Creare una fattura elettronica: generare facilmente PDF ZUGFeRD e XML EN 16931 per freelance e lavoratori autonomi

Per molti freelance, liberi professionisti e lavoratori autonomi, creare una fattura in formato PDF e inviarla via e-mail è stata a lungo la prassi abituale. Dal 1° gennaio 2025, tuttavia, un normale PDF non è più sufficiente, in linea di principio, per essere considerato una fattura elettronica ai fini dell’IVA. Una vera fattura elettronica deve contenere i dati della fattura in un formato strutturato e leggibile da una macchina e consentire l’elaborazione elettronica automatica.

È proprio qui che entra in gioco il generatore di fatture elettroniche. L’applicazione web ti aiuta a inserire i dati della fattura in un modulo chiaro e a generare una fattura PDF ZUGFeRD con dati XML incorporati oppure un file XML EN 16931 separato. Puoi anche reimportare fatture PDF ZUGFeRD e XML già esistenti. In questo modo, molti dati vengono reinseriti automaticamente nel modulo, anziché dover ricominciare da zero per ogni fattura simile.

L’applicazione funziona in modalità stateless: non dispone di un database proprio e non archivia in modo permanente i dati delle tue fatture sotto forma di account cliente, bozza o archivio delle fatture. Il server elabora i dati trasmessi per importare e generare il file desiderato. Al termine, ricevi il risultato direttamente come download. Il PDF ZUGFeRD generato può fungere anche da modello locale da riutilizzare, perché contiene i dati strutturati della fattura, che possono essere letti nuovamente in un secondo momento.

Questo articolo spiega nel dettaglio:

perché il tema della fatturazione elettronica è particolarmente importante in questo momento,
cosa distingue una fattura elettronica da un normale PDF,
quale rapporto esiste tra ZUGFeRD, Factur-X, EN 16931 e XML,
come creare una fattura con il generatore di fatture elettroniche,
come vengono elaborati i tuoi dati senza un database proprio dell’applicazione,
come riutilizzare successivamente un PDF generato come modello di fattura,
e a cosa devono prestare attenzione freelance, lavoratori autonomi e piccoli imprenditori.

Perché le fatture elettroniche sono importanti proprio ora

La Germania ha riformulato le norme IVA relative alle fatture. Secondo le informazioni attuali del Ministero federale delle Finanze, dal 1° gennaio 2025 la fattura elettronica è, in linea di principio, lo standard previsto per le operazioni tra imprese nazionali. È interessato il cosiddetto settore B2B, ad esempio una fattura emessa da un fornitore di servizi autonomo a un’altra impresa in Germania.

Per l’emissione si applicano disposizioni transitorie:

Dal 1° gennaio 2025 al 31 dicembre 2026, gli emittenti possono, in linea di principio, continuare a utilizzare un altro tipo di fattura.
Se il fatturato dell’anno precedente non supera gli 800.000 euro, secondo le norme attualmente vigenti questo periodo transitorio si estende fino alla fine del 2027.
Alla scadenza dei periodi transitori, la fattura elettronica diventerà il formato obbligatorio ordinario per le operazioni B2B nazionali interessate.
In linea di principio, le imprese nazionali devono essere in grado di ricevere fatture elettroniche già dal 1° gennaio 2025. Secondo il Ministero federale delle Finanze, a tale scopo può essere sufficiente anche una casella di posta elettronica.

Per freelance e lavoratori autonomi è consigliabile non aspettare l’ultimo giorno del periodo transitorio. I clienti possono già oggi richiedere o preferire fatture strutturate, perché desiderano trasferire direttamente i dati nei propri sistemi di contabilità, ERP o approvazione. Chi affronta per tempo il tema della fatturazione elettronica evita pressioni successive e può adeguare gradualmente i propri processi.

Il passaggio non è soltanto una formalità di legge. I dati strutturati delle fatture possono evitare interruzioni nel flusso digitale. Il destinatario non deve ricopiare manualmente da un PDF il numero della fattura, l’importo, l’IVA, la data della prestazione, le coordinate bancarie e le singole voci. Ciò riduce il lavoro manuale e i possibili errori di trascrizione.

