil para los clientes empresariales.

¿Necesito una Leitweg-ID para una factura electrónica B2B?

En el ámbito B2B habitual, no con carácter general. Una Leitweg-ID se utiliza especialmente para facturas dirigidas a organismos públicos. En el ámbito B2B, el campo Buyer Reference también puede utilizarse para una referencia interna exigida por el cliente.

¿Es XML EN 16931 lo mismo que XRechnung?

No automáticamente. EN 16931 proporciona la base semántica europea. XRechnung concreta esta base para determinados requisitos alemanes y añade reglas comerciales. Si un destinatario exige expresamente una XRechnung, el archivo debe validarse con respecto a la versión de XRechnung solicitada.

¿Tengo que validar una factura electrónica?

El Ministerio Federal de Finanzas recomienda una validación porque puede señalar datos obligatorios ausentes o incoherentes. Ayuda a detectar errores técnicos antes del envío y el procesamiento. Para portales de la Administración pública o requisitos específicos del cliente, es especialmente importante realizar la comprobación con el validador previsto en cada caso.

¿El generador de facturas electrónicas archiva mis facturas con validez legal?

No. La aplicación genera e importa archivos de facturas, pero no realiza un archivo protegido contra modificaciones o conforme a GoBD. Debes conservar tú mismo los archivos originales conforme a los requisitos legales aplicables a tu caso.

¿Puedo ejecutar la aplicación localmente?

Sí. La aplicación Spring Boot puede iniciarse con Java y Maven o como contenedor Docker. De este modo, el procesamiento del servidor tiene lugar en tu propia infraestructura.

Conclusión: prepárate ahora para las facturas estructuradas

La factura electrónica no solo cambia el formato del archivo, sino toda la forma de gestionar los datos de facturación. Mientras que un PDF convencional está pensado principalmente para su lectura, una factura electrónica estructurada puede ser procesada directamente por software. Esto ahorra la introducción manual de datos, evita discontinuidades entre medios y prepara a freelancers y autónomos para las crecientes exigencias legales y comerciales.

El generador de facturas electrónicas ofrece una forma práctica de empezar:

introducir claramente los datos de facturación en el navegador,
calcular los totales automáticamente,
crear un PDF ZUGFeRD con datos XML incrustados,
exportar un conjunto de datos XML EN 16931 independiente,
importar facturas existentes como plantillas reutilizables,
y trabajar sin una base de datos de facturas propia de la aplicación.

La reutilización resulta especialmente útil: el PDF ZUGFeRD generado no es solo el documento de factura terminado, sino que puede volver a servir como fuente de datos para la siguiente factura similar. Tú mismo conservas el archivo, lo importas cuando lo necesites y solo adaptas los datos que realmente hayan cambiado.

Puedes acceder a la aplicación en línea en rechnung.dokubasis.de. Para procesar los datos en tu propio entorno, puedes ejecutar la aplicación localmente o en tu propia infraestructura.

Más información oficial

Fecha de actualización de las explicaciones jurídicas: agosto de 2026. Las disposiciones legales y las normas técnicas pueden cambiar. Son aplicables las disposiciones legales, instrucciones administrativas y requisitos del destinatario de la factura vigentes en cada momento.