Criar uma fatura eletrónica: gerar facilmente PDF ZUGFeRD e XML EN 16931 para freelancers e trabalhadores independentes

Durante muito tempo, criar uma fatura em PDF e enviá-la por e-mail foi o procedimento habitual para muitos freelancers, profissionais liberais e trabalhadores independentes. No entanto, desde 1 de janeiro de 2025, um PDF convencional deixou, em princípio, de ser suficiente para ser considerado uma fatura eletrónica para efeitos de IVA. Uma verdadeira fatura eletrónica tem de incluir os dados da fatura num formato estruturado e legível por máquina e permitir o processamento eletrónico automático.

É precisamente aqui que entra o Gerador de Faturas Eletrónicas. A aplicação Web ajuda-te a introduzir os dados da fatura num formulário claro e a gerar, a partir deles, um PDF ZUGFeRD com dados de faturação XML incorporados ou um ficheiro XML EN 16931 separado. Também podes voltar a importar faturas existentes em PDF ZUGFeRD e XML. Desta forma, muitos dos dados são novamente transferidos para o formulário, em vez de teres de começar do zero sempre que crias uma fatura semelhante.

A aplicação funciona sem estado: não possui uma base de dados própria da aplicação nem guarda permanentemente os teus dados de faturação como conta de cliente, rascunho ou arquivo de faturas. O servidor processa os dados transmitidos para importar e gerar o ficheiro pretendido. Em seguida, recebes diretamente o resultado para transferência. O PDF ZUGFeRD gerado pode também servir como modelo local reutilizável, uma vez que contém os dados estruturados da fatura, que podem ser novamente lidos mais tarde.

Este artigo explica em pormenor:

por que razão o tema da faturação eletrónica é particularmente importante neste momento,
o que distingue uma fatura eletrónica de um PDF normal,
de que forma ZUGFeRD, Factur-X, EN 16931 e XML estão relacionados,
como criar uma fatura com o Gerador de Faturas Eletrónicas,
como os teus dados são processados sem uma base de dados própria da aplicação,
como reutilizar mais tarde um PDF gerado como modelo de fatura,
e a que devem estar atentos freelancers, trabalhadores independentes e pequenos empresários.

Por que razão as faturas eletrónicas são particularmente importantes neste momento

A Alemanha reformulou as regras de faturação em matéria de IVA. Segundo as informações atuais do Ministério Federal das Finanças alemão, desde 1 de janeiro de 2025 a fatura eletrónica é, em princípio, o formato padrão previsto para transações entre empresas estabelecidas na Alemanha. Está em causa o chamado setor B2B, por exemplo, uma fatura emitida por um prestador de serviços independente a outra empresa na Alemanha.

Aplicam-se regras transitórias à emissão:

De 1 de janeiro de 2025 a 31 de dezembro de 2026, os emitentes podem, em princípio, continuar a utilizar outro tipo de fatura.
No caso de um volume de negócios no ano anterior não superior a 800 000 euros, este período transitório prolonga-se, segundo as regras atuais, até ao final de 2027.
Após o termo dos períodos transitórios, a fatura eletrónica passará a ser o formato obrigatório habitual para as transações B2B nacionais abrangidas.
Em princípio, as empresas estabelecidas na Alemanha têm de conseguir receber faturas eletrónicas desde 1 de janeiro de 2025. Segundo o Ministério Federal das Finanças alemão, uma caixa de correio eletrónico pode ser suficiente para esse efeito.

Para freelancers e trabalhadores independentes, é aconselhável não prolongar o período de transição até ao último dia. Os clientes podem já hoje exigir ou preferir faturas estruturadas, porque pretendem transferir os dados de faturação diretamente para sistemas de contabilidade, ERP ou aprovação. Quem se familiarizar atempadamente com as faturas eletrónicas evita mais tarde a pressão do tempo e pode adaptar gradualmente os seus processos.