Nota: questo articolo descrive il funzionamento dell’app e fornisce informazioni generali. Non sostituisce una consulenza legale o fiscale. In caso di operazioni particolari, eccezioni e obblighi di conservazione, verifica con una persona competente i requisiti applicabili al tuo caso.

Che cos’è una fattura elettronica?

Una fattura elettronica non è semplicemente una qualsiasi fattura inviata in formato digitale. Dal 2025, la normativa IVA tedesca distingue più chiaramente tra una fattura elettronica strutturata e un altro tipo di fattura.

Una semplice fattura in PDF è pensata principalmente per essere letta dalle persone. Mostra testo, tabelle, importi e un layout. Per un software, tuttavia, inizialmente non è altro che una rappresentazione grafica o testuale. I singoli valori dovrebbero essere acquisiti tramite inserimento manuale, riconoscimento del testo o un’analisi sviluppata appositamente.

Una fattura elettronica strutturata contiene le stesse informazioni tecniche in campi dati definiti. Un software può, ad esempio, riconoscere:

chi ha emesso la fattura,
chi è il destinatario della fattura,
quale numero di fattura è stato assegnato,
le date della fattura e della prestazione,
quali voci vengono fatturate,
quali sono gli importi netti e fiscali,
quale importo totale è dovuto,
quali coordinate bancarie devono essere utilizzate,
ed entro quando deve essere pagata la fattura.

Questi dati leggibili da una macchina vengono generalmente rappresentati in XML. XML è un linguaggio di markup basato su testo che consente di strutturare i dati in modo univoco e di elaborarli con sistemi software differenti.

Perché un normale PDF non è una fattura elettronica strutturata

Un normale PDF può essere creato digitalmente, inviato via e-mail e letto sullo schermo. Tuttavia, senza una sezione dati strutturata, secondo la definizione in vigore dal 2025 non soddisfa automaticamente i requisiti di una fattura elettronica. Il Ministero federale delle Finanze definisce i documenti cartacei e i formati elettronici non strutturati, come i semplici file PDF, altri tipi di fattura.

Ciò non significa che il PDF scomparirà come forma di rappresentazione. Molte persone desiderano continuare ad aprire, visualizzare, stampare o controllare visivamente una fattura. Un formato ibrido combina quindi un PDF leggibile con dati XML leggibili da una macchina. È proprio questa l’idea alla base di ZUGFeRD e Factur-X.

Che cos’è ZUGFeRD?

ZUGFeRD è un formato ibrido per fatture elettroniche. Riunisce due rappresentazioni in un unico file:

una fattura PDF visivamente leggibile per le persone,
dati strutturati della fattura in XML per i software.

Puoi aprire il file come un normale PDF. Allo stesso tempo, un software di contabilità compatibile può leggere il set di dati XML incorporato. Il documento è quindi adatto sia al tradizionale controllo visivo sia all’elaborazione automatizzata.

Il generatore di fatture elettroniche crea innanzitutto una fattura leggibile in formato PDF. Successivamente, i dati strutturati della fattura vengono incorporati nel documento con l’exporter ZUGFeRD di Mustangproject. L’esportazione utilizza il profilo EN 16931. Il risultato è una fattura ibrida: PDF e XML sono uniti e vengono scaricati come un unico file PDF.

Questa combinazione è particolarmente pratica per piccole imprese e lavoratori autonomi. Puoi inviare al cliente un PDF familiare senza rinunciare a un set di dati della fattura leggibile da una macchina.

Che cosa significano Factur-X e PDF/A-3?

Factur-X è la denominazione o variante franco-tedesca dell’approccio ibrido alla fatturazione, strettamente legato a ZUGFeRD. Nell’implementazione tecnica dell’app viene utilizzato il profilo Factur-X/EN 16931 di Mustangproject.