A transição não é apenas uma formalidade legal. Os dados estruturados das faturas podem evitar ruturas entre suportes. O destinatário não tem de voltar a transcrever de um PDF o número da fatura, o montante, o IVA, a data da prestação, os dados bancários e as rubricas. Isto reduz o trabalho manual e os possíveis erros de transcrição.

Nota: Este artigo descreve o funcionamento da aplicação e fornece informações gerais. Não substitui aconselhamento jurídico ou fiscal. Em caso de operações comerciais especiais, exceções e obrigações de conservação, confirma os requisitos aplicáveis à tua situação junto de uma pessoa qualificada.

O que é uma fatura eletrónica?

Uma fatura eletrónica não é simplesmente qualquer fatura enviada por via eletrónica. Desde 2025, a legislação alemã em matéria de IVA distingue de forma mais clara entre uma fatura eletrónica estruturada e outro tipo de fatura.

Uma fatura PDF simples destina-se sobretudo a ser lida por pessoas. Apresenta texto, tabelas, montantes e uma paginação. Para um software, porém, consiste inicialmente numa representação gráfica ou textual. Os valores individuais teriam de ser transferidos através de introdução manual, reconhecimento de texto ou uma análise desenvolvida à medida.

Uma fatura eletrónica estruturada contém as mesmas informações comerciais em campos de dados definidos. Um software pode, por exemplo, identificar:

quem emitiu a fatura,
quem é o destinatário da fatura,
qual foi o número de fatura atribuído,
quais são as datas da fatura e da prestação,
quais são as rubricas faturadas,
quais são os montantes líquidos e de imposto aplicáveis,
qual é o montante total devido,
quais são os dados bancários a utilizar,
e até quando a fatura tem de ser paga.

Estes dados legíveis por máquina são normalmente apresentados em XML. XML é uma linguagem de marcação baseada em texto que permite estruturar os dados de forma inequívoca e processá-los em diferentes sistemas de software.

Por que razão um PDF normal não é uma fatura eletrónica estruturada

Embora um PDF convencional possa ser criado digitalmente, enviado por e-mail e lido num ecrã, sem uma componente de dados estruturados não cumpre automaticamente os requisitos de uma fatura eletrónica segundo a definição em vigor desde 2025. O Ministério Federal das Finanças alemão classifica os documentos em papel e os formatos eletrónicos não estruturados, como ficheiros PDF simples, como outros tipos de fatura.

Isto não significa que o PDF desapareça enquanto forma de apresentação. Muitas pessoas continuam a querer abrir, consultar, imprimir ou verificar visualmente uma fatura. Por isso, um formato híbrido combina um PDF legível com dados XML legíveis por máquina. É precisamente esta a ideia de base do ZUGFeRD ou Factur-X.

O que é o ZUGFeRD?

O ZUGFeRD é um formato híbrido de faturação eletrónica. Combina duas representações num só ficheiro:

uma fatura PDF visualmente legível para pessoas,
dados de faturação XML estruturados para software.

Podes abrir o ficheiro como um PDF normal. Ao mesmo tempo, um software de contabilidade compatível pode ler o conjunto de dados XML incorporado. Assim, o documento é adequado tanto para a verificação visual convencional como para o processamento posterior automatizado.

O Gerador de Faturas Eletrónicas começa por criar uma fatura legível em PDF. Em seguida, os dados estruturados da fatura são incorporados no documento com o exportador ZUGFeRD do Mustangproject. A exportação utiliza o perfil EN 16931. O resultado é uma fatura híbrida: o PDF e o XML fazem parte do mesmo documento e são transferidos como um único ficheiro PDF.

Esta combinação é particularmente prática para pequenas empresas e trabalhadores independentes. Podes enviar ao cliente um PDF familiar sem prescindir de um conjunto de dados de faturação legível por máquina.

O que significam Factur-X e PDF/A-3?

Factur-X é a designação ou implementação franco-alemã da abordagem híbrida à faturação, estreitamente relacionada com o ZUGFeRD. Na implementação técnica da aplicação, é utilizado o perfil Factur-X/EN 16931 do Mustangproject.

Tecnicamente, a incorporação de um ficheiro XML numa fatura baseia-se num processo de exportação orientado para PDF/A-3. PDF/A é uma família de formatos para documentos PDF que podem ser reproduzidos a longo prazo. O PDF/A-3 permite incorporar ficheiros adicionais, como XML, no PDF.

Para os utilizadores, o resultado é o mais importante:

A fatura continua a ser visualmente legível.
Os dados estruturados são enviados juntamente com o PDF.
O software compatível pode ler as informações de faturação incorporadas.
O ficheiro gerado pode voltar a ser importado mais tarde para o Gerador de Faturas Eletrónicas.

Tal como acontece com qualquer formato de faturação eletrónica, é aconselhável verificar adicionalmente os ficheiros enviados em produção com um validador de faturas eletrónicas adequado. A aplicação não substitui uma certificação externa nem garante todos os casos especiais possíveis em matéria fiscal ou setorial.

O que é a EN 16931?

A série de normas europeias EN 16931 descreve um modelo de dados semântico para faturas eletrónicas. De forma simplificada, define quais as informações comerciais que uma fatura estruturada pode conter e como essas informações devem ser interpretadas inequivocamente.

A norma cria uma base comum para diferentes formatos de faturação eletrónica. Em vez de cada software interpretar de forma diferente os números de fatura, os montantes de imposto ou as informações de pagamento, podem ser utilizados conceitos comerciais definidos.

Os conteúdos habituais do conjunto de dados estruturado incluem:

número e data da fatura,
vendedor e comprador,
dados de identificação fiscal,
data de entrega ou da prestação,
rubricas da fatura,
quantidades e unidades,
preços líquidos e taxas de imposto,
totais líquidos, de imposto e brutos,
prazo de pagamento e data de vencimento,
dados bancários,
Buyer Reference ou Leitweg-ID.

O Gerador de Faturas Eletrónicas utiliza um perfil EN 16931 para as suas exportações. Além do PDF ZUGFeRD híbrido, pode ser gerado um conjunto de dados XML separado. Esta exportação XML é particularmente útil quando um destinatário exige expressamente um ficheiro legível por máquina e não necessita de uma representação adicional em PDF.

ZUGFeRD, XML EN 16931 e XRechnung: qual é a diferença?

Estes termos são frequentemente pesquisados em conjunto, mas não designam exatamente a mesma coisa.

ZUGFeRD

O ZUGFeRD é um formato híbrido. O XML estruturado está incorporado num PDF visualmente legível. Deste modo, o destinatário da fatura recebe um ficheiro para pessoas e máquinas.

XML EN 16931

Um ficheiro XML baseado na EN 16931 centra-se nos dados estruturados da fatura. Destina-se ao processamento automático e não dispõe automaticamente de uma apresentação visual cómoda. Para a sua leitura, pode ser utilizado um visualizador de faturas eletrónicas.

XRechnung

XRechnung é uma especificação para faturas estruturadas utilizada na Alemanha e gerida pelo Centro de Coordenação de Normas de TI. É utilizada sobretudo no contexto de entidades adjudicantes públicas e contém regras comerciais adicionais. Por conseguinte, um ficheiro XML EN 16931 qualquer não deve ser equiparado, sem verificação, a uma XRechnung totalmente validada.

A aplicação gera uma exportação XML separada com o perfil EN 16931 do fornecedor Mustangproject utilizado. Se o teu cliente exigir expressamente uma XRechnung de uma determinada versão ou para um portal específico da administração pública, deves verificar o ficheiro gerado, antes da submissão, com o validador previsto para o efeito e de acordo com os requisitos do destinatário.

A quem se destina o Gerador de Faturas Eletrónicas?

O Gerador de Faturas Eletrónicas destina-se sobretudo a pessoas que emitem regularmente faturas em euros de complexidade reduzida e estrutura semelhante:

freelancers,
profissionais liberais,
trabalhadores independentes sem funcionários,
pequenos empresários,
pequenas empresas de serviços,
prestadores de serviços com clientes recorrentes,
e utilizadores que pretendam criar uma fatura eletrónica simples sem software de contabilidade abrangente.