L’incorporamento di un file XML in una fattura si basa tecnicamente su un processo di esportazione orientato a PDF/A-3. PDF/A è una famiglia di formati per documenti PDF riproducibili a lungo termine. PDF/A-3 consente di incorporare nel PDF file aggiuntivi, come XML.

Per gli utenti conta soprattutto il risultato:

La fattura rimane visivamente leggibile.
I dati strutturati viaggiano insieme al PDF.
Un software compatibile può leggere le informazioni incorporate nella fattura.
Il file generato può essere reimportato successivamente nel generatore di fatture elettroniche.

Come per ogni formato di fattura elettronica, è consigliabile controllare anche i file inviati per usi effettivi con un validatore di fatture elettroniche adeguato. L’app non sostituisce una certificazione esterna e non offre garanzie per ogni possibile caso fiscale o specifico di settore.

Che cos’è EN 16931?

La serie di norme europee EN 16931 descrive un modello semantico di dati per le fatture elettroniche. In termini semplici, stabilisce quali informazioni tecniche può contenere una fattura strutturata e come tali informazioni devono essere interpretate in modo univoco.

La norma crea una base comune per diversi formati di fatturazione elettronica. Anziché lasciare che ogni software interpreti in modo diverso numeri di fattura, importi fiscali o informazioni di pagamento, è possibile utilizzare concetti aziendali definiti.

I contenuti tipici del set di dati strutturato sono:

numero e data della fattura,
venditore e acquirente,
dati di identificazione fiscale,
data di consegna o della prestazione,
voci della fattura,
quantità e unità,
prezzi netti e aliquote fiscali,
totali netti, fiscali e lordi,
termini e scadenza di pagamento,
coordinate bancarie,
Buyer Reference o Leitweg-ID.

Per le esportazioni, il generatore di fatture elettroniche utilizza un profilo EN 16931. Oltre al PDF ZUGFeRD ibrido, è possibile generare un set di dati XML separato. Questa esportazione XML è particolarmente utile quando il destinatario richiede espressamente un file leggibile da una macchina e non necessita di un’ulteriore rappresentazione in PDF.

ZUGFeRD, XML EN 16931 e XRechnung: qual è la differenza?

Questi termini vengono spesso cercati insieme, ma non indicano esattamente la stessa cosa.

ZUGFeRD

ZUGFeRD è un formato ibrido. L’XML strutturato è incorporato in un PDF visivamente leggibile. Il destinatario riceve così un unico file adatto sia alle persone sia alle macchine.

XML EN 16931

Un file XML basato su EN 16931 si concentra sui dati strutturati della fattura. È pensato per l’elaborazione automatica e non dispone automaticamente di una comoda rappresentazione visiva. Per leggerlo è possibile utilizzare un visualizzatore di fatture elettroniche.

XRechnung

XRechnung è una specifica per fatture strutturate diffusa in Germania e gestita dall’ufficio di coordinamento per gli standard informatici. Viene utilizzata soprattutto nel contesto degli enti pubblici e include regole aziendali aggiuntive. Un qualsiasi file XML EN 16931 non dovrebbe quindi essere equiparato, senza una verifica, a una XRechnung completamente validata.

L’app genera un’esportazione XML separata con il profilo EN 16931 del provider Mustangproject utilizzato. Se il tuo committente richiede espressamente una XRechnung conforme a una determinata versione o destinata a uno specifico portale della pubblica amministrazione, prima dell’invio dovresti verificare il file generato con il validatore previsto e in base ai requisiti del destinatario.

A chi è adatto il generatore di fatture elettroniche?

Il generatore di fatture elettroniche si rivolge soprattutto a chi crea regolarmente fatture in euro di complessità contenuta e con una struttura simile:

freelance,
liberi professionisti,
lavoratori autonomi senza dipendenti,
piccoli imprenditori,
piccole imprese di servizi,
fornitori con clienti ricorrenti,
e utenti che desiderano creare una semplice fattura elettronica senza un software di contabilità completo.

L’app è particolarmente utile se emetti solo alcune fatture al mese o se finora le hai create manualmente. Anziché configurare un sistema ERP o contabile completo, puoi inserire i dati necessari in un modulo web compatto.