A aplicação é particularmente útil se emitires apenas algumas faturas por mês ou se até agora tiveres criado as tuas faturas manualmente. Em vez de configurares um sistema ERP ou de contabilidade completo, podes introduzir os dados necessários num formulário Web compacto.

Em contrapartida, a aplicação não é um arquivo de faturas, um sistema de gestão de clientes nem uma solução completa de contabilidade financeira. Não gere séries sequenciais de numeração, não envia faturas automaticamente nem transmite ficheiros diretamente para portais da administração pública ou redes Peppol. Esta delimitação clara faz parte da abordagem sem estado.

Criar uma fatura eletrónica passo a passo

1. Introduzir os dados do remetente

Primeiro, introduzes os dados do emitente da fatura. Estes incluem:

nome ou designação da empresa,
rua e número de porta,
código postal e localidade,
número de identificação fiscal,
opcionalmente, o número de identificação para efeitos de IVA,
IBAN e, opcionalmente, BIC,
opcionalmente, endereço de e-mail e número de telefone.

Estes dados são apresentados na fatura legível e, na medida em que o modelo de dados o permita, são também incluídos no conjunto de dados estruturado da fatura.

2. Adicionar os dados do destinatário

Em seguida, introduzes o nome, a morada e, se aplicável, o número de identificação para efeitos de IVA do cliente. Está também disponível um campo para a Buyer Reference. Nas faturas destinadas a uma entidade pública, pode ser introduzida uma Leitweg-ID nesse campo, caso a entidade adjudicante pública a exija.

Nas transações B2B normais entre empresas, uma Leitweg-ID não é, em princípio, necessária. No entanto, uma Buyer Reference pode ser útil se o cliente indicar, por exemplo, um número de encomenda, número de projeto, centro de custos ou número de fornecedor para a classificação interna.

3. Definir os dados da fatura

Na área dos metadados da fatura, indicas:

assunto,
número de fatura único,
data da fatura,
data ou período da prestação,
prazo de pagamento em dias.

A aplicação calcula a data de vencimento a partir da data da fatura e do prazo de pagamento. Para a referência da prestação, podes utilizar uma única data ou um período completo.

Tens de atribuir pessoalmente o número da fatura de acordo com o sistema de numeração da tua atividade. A aplicação não guarda qualquer série de numeração nem verifica qual foi o número de fatura utilizado anteriormente.

4. Introduzir as rubricas da fatura

Para cada prestação, crias uma rubrica. São suportados:

quantidade,
unidade,
descrição,
preço unitário líquido,
taxa de IVA.

As unidades disponíveis são unidade, horas, dia e valor global. As rubricas podem ser adicionadas, copiadas ou removidas. Copiar é prático quando várias prestações diferem apenas na descrição, quantidade ou preço.

A interface Web calcula os totais líquidos, de IVA e brutos durante a introdução. Durante a exportação, os montantes são também recalculados no servidor. São suportadas as taxas de IVA de 19 por cento, 7 por cento e 0 por cento.

5. Selecionar o regime dos pequenos empresários

Se ativares a opção para pequenos empresários ao abrigo do § 19 da UStG, a aplicação define as rubricas da fatura com uma taxa de IVA de 0 por cento e inclui uma nota correspondente na fatura.

Os pequenos empresários devem ter em conta o seguinte: segundo as informações atuais do BMF, as prestações de pequenos empresários estão isentas da obrigação de emissão de uma fatura eletrónica. No entanto, em princípio, têm de conseguir receber faturas eletrónicas. Ainda assim, pode ser útil emitir voluntariamente uma fatura estruturada, por exemplo, se os clientes empresariais preferirem um formato legível por máquina.

Em caso de dúvida, deves pedir uma verificação fiscal para determinar se o regime dos pequenos empresários é aplicável ao teu caso concreto e qual a formulação necessária.

6. Escolher o formato de exportação

Por fim, podes escolher entre dois tipos de saída:

PDF ZUGFeRD: uma fatura PDF legível com dados XML incorporados,
XML: um conjunto separado de dados estruturados da fatura com base no perfil EN 16931.

Após a submissão, a aplicação valida os dados do formulário, gera o ficheiro em memória e disponibiliza-o diretamente para transferência. O nome do ficheiro contém o número da fatura e o nome do cliente, para que o documento seja mais fácil de identificar.

Importar uma fatura existente e utilizá-la como modelo

Frequentemente, a maior poupança de tempo prática não surge na primeira exportação, mas sim na fatura seguinte. Muitos freelancers emitem todos os meses faturas aos mesmos clientes. O remetente, a morada, os dados bancários, as pessoas de contacto e grande parte das rubricas praticamente não mudam.

Em vez de voltares a introduzir tudo, podes carregar um PDF ZUGFeRD existente ou uma fatura XML suportada. O servidor lê o conjunto de dados estruturado da fatura e volta a preencher o formulário, na medida do possível.

Entre outros, podem ser transferidos:

nome e morada do remetente,
número de identificação fiscal e número de identificação para efeitos de IVA,
primeiros dados bancários incluídos,
endereço de e-mail e número de telefone,
nome e morada do destinatário,
Buyer Reference,
número e data da fatura,
data ou período da prestação,
prazo de pagamento,
assunto e notas,
rubricas da fatura com quantidade, unidade, preço e taxa de imposto.

Em seguida, só precisas de ajustar os dados variáveis. Normalmente, são eles:

o novo número da fatura,
a data atual da fatura,
a nova data da prestação,
as horas ou quantidades efetivamente prestadas,
descrições individuais,
e, se aplicável, o preço.

Depois, voltas a exportar a nova fatura como PDF ZUGFeRD ou XML EN 16931. Desta forma, o último ficheiro gerado torna-se o teu modelo de fatura guardado localmente, sem que a própria aplicação tenha de manter uma conta de cliente ou uma base de dados de modelos.

Por que razão o PDF é particularmente prático como modelo reutilizável

Numa função de modelos convencional, uma aplicação guardaria permanentemente os dados dos teus clientes e das tuas faturas numa base de dados. O Gerador de Faturas Eletrónicas segue uma abordagem diferente: o ficheiro que transferes já contém os dados estruturados reutilizáveis.

Isto oferece várias vantagens:

Decides onde guardar a fatura.
Podes utilizar a estrutura de pastas, o armazenamento na nuvem ou a gestão de documentos que já tens.
A aplicação não necessita de uma conta de utilizador para os teus modelos.
Não tens de voltar a introduzir os dados de base em faturas subsequentes semelhantes.
A apresentação em PDF e os dados XML permanecem juntos num ficheiro ZUGFeRD.

É importante distinguir entre modelo reutilizável e arquivo. A função de importação facilita o novo preenchimento do formulário. Contudo, não substitui um arquivo à prova de auditoria nem uma solução de conservação exigida por lei.

Segundo as informações atuais do BMF, nas faturas eletrónicas deve ser conservada, pelo menos, a parte estruturada, de forma a permanecer intacta no seu formato original. Para efeitos de IVA, aplica-se atualmente, em princípio, um período de conservação de oito anos. Por conseguinte, organiza os teus ficheiros originais independentemente da aplicação, de acordo com os requisitos legais e operacionais aplicáveis.

Como permanecem os dados da fatura sem armazenamento permanente?

As faturas contêm dados comerciais sensíveis: nomes, moradas, dados fiscais, preços, descrições de prestações e dados bancários. Por isso, é importante compreender exatamente o que significa «sem estado» nesta aplicação.

O Gerador de Faturas Eletrónicas não possui:

uma base de dados de faturas própria da aplicação,
contas de utilizador com dados de base guardados,
gestão permanente de rascunhos,
arquivo interno de faturas,
biblioteca de modelos armazenada permanentemente.

Quando crias uma fatura, o teu navegador envia os dados do formulário para o servidor. O servidor verifica os dados introduzidos, calcula os totais e gera o PDF e o XML. O ficheiro concluído é devolvido imediatamente ao teu navegador. Durante a importação, o ficheiro PDF ou XML selecionado também é transferido para o servidor, onde é lido para essa operação e convertido em dados de formulário.