L’applicazione, tuttavia, non è un archivio delle fatture, un sistema di gestione dei clienti o una contabilità finanziaria completa. Non gestisce sequenze progressive di numerazione, non invia automaticamente le fatture e non trasmette direttamente i file a portali della pubblica amministrazione o reti Peppol. Questa chiara limitazione fa parte dell’approccio stateless.

Creare una fattura elettronica passo dopo passo

1. Inserire i dati del mittente

Per prima cosa inserisci i dati dell’emittente della fattura. Questi includono:

nome o ragione sociale,
via e numero civico,
codice postale e località,
codice fiscale,
facoltativamente, il numero di identificazione IVA,
IBAN e, facoltativamente, BIC,
facoltativamente, indirizzo e-mail e numero di telefono.

Questi dati appaiono nella fattura leggibile e, nella misura in cui il modello di dati lo consente, vengono inclusi anche nel set di dati strutturato della fattura.

2. Aggiungere i dati del destinatario

Successivamente, inserisci il nome, l’indirizzo e, se applicabile, il numero di identificazione IVA del cliente. È inoltre disponibile un campo per la Buyer Reference. Per le fatture destinate a un ente pubblico, è possibile inserirvi una Leitweg-ID, qualora il committente pubblico la richieda.

Nelle normali operazioni B2B tra imprese, in linea di principio non è necessaria una Leitweg-ID. Una Buyer Reference può comunque essere utile se il cliente richiede, ad esempio, un numero d’ordine, un numero di progetto, un centro di costo o un numero fornitore per l’assegnazione interna.

3. Definire i dati della fattura

Nella sezione dei metadati della fattura devi indicare:

oggetto,
numero di fattura univoco,
data della fattura,
data o periodo della prestazione,
termine di pagamento in giorni.

L’app calcola la data di scadenza in base alla data della fattura e al termine di pagamento. Per il riferimento alla prestazione puoi utilizzare una singola data oppure un periodo completo.

Devi assegnare personalmente il numero della fattura in base al sistema di numerazione della tua attività. L’app non salva alcuna sequenza di numerazione e non verifica quale numero di fattura hai utilizzato in precedenza.

4. Inserire le voci della fattura

Per ogni prestazione devi creare una voce. Sono supportati:

quantità,
unità,
descrizione,
prezzo unitario netto,
aliquota IVA.

Come unità sono disponibili pezzi, ore, giorno e importo forfettario. Le voci possono essere aggiunte, copiate o rimosse. La copia è pratica quando più prestazioni differiscono solo per descrizione, quantità o prezzo.

Durante l’inserimento, l’interfaccia web calcola i totali netti, IVA e lordi. Al momento dell’esportazione, gli importi vengono inoltre ricalcolati sul server. Sono supportate le aliquote IVA del 19%, 7% e 0%.

5. Selezionare il regime per piccoli imprenditori

Se attivi l’opzione per piccoli imprenditori ai sensi del § 19 UStG, l’app imposta le voci della fattura con IVA allo 0% e inserisce nella fattura una nota corrispondente.

I piccoli imprenditori devono tenere presente quanto segue: secondo le attuali informazioni del BMF, le prestazioni dei piccoli imprenditori sono esentate dall’obbligo di emissione di una fattura elettronica. Devono tuttavia essere, in linea di principio, in grado di ricevere fatture elettroniche. Una fattura strutturata può comunque essere utile su base volontaria, ad esempio quando i clienti aziendali preferiscono un formato leggibile da una macchina.

In caso di dubbio, dovresti far verificare da un punto di vista fiscale se il regime per piccoli imprenditori è applicabile al tuo caso concreto e quale formulazione è necessaria.

6. Scegliere il formato di esportazione

Al termine puoi scegliere tra due tipi di output:

PDF ZUGFeRD: una fattura PDF leggibile con dati XML incorporati,
XML: un set di dati strutturato della fattura separato, basato sul profilo EN 16931.