A própria aplicação não grava estes dados de faturação numa base de dados nem os guarda como um conjunto de dados que possa ser consultado mais tarde. Assim que tiveres transferido o ficheiro concluído, o armazenamento permanente fica a teu cargo.

Isto é mais preciso do que afirmar que todo o processamento ocorre exclusivamente de forma local no navegador. Na aplicação Web disponibilizada publicamente, a importação e a exportação são processadas no servidor. Quem executar a aplicação localmente ou na sua própria rede pode efetuar este processamento na sua própria infraestrutura.

Tal como acontece com qualquer serviço Web, os registos técnicos da infraestrutura ou de acesso podem desempenhar um papel fora da aplicação propriamente dita. A abordagem sem estado significa que a aplicação não conserva o conteúdo das faturas como um conjunto de dados comerciais. Não substitui a verificação das condições de proteção de dados e de alojamento da instalação utilizada.

Criar uma fatura eletrónica local através de alojamento próprio

Se quiseres que o processamento no servidor também ocorra no teu próprio ambiente, podes executar o Gerador de Faturas Eletrónicas no teu próprio sistema. A aplicação baseia-se em Java 17, Spring Boot e Thymeleaf e pode ser iniciada diretamente com Maven ou através de Docker.

Para um arranque local com Maven, precisas de Java 17 e Maven 3.9 ou posterior:

mvn spring-boot:run

Em seguida, podes aceder à aplicação em:

http://localhost:8080

Em alternativa, podes criar uma imagem Docker e iniciá-la como contentor:

docker build -t erechnung:latest .
docker run --rm -p 8080:8080 erechnung:latest

Com alojamento próprio, o formulário, a importação e a exportação são processados no teu próprio computador, servidor ou rede. Para instalações acessíveis publicamente, devem ser considerados HTTPS através de um proxy inverso, uma palavra-passe forte e os requisitos gerais para a operação segura de um servidor.

Vantagens para freelancers e trabalhadores independentes

Menos introdução repetida de dados

A maioria das faturas é, em grande parte, composta por dados já conhecidos. Ao importares uma fatura existente, podes utilizar esses dados como ponto de partida para a fatura seguinte.

Não é necessário um sistema de contabilidade abrangente

Quem apenas pretende gerar faturas emitidas estruturadas não necessita obrigatoriamente de um sistema completo de gestão empresarial. A aplicação centra-se num processo claro: introduzir, verificar e exportar os dados.

PDF legível e dados estruturados num só ficheiro

O ZUGFeRD combina o PDF habitual com um XML incorporado. O teu cliente pode consultar a fatura e, se tiver o software adequado, processá-la automaticamente.

Armazenamento transparente dos dados

Não existe uma base de dados própria da aplicação com rascunhos de faturas guardados permanentemente. O ficheiro gerado é guardado por ti e pode voltar a ser importado mais tarde.

Cálculo automático

Os valores líquido, de IVA e bruto são calculados a partir das rubricas da fatura. As diferentes taxas de imposto suportadas são resumidas separadamente.

Suporte para prestações recorrentes

Sobretudo no caso de serviços mensais de consultoria, horas de desenvolvimento, trabalhos de design ou valores globais fixos de serviços, as faturas diferem frequentemente apenas em alguns pormenores. As rubricas podem ser copiadas e os dados importados podem ser ajustados de forma seletiva.

Quais são os limites da aplicação?

Um gerador de faturas eletrónicas sério não deve prometer mais do que aquilo que efetivamente oferece. A aplicação foi deliberadamente concebida para ser simples e abrange faturas típicas e simples de freelancers e trabalhadores independentes alemães.

Atualmente, deves ter especialmente em conta os seguintes limites:

As faturas são emitidas em euros.
O remetente e o destinatário são representados como partes alemãs.
São suportadas as taxas de IVA de 19 por cento, 7 por cento e 0 por cento.
Estão disponíveis as unidades unidade, horas, dia e valor global.
Não existe gestão permanente de clientes, modelos ou faturas.
Os números de fatura não são geridos automaticamente de forma sequencial.
A aplicação não assegura um arquivo conforme com os princípios GoBD nem à prova de auditoria.
As faturas não são enviadas automaticamente por e-mail, Peppol ou portal da administração pública.
Casos especiais como notas de crédito, faturas de anulação, descontos, suplementos, faturas de adiantamento e moedas estrangeiras não são suportados como fluxos de trabalho específicos.
A verificação técnica de todos os dados obrigatórios e casos especiais continua a ser da responsabilidade do emitente da fatura.
Para utilização em produção, recomenda-se uma validação técnica externa do documento concluído.

Se o teu caso de faturação for mais complexo, se o cliente exigir uma versão específica de XRechnung ou se um portal verificar regras comerciais adicionais, deves utilizar uma solução especializada ou um validador adequado.

Perguntas frequentes sobre a fatura eletrónica

Como posso criar uma fatura eletrónica?

Com o Gerador de Faturas Eletrónicas, introduzes o remetente, o destinatário, os dados da fatura e as rubricas num formulário Web. Em seguida, escolhes um PDF ZUGFeRD com dados XML incorporados ou uma exportação XML EN 16931 separada e transferes o ficheiro gerado.

Um PDF enviado por e-mail é uma fatura eletrónica?

Em princípio, um PDF simples e não estruturado deixou de ser considerado uma fatura eletrónica para efeitos de IVA nas transações realizadas a partir de 1 de janeiro de 2025. Uma fatura eletrónica requer um formato eletrónico estruturado que permita o processamento automático. Para esse efeito, um PDF ZUGFeRD contém também dados XML legíveis por máquina.

O que é uma fatura ZUGFeRD?

Uma fatura ZUGFeRD é um documento híbrido. É composta por uma fatura PDF visível e um conjunto de dados XML estruturado nela incorporado. As pessoas podem ler o PDF, enquanto o software pode processar o XML.

Onde se encontra o XML num PDF ZUGFeRD?

O ficheiro XML está incluído como ficheiro incorporado no documento PDF. Ao abrires normalmente a fatura, vês sobretudo o PDF formatado. O software de faturação eletrónica e as ferramentas de verificação adequadas conseguem reconhecer e ler o anexo XML.

Qual é a vantagem de combinar PDF e XML?

O PDF oferece uma apresentação visual familiar. O XML permite a transferência automática dos dados da fatura. Deste modo, uma fatura eletrónica híbrida é adequada tanto para verificações manuais como para processos de contabilidade digitais.

Os meus dados de faturação são guardados?

A aplicação não possui uma base de dados própria e não guarda permanentemente os dados de faturação como conta, rascunho ou arquivo. Os dados do formulário e os ficheiros carregados são transferidos para o servidor para importação ou exportação e aí processados para a respetiva operação. O resultado gerado é transferido diretamente e guardado por ti.

Os dados permanecem exclusivamente no meu computador?

Não totalmente, se utilizares uma instância alojada publicamente: a importação e a exportação são processadas pelo servidor. Contudo, não existe armazenamento permanente dos dados de faturação pela própria aplicação. Se executares a aplicação no teu computador ou na tua rede, o processamento no servidor também permanece no teu próprio ambiente.

Posso utilizar uma fatura antiga como modelo?

Sim. Podes importar um PDF ZUGFeRD ou uma fatura XML suportada. Os dados reconhecidos do remetente, destinatário, fatura e rubricas são transferidos para o formulário. Em seguida, alteras, por exemplo, o número da fatura, a data, o período da prestação e as quantidades e geras uma nova fatura.

A aplicação guarda os meus modelos de fatura?

Não. Não existe gestão permanente de modelos. Em vez disso, és tu que guardas o PDF ZUGFeRD gerado. Como contém dados XML estruturados, pode voltar a ser importado mais tarde e utilizado como modelo reutilizável.