Dopo l’invio, l’app convalida i dati del modulo, genera il file in memoria e lo rende immediatamente disponibile per il download. Il nome del file contiene il numero della fattura e il nome del cliente, per facilitare l’identificazione del documento.

Importare una fattura esistente e utilizzarla come modello

Spesso il maggiore risparmio di tempo pratico non si ottiene con la prima esportazione, ma con la fattura successiva. Molti freelance emettono ogni mese fatture agli stessi clienti. Mittente, indirizzo, coordinate bancarie, referenti e gran parte delle voci cambiano raramente.

Anziché inserire nuovamente tutto, puoi caricare un PDF ZUGFeRD esistente o una fattura XML supportata. Il server legge il set di dati strutturato della fattura e compila nuovamente il modulo, per quanto possibile.

Tra i dati che possono essere acquisiti figurano:

nome e indirizzo del mittente,
codice fiscale e numero di identificazione IVA,
le prime coordinate bancarie incluse,
indirizzo e-mail e numero di telefono,
nome e indirizzo del destinatario,
Buyer Reference,
numero e data della fattura,
data o periodo della prestazione,
termine di pagamento,
oggetto e note,
voci della fattura con quantità, unità, prezzo e aliquota fiscale.

A questo punto devi modificare soltanto i dati variabili. In genere si tratta di:

nuovo numero di fattura,
data attuale della fattura,
nuova data della prestazione,
ore o quantità effettivamente erogate,
singole descrizioni,
ed eventualmente il prezzo.

Successivamente puoi esportare di nuovo la nuova fattura come PDF ZUGFeRD o XML EN 16931. In questo modo, l’ultimo file generato diventa il tuo modello di fattura salvato localmente, senza che l’app debba gestire un account cliente o un database di modelli.

Perché il PDF è particolarmente pratico come modello da riutilizzare

Con una tradizionale funzione per i modelli, un’applicazione salverebbe in modo permanente i dati dei clienti e delle fatture in un database. Il generatore di fatture elettroniche adotta un approccio diverso: il file che scarichi contiene già al suo interno i dati strutturati riutilizzabili.

Ciò offre diversi vantaggi:

Decidi personalmente dove archiviare la fattura.
Puoi utilizzare la struttura di cartelle, l’archiviazione cloud o il sistema di gestione documentale che già possiedi.
L’app non richiede un account utente per i tuoi modelli.
Non devi reinserire i dati anagrafici per fatture successive simili.
La rappresentazione PDF e i dati XML rimangono riuniti in un unico file ZUGFeRD.

È importante distinguere tra riutilizzo come modello e archiviazione. La funzione di importazione facilita la nuova compilazione del modulo, ma non sostituisce un archivio a prova di revisione né una soluzione di conservazione prevista dalla legge.

Secondo le attuali informazioni del BMF, per le fatture elettroniche almeno la parte strutturata deve essere conservata in modo da rimanere integra nella sua forma originale. Ai fini dell’IVA, attualmente si applica in linea di principio un periodo di conservazione di otto anni. Organizza quindi i tuoi file originali indipendentemente dall’app e in conformità ai requisiti legali e aziendali applicabili.

Come vengono gestiti i dati delle fatture senza archiviazione permanente?

Le fatture contengono dati aziendali sensibili: nomi, indirizzi, dati fiscali, prezzi, descrizioni delle prestazioni e coordinate bancarie. È quindi importante comprendere con precisione cosa significhi «stateless» per questa applicazione.

Il generatore di fatture elettroniche non dispone di:

un database delle fatture proprio dell’applicazione,
account utente con dati anagrafici memorizzati,
una gestione permanente delle bozze,
un archivio interno delle fatture,
una raccolta di modelli archiviata in modo permanente.

Quando crei una fattura, il browser invia i dati del modulo al server. Il server controlla i dati inseriti, calcola i totali e genera PDF e XML. Il file completato viene restituito immediatamente al browser. Anche durante l’importazione, il file PDF o XML selezionato viene trasmesso al server, letto per quella specifica operazione e convertito in dati del modulo.