A aplicação é adequada para faturas recorrentes?

Sim, sobretudo quando as faturas diferem apenas em rubricas, quantidades ou datas específicas. No entanto, a aplicação não gera faturas automaticamente segundo um calendário. Importas um ficheiro existente, ajustas os dados e exportas manualmente a nova fatura.

Os pequenos empresários podem criar uma fatura eletrónica?

A aplicação dispõe de uma opção para o regime dos pequenos empresários ao abrigo do § 19 da UStG e cria rubricas sem indicação de IVA. Segundo as informações atuais do BMF, as prestações dos pequenos empresários estão isentas da obrigação de emissão de uma fatura eletrónica; em princípio, continuam, no entanto, a ter de conseguir receber faturas eletrónicas. Ainda assim, uma fatura estruturada voluntária pode ser útil para clientes empresariais.

Preciso de uma Leitweg-ID para uma fatura eletrónica B2B?

Em princípio, não no setor B2B normal. Uma Leitweg-ID é utilizada sobretudo para faturas destinadas a entidades públicas. No setor B2B, o campo Buyer Reference também pode ser utilizado para uma referência interna exigida pelo cliente.

XML EN 16931 é o mesmo que XRechnung?

Não automaticamente. A EN 16931 fornece a base semântica europeia. A XRechnung especifica esta base para determinados requisitos alemães e acrescenta regras comerciais. Se um destinatário exigir expressamente uma XRechnung, o ficheiro deve ser validado em relação à versão de XRechnung exigida.

Tenho de validar uma fatura eletrónica?

O Ministério Federal das Finanças alemão recomenda a validação, pois esta pode indicar dados obrigatórios em falta ou ilógicos. Ajuda a identificar erros técnicos antes do envio e do processamento. Para portais da administração pública ou requisitos específicos de clientes, a verificação com o respetivo validador previsto é particularmente importante.

O Gerador de Faturas Eletrónicas arquiva as minhas faturas de forma juridicamente segura?

Não. A aplicação gera e importa ficheiros de faturas, mas não assegura um arquivo à prova de auditoria nem conforme com os princípios GoBD. Tens de conservar os ficheiros originais de acordo com os requisitos legais aplicáveis à tua situação.

Posso executar a aplicação localmente?

Sim. A aplicação Spring Boot pode ser iniciada com Java e Maven ou como contentor Docker. Desta forma, o processamento no servidor ocorre na tua própria infraestrutura.

Conclusão: preparar agora as faturas estruturadas

A fatura eletrónica não altera apenas o formato do ficheiro, mas toda a forma de lidar com os dados de faturação. Enquanto um PDF convencional se destina sobretudo à leitura, uma fatura eletrónica estruturada pode ser processada diretamente por software. Isto reduz a introdução manual de dados, evita ruturas entre suportes e prepara freelancers e trabalhadores independentes para as crescentes exigências legais e comerciais.

O Gerador de Faturas Eletrónicas oferece uma forma pragmática de começar:

introduzir os dados da fatura de forma clara no navegador,
calcular os totais automaticamente,
criar um PDF ZUGFeRD com dados XML incorporados,
exportar um conjunto de dados XML EN 16931 separado,
importar faturas existentes como modelos reutilizáveis,
e trabalhar sem uma base de dados de faturas própria da aplicação.

A possibilidade de reutilização é particularmente útil: o PDF ZUGFeRD gerado não é apenas o documento de faturação concluído, mas também pode voltar a servir como fonte de dados para a fatura semelhante seguinte. Guardas o ficheiro, importas o documento quando necessário e ajustas apenas os dados que efetivamente mudaram.

A aplicação em funcionamento está disponível em rechnung.dokubasis.de. Para processamento no teu próprio ambiente, a aplicação pode ser executada localmente ou na tua própria infraestrutura.

Outras informações oficiais

Data das explicações jurídicas: agosto de 2026. Os requisitos legais e as normas técnicas podem sofrer alterações. São determinantes as disposições legais, instruções administrativas e exigências do destinatário da fatura em vigor em cada momento.