L’applicazione non scrive questi dati delle fatture in un database e non li salva come set di dati richiamabile in un secondo momento. Dopo aver scaricato il file completato, sei tu a occuparti della sua archiviazione permanente.

Questa descrizione è più precisa dell’affermazione secondo cui tutta l’elaborazione avverrebbe esclusivamente in locale nel browser. Nell’applicazione web resa disponibile pubblicamente, l’importazione e l’esportazione vengono elaborate sul server. Chi esegue autonomamente l’applicazione in locale o nella propria rete può svolgere questa elaborazione all’interno della propria infrastruttura.

Come per qualsiasi servizio web, al di fuori dell’applicazione vera e propria possono avere un ruolo i log tecnici dell’infrastruttura o degli accessi. L’approccio stateless indica che l’app non conserva i contenuti delle fatture come patrimonio di dati aziendali. Non sostituisce una verifica delle condizioni di protezione dei dati e di hosting dell’installazione utilizzata.

Creare fatture elettroniche in locale tramite self-hosting

Se desideri che anche l’elaborazione lato server avvenga nel tuo ambiente, puoi eseguire autonomamente il generatore di fatture elettroniche. L’applicazione si basa su Java 17, Spring Boot e Thymeleaf e può essere avviata direttamente con Maven o tramite Docker.

Per l’avvio locale con Maven sono necessari Java 17 e Maven 3.9 o versioni successive:

mvn spring-boot:run

Successivamente puoi accedere all’app all’indirizzo:

http://localhost:8080

In alternativa, puoi creare un’immagine Docker e avviarla come container:

docker build -t erechnung:latest .
docker run --rm -p 8080:8080 erechnung:latest

Con il self-hosting, modulo, importazione ed esportazione vengono elaborati sul tuo computer, server o all’interno della tua rete. Per le installazioni accessibili pubblicamente, è opportuno prevedere HTTPS tramite reverse proxy, una password robusta e i requisiti generali per la gestione sicura di un server.

Vantaggi per freelance e lavoratori autonomi

Meno inserimenti ripetitivi di dati

La maggior parte delle fatture è composta in gran parte da dati già noti. Importando una fattura esistente, puoi utilizzare queste informazioni come punto di partenza per quella successiva.

Nessun sistema di contabilità completo necessario

Chi desidera soltanto generare fatture attive strutturate non ha necessariamente bisogno di un sistema gestionale completo. L’app si concentra su un processo chiaro: inserire, controllare ed esportare i dati.

PDF leggibile e dati strutturati in un unico file

ZUGFeRD unisce il consueto PDF a un XML incorporato. Il cliente può visualizzare la fattura e, se dispone di un software adeguato, elaborarla automaticamente.

Gestione trasparente dei dati

Non esiste un database proprio dell’applicazione con bozze di fatture archiviate in modo permanente. Sei tu ad archiviare il file generato, che potrà essere reimportato in seguito.

Calcolo automatico

Netto, IVA e lordo vengono calcolati in base alle voci della fattura. Le diverse aliquote fiscali supportate vengono riepilogate separatamente.

Supporto per prestazioni ricorrenti

Soprattutto nel caso di consulenze mensili, ore di sviluppo, lavori di design o canoni di servizio fissi, le fatture spesso differiscono soltanto per pochi dettagli. Le voci possono essere copiate e i dati importati possono essere modificati in modo mirato.

Quali sono i limiti dell’app?

Un generatore di fatture elettroniche affidabile non dovrebbe promettere più di quanto possa effettivamente offrire. L’applicazione è volutamente essenziale e copre le fatture tipiche e semplici di freelance e lavoratori autonomi tedeschi.

Attualmente devi tenere presenti soprattutto i seguenti limiti:

Le fatture vengono emesse in euro.
Mittente e destinatario sono rappresentati come soggetti tedeschi.
Sono supportate le aliquote IVA del 19%, 7% e 0%.
Sono disponibili le unità pezzi, ore, giorno e importo forfettario.
Non è prevista una gestione permanente di clienti, modelli o fatture.
I numeri di fattura progressivi non vengono gestiti automaticamente.
L’app non effettua un’archiviazione conforme a GoBD o a prova di revisione.
Le fatture non vengono inviate automaticamente tramite e-mail, Peppol o portali della pubblica amministrazione.
Casi particolari come note di credito, fatture di storno, sconti, maggiorazioni, fatture di acconto e valute estere non sono supportati come flussi di lavoro dedicati.
La verifica sostanziale di tutti i dati obbligatori e dei casi particolari rimane responsabilità dell’emittente della fattura.
Per l’uso effettivo è consigliabile una validazione tecnica esterna del documento finale.

Se il tuo caso di fatturazione è più complesso, il cliente richiede una determinata versione di XRechnung o un portale verifica regole aziendali aggiuntive, dovresti utilizzare una soluzione specializzata o un validatore adeguato.

Domande frequenti sulla fattura elettronica

Come posso creare una fattura elettronica?

Con il generatore di fatture elettroniche inserisci mittente, destinatario, dati della fattura e voci in un modulo web. Successivamente scegli un PDF ZUGFeRD con dati XML incorporati oppure un’esportazione XML EN 16931 separata e scarichi il file generato.

Un PDF inviato via e-mail è una fattura elettronica?

Per le operazioni effettuate dal 1° gennaio 2025, un PDF semplice e non strutturato non è più considerato, in linea di principio, una fattura elettronica ai fini dell’IVA. Una fattura elettronica richiede un formato elettronico strutturato che consenta l’elaborazione automatica. A questo scopo, un PDF ZUGFeRD contiene anche dati XML leggibili da una macchina.

Che cos’è una fattura ZUGFeRD?

Una fattura ZUGFeRD è un documento ibrido. È composta da una fattura PDF visibile e da un set di dati XML strutturato incorporato al suo interno. Le persone possono leggere il PDF, mentre un software può elaborare l’XML.

Dove si trova l’XML in un PDF ZUGFeRD?

Il file XML è contenuto come file incorporato nel documento PDF. Aprendo normalmente la fattura, vedi principalmente il PDF formattato. I software per fatture elettroniche e gli strumenti di controllo adeguati possono riconoscere e leggere l’allegato XML.

Qual è il vantaggio di PDF più XML?

Il PDF offre una rappresentazione visiva familiare. L’XML consente l’acquisizione automatica dei dati della fattura. Una fattura elettronica ibrida è quindi adatta sia ai controlli manuali sia ai processi contabili digitali.

I dati delle mie fatture vengono memorizzati?

L’app non dispone di un database proprio e non memorizza permanentemente i dati delle fatture sotto forma di account, bozza o archivio. I dati del modulo e i file caricati vengono trasmessi al server per l’importazione o l’esportazione e lì elaborati per la relativa operazione. Il risultato generato viene scaricato direttamente e salvato da te.

I dati rimangono esclusivamente sul mio computer?

Non completamente, quando utilizzi un’istanza ospitata pubblicamente: l’importazione e l’esportazione vengono elaborate dal server. Tuttavia, l’applicazione non effettua alcuna archiviazione permanente dei dati delle fatture. Se esegui autonomamente l’app sul tuo computer o nella tua rete, anche l’elaborazione lato server rimane nel tuo ambiente.

Posso utilizzare una vecchia fattura come modello?

Sì. Puoi importare un PDF ZUGFeRD supportato o una fattura XML. I dati riconosciuti relativi a mittente, destinatario, fattura e voci vengono trasferiti nel modulo. Successivamente modifichi, ad esempio, il numero della fattura, la data, il periodo della prestazione e le quantità e generi una nuova fattura.

L’app salva i miei modelli di fattura?

No. Non è prevista una gestione permanente dei modelli. Sei invece tu a salvare il PDF ZUGFeRD generato. Poiché contiene dati XML strutturati, può essere reimportato in un secondo momento e utilizzato come modello.

L’app è adatta alle fatture ricorrenti?

Sì, soprattutto se le fatture differiscono solo per singole voci, quantità o date. Tuttavia, l’app non genera automaticamente fatture secondo una pianificazione. Importi un file esistente, lo modifichi ed esporti manualmente la nuova fattura.

I piccoli imprenditori possono creare una fattura elettronica?

L’app dispone di un’opzione per il regime dei piccoli imprenditori ai sensi del § 19 UStG e crea voci senza indicazione dell’IVA. Secondo le attuali informazioni del BMF, le prestazioni dei piccoli imprenditori sono esentate dall’obbligo di emissione di una fattura elettronica; in linea di principio, devono comunque essere in grado di riceverle. Una fattura strutturata volontaria può comunque essere utile per i clienti aziendali.

Per una fattura elettronica B2B è necessaria una Leitweg-ID?

In linea di principio, non nel normale settore B2B. La Leitweg-ID viene utilizzata soprattutto per le fatture destinate agli enti pubblici. Nel settore B2B, il campo Buyer Reference può essere utilizzato anche per un riferimento interno richiesto dal cliente.

XML EN 16931 e XRechnung sono la stessa cosa?

Non automaticamente. EN 16931 fornisce la base semantica europea. XRechnung specifica tale base per determinati requisiti tedeschi e aggiunge regole aziendali. Se un destinatario richiede espressamente una XRechnung, il file deve essere convalidato rispetto alla versione di XRechnung richiesta.

Devo convalidare una fattura elettronica?

Il Ministero federale delle Finanze raccomanda la validazione, perché può segnalare dati obbligatori mancanti o illogici. Aiuta a individuare errori tecnici prima dell’invio e dell’elaborazione. Per i portali della pubblica amministrazione o i requisiti specifici dei clienti, è particolarmente importante effettuare il controllo con il validatore previsto per il caso.

Il generatore di fatture elettroniche archivia le mie fatture in modo conforme alla legge?

No. L’app genera e importa file di fatture, ma non effettua un’archiviazione a prova di revisione o conforme a GoBD. Devi conservare personalmente i file originali in conformità ai requisiti di legge applicabili al tuo caso.

Posso eseguire l’app in locale?

Sì. L’applicazione Spring Boot può essere avviata con Java e Maven oppure come container Docker. In questo modo, l’elaborazione lato server avviene sulla tua infrastruttura.

Conclusione: prepararsi ora alle fatture strutturate

La fattura elettronica non modifica soltanto il formato dei file, ma l’intera gestione dei dati delle fatture. Mentre un PDF tradizionale è pensato principalmente per la lettura, una fattura elettronica strutturata può essere elaborata direttamente da un software. Ciò riduce l’inserimento manuale, evita interruzioni nel flusso digitale e prepara freelance e lavoratori autonomi ai crescenti requisiti legali e commerciali.

Il generatore di fatture elettroniche offre un approccio pragmatico:

inserire chiaramente nel browser i dati della fattura,
calcolare automaticamente i totali,
creare un PDF ZUGFeRD con dati XML incorporati,
esportare un set di dati XML EN 16931 separato,
importare fatture esistenti come modelli da riutilizzare,
e lavorare senza un database delle fatture proprio dell’applicazione.

Il riutilizzo è particolarmente utile: il PDF ZUGFeRD generato non è soltanto il documento finale della fattura, ma può fungere nuovamente da fonte di dati per la successiva fattura simile. Conservi personalmente il file, lo importi quando necessario e modifichi soltanto i dati effettivamente cambiati.

L’applicazione online è disponibile all’indirizzo rechnung.dokubasis.de. Per elaborare i dati nel proprio ambiente, l’applicazione può essere eseguita in locale o sulla propria infrastruttura.

Ulteriori informazioni ufficiali

Aggiornamento delle spiegazioni giuridiche: agosto 2026. Le disposizioni di legge e gli standard tecnici possono cambiare. Fanno fede le norme di legge, le istruzioni amministrative e i requisiti del destinatario della fattura vigenti di volta in volta